Система управления гостиницей "Эдельвейс"

Тема  «Система управления гостиницей «Эдельвейс» 

Оглавление

Понятие системы управления 3

Основные функции и состав 4

Структура системы Эдельвейс 5

Особенности системы Edelweiss 8

Заключение 10

Список использованной литературы 11 
 
 
 

 

Эдельвейс альпийский 
Понятие системы управления 

    Автоматизированная  система управления или АСУ —  комплекс аппаратных и программных  средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных  отраслях промышленности, энергетике, транспорте и т. п. Термин автоматизированная, в отличие от термина автоматическая подчеркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации.

    Отсутствие  на рынке современных, но недорогих  гостиничных систем долгое время  вынуждало многие отели идти по пути разработки собственных заказных АСУ. Однако, практика показала, что развивать  и даже нормально поддерживать заказные системы на фоне возросших цен  становится экономически невыгодно. Кроме  того, есть еще несколько причин подойти к вопросу автоматизации  со стороны использования стандартных  продуктов:

1. Стандартная система накапливает в себе положительный опыт эксплуатации во многих гостиницах.
2. Стандартная система обязательно поддерживается фирмой-производителем вы не попадете в ситуацию, когда увольняется главный программист, и вы остаетесь наедине со своими проблемами.
3. Стандартная система развивается вместе с развитием рынка и информационных технологий у вас есть возможность усовершенствовать вашу АСУ по мере необходимости, перейдя на использование более новой версии программы.
4. И последнее - некоторые задачи по автоматизации настолько сложны, что просто не могут быть решены одиночными гостиницами.

 
 

    Автоматизированная  система управления гостиницей "Эдельвейс" начала создаваться в 1995 году по заказу цепочки швейцарских отелей. Разработка велась специалистами Рексофт под  руководством западных консультантов, работающих в области оказания информационно-консалтинговых услуг для гостиничного бизнеса. Это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности и т.д. Предназначена для комплексной автоматизации всех рабочих мест отеля: службы портье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования, горничных, сервисного бюро, бизнес-центра, бухгалтерии проживания, телефонной службы отеля и других отделов.

    Гостиничная система «Эдельвейс» - это стандартный продукт, легко адаптируемый под конкретную гостиницу (номерной фонд, услуги, тарифы, кадровую структуру и т.п.), требующий минимального сопровождения, понятный в обучении и удобный в работе. 
 

Основные  функции и состав 

    Основные  выделяющие черты программного продукта:

• Система автоматизации всех этапов работы с гостем (службы бронирования, размещения, коммерческий и плановый отделы, телефонная служба, сервис-бюро, бухгалтерия проживания).
• Основа информационной инфраструктуры отеля, куда стекаются и откуда берутся данные для смежных служб (бухгалтерия предприятия, ресторан, склад, инженерная служба, служба охраны и т.д.).
• Средство быстрого реагирования на пожелания гостя (формирование автоматических подтверждений для гостя, разнообразные формы оплаты, фиксация специальных пожеланий гостя, запись сообщений и т.п.).
• Возможность повышения загрузки посредством оптимизации работы с заявками (контроль загрузки, лист ожидания, работа с большими группами, стыковка с системами удаленного бронирования).
• Инструмент кадровой политики, позволяющий четко разграничивать права персонала в системе и контролировать действия отдельных сотрудников.

    Эдельвейс это 32-разрядное клиент-серверное Windows-приложение, что позволяет одновременно удовлетворить  требования надежности, наглядности  и удобства пользования. Основной элемент  системы - План резервирований, практически повторяет традиционную гостиничную шахматку, только это интерактивная шахматка. Однако новое не обязательно отменяет старое, многие функции в системе (например, ввод данных о ГОСТе) можно выполнять и без мышки.  

Структура системы Эдельвейс 

    

    Схема 1. Взаимодействие «Эдельвейса» со структурой гостиницы 

    Директор

1. Доступ ко всем разделам системы в режиме просмотра возможность печати отчетов

    Портье

2. Информация о предстоящих заездах и выездах, о наличии мест в гостинице, о состоянии счетов гостей
3. Ввод данных о заездах (check-in, check-out); размещение гостей; текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами; переселение из номера в номер; прием и отправка сообщений для клиентов и т.п.)

    Ресторан

    4. Информация о предстоящих заездах и выездах

    5. Информация об изменении стоимости тех или иных стандартных типов или блюд, либо других услуг, предоставляемых рестораном;

    Телефонная  и справочная службы

    6. Информация об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должна поддерживаться телефонной станцией);

    7. Полная информация о совершенных звонках и их стоимости с одновременным включением итоговой суммы в счет клиента

    8. Нетарифицированная информация о звонке от телефонной станции

    Киоски, сервис-бюро, экскурсионное  бюро, бизнес-центр

    9. Информация о предоставленных киосками услугах, об их стоимости и оплате

    10. Иформация о запросе клиентом тех или иных услуг

    Горничные

    11. Информация о состоянии номера (должна поддерживаться телефонной станцией)

    12. Информация о заезде и выезде, передача сообщений для клиентов,

    сервисные функции (побудка, запись телефонных звонков  и т.п.)

    Коммерческий  отдел

    13. Статистическая информация с возможностью анализа по различным критериям или группе критериев (национальность, социальный статус, предпочитаемые виды услуг, стандартные пакеты, номера, цель поездки и т.п.), доступ к архиву;

    14. Изменение цен, видов услуг, предоставление скидок для тех или иных туроператоров, групп или индивидуалов, категорий туристов, установление квот по загрузке и порядка поселения при овербукинге и т.д.;

    Отдел бронирования

    15. Информация о текущей загрузке и количестве брони на будущее, автоматическая печать подтверждений по брони;

    16. Резервирование с указанием статуса (временное, постоянное; возможна и более подробная градация), количества и типа заказываемых номеров, информации о группе (тип, пол, возраст и др.), время прибытия и отъезда, возможных заказанных услуг и др.;

    информация  о внесении депозитов за бронь.

    Бухгалтерия

    17. Печать и выставление счетов клиентам; изменение (совместно с отделом маркетинга) расценок на те или иные гостиничные услуги;

    изменение различных коэффициентов, процентных ставок и т.п.

    18. Информация обо всех платежах (вид платежа, кто, когда, от кого и за что принял), полученных всеми изображенными на схеме службами и ее сохранение в течение заданного периода;

    сведение  бухгалтерских проводок за отчетный период (смена, бизнес-день, неделя, месяц  и т.д.) и печать стандартных отчетов;

    доступ  к архиву (журналу событий и  проводок). 
 
 
 

Особенности системы Edelweiss 

1. Работа  с заявками и гостями:

• Полнофункциональный план отеля (интерактивная электронная шахматка)

• Резервирование по категориям номеров
• Возможность поселения по местам (с контролем пола проживающих)
• Быстрое размещение и переселение гостей
• Удобная процедура въезда / выезда
• Мгновенный поиск гостя / номера / заявки по различным параметрам
• Гибкая система тарифов / скидок
• Почасовая оплата. Мультивалютность.

2. Работа с путевками:

• Различные типы путевок

• Специализированная база отчетов
• Учет койко-дней
• Возможность печатать данные гостя на бланках путевок.

3. Группы

• Быстрое создание и размещение группового резервирования
• Корректное разделение оплаты: гость-фирма
• Поздние приезды, досрочные выезды, отделения и присоединения к группе.

4. Бухгалтерия

• Контроль дебиторской задолженности партнеров
• Разнесение услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами
• Наличная и безналичная оплата, кредитные карты, зачет по договору
• Контроль оплаты услуг, в т.ч. и автоматический
• Автоматическое занесение проводок на счета.

5. Отчеты. Статистика

• Возможность настройки под бланки гостиницы
• Генерация дополнительных отчетов
• Трехмерные графики загрузки, маркетинговая информация в различных разрезах.

6. Горничные

• Трехуровневый статус номера (не убран / убран / готов к заселению)
• Автоматическое изменение статуса с телефонного аппарата в номере
• Блокировка комнат (ремонт, указания руководства)
• Лист уборок.

7. Архив. Журналы

• Хранение данных о гостях / фирмах / турагенствах
• Статистика неприездов ("no show")
• Статистика по обороту по гостям / фирмам / агентствам
• Статистика всех событий и проводок по гостю и по фирме в целом.

 
     

• Программа доработана специально под Российское законодательство
• Простой и интуитивно понятый интерфейс. Рабочий стол представлен в виде электронной шахматки.
• Имеется журнал, где отражены все действия персонала, причем сам персонал этот журнал увидеть не может.
• Программа позволяет вести жесткий контроль за деятельностью предприятия. Например, он всегда может проверить сколько прошло по кассе и сравнить с данными, представленными в программе, какие скидки, кому, в каком размере и каким сотрудникам были сделаны.
• В архиве программы хранится вся информация о клиенте и его посещениях, а также есть возможность вести учет пожеланий и предпочтений посетителей.
• С помощью программы можно привязывать платежи к услугам.
• В программе ведется статистическая отчетность, ОВИР, формы соответствуют отчетности Министерством Финансов РФ для гостиниц, в том числе автоматически формируется форма Ф7Г.
• Так как в программе есть "Конфигуратор", настраивать различные изменения, необходимые для работы гостиницы, может управляющий, не имеющий специальных знаний программиста., т.е. системный администратор не нужен.
• Программа импортирует данные в бухгалтерские программы, в том числе и в 1С.
• Расчет с клиентами можно производить как в наличном, так и в безналичном порядке.
• При помощи программы формируется необходимая аналитическая отчетность.
• Техническая поддержка ведется компанией "СБА", которая находится в Екатеринбург, что значительно снижает стоимость услуг по поддержанию и обслуживанию программного продукта.