Организационная техника

Содержание

 

Введение. 3

1.  Характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники 4

1.1 Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники 5

1.2 Пример классификации  и выбора конкретной модели  определенного вида оргтехники 6

2.Средства подготовки  текстовых и табличных документов 9

2.1 Печатные машины 9

2.2 Принтеры 9

3. Сканеры 12

4. Средства копирования  документов 13

4.1 Электрофотографическое  копирование 13

5. Мониторы и другие  средства отображения информации. Экраны 15

6. Презентационное оборудование 16

7. Средства обработки  и хранения документов в офисе 18

7.1  Ламинаторы……………………………………………………………………………………………………………………………………………….18

7.2 Шредеры………………………………………………………………………………………………………………………………………………………19

7.3 Картотечное оборудование 20

8. Малая оргтехника и расходные материалы 23

8.1 Письменные принадлежности 23

Литература: 28

 

 

Введение.

Ни один современный офис не может эффективно работать, если отсутствует вся необходимая  оргтехника. Под этим словом понимается весь комплекс организационных технических  средств и приспособлений, который  используется для автоматизации  и механизации работы.

 Если говорить о  малой оргтехнике, то сюда принято  относить точилки, ластики, скоросшиватели, дыроколы, скрепки и другие мелочи. Любой управленческий труд тесно  связан информационными потоками, в которых нужно уметь хорошо  ориентироваться.

Средства оргтехники для  офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие  машинки, телефонные и радиотелефонные  аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный  аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

  В каждой организации общее количество документов составляет внушительный объём, который постоянно нужно унифицировать и классифицировать для удобного доступа к необходимой информации. Именно с этой целью на крупных объектах создаются целые автоматизированные участки, которые призваны ускорить некоторые этапы управленческих работ.

Организационная техника  составляет материальную базу прогрессивных  систем управления. Слабое использование  оргтехники в управлении приводит к  снижению производительности труда  и эффективности работы управленческого  персонала, к недопустимым задержкам  при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

 

Цель моей курсовой работы- это сформулировать представление об основных средствах офисной оргтехники и возможностях их эффективного применения. Для этого в работе будут рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и средства административно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств офисной оргтехники.

 

 

1. Значение организационной техники для деятельности предприятия

 

К оргтехнике в широком  смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты  и приспособления, машины, мебель и  т.п., начиная от карандашей и точилок  для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова  под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

С чего начинается любой  бизнес, и большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой?

С деловых бумаг! Множество  различных договоров, юридических  бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских  бланков, рекламных проспектов и  афиш, технических заданий и технической  документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг  различного назначения. Именно бумаг.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила  умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня  насыщенной именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40 % из них 95 % всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55 % - бумажная информация составляет 50 - 95 % и только 5 % всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50 % информации в  электронный формат. В целом в  этих фирмах 92 % информации хранится на бумаге, 5 % - на микрофильмах, 2 % - на магнитной  ленте и 1 % - на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15 % документации и тратят до 30 % рабочего времени на поиски нужного документа. 

2. Характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники

 

Офисная техника  — техническое оборудование офиса, облегчающее и ускоряющее бумажное делопроизводство и административно-управленческую деятельность. Офисная техника стала существенным источником технических инноваций и до сих пор претерпевает стремительное развитие.

Средства оргтехники, применяемые  на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее  время данное определение не соответствует  действительному положению вещей, поскольку практически большая  часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и  приспособления, размещаемые на рабочем  столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, средства коммуникационной техники, средства составления и изготовления текстовых и табличных документов и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника -- это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.

Многообразие средств  организационной техники предполагает ее определенную классификацию в  соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация  ни функциональному признаку, которая  однозначно связывает процедуры  технологического процесса обработки  документов в офисе техническими характеристиками и возможностями  средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков.

Персонал офиса должен иметь представление о практической применимости оргтехники, знать ее основные функциональные возможности  и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.

Однако многообразие средств  оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбора соответствующих  устройств для применения их в повседневной деятельности.

Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто  не имеет соответствующей подготовки, во-вторых, он не всегда представляет, какая техника того или иного  назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии выбора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую  информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и  выбора конкретной модели технических  средств, необходимо вначале выполнить  некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию  существующих средств оргтехники, а  затем определить общие критерии ее выбора, а потом и частные  для каждой конкретной модели.

Рассмотрим классификацию  средств оргтехники, применяемой  при создании и обработке документов в офисе.

 

1. Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники

 

Описание современных  средств оргтехники. Деление по области  предназначения:

Коммуникационные (телефон (проводной, сотовый), факс, электронная почта);

Электронные (персональный компьютер);

Печатающие (печатная машинка, принтер);

Множительные (копировальный аппарат, сканер)

Презентационные (overhead, multi-media проектор)

Многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке).

Средства обработки  и хранения документов в офисе:

Машины для нанесения  защитных покрытий на документы (ламинаторы).

Адресовальные, штемпелевальные  и франкировальные машины (франкингмашины).

Машины для уничтожения  документов (шредеры).

 Офисная мебель и оборудование.

 

Рынок средств организационной  техники весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устройство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить  и т. д. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса  необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

— объем документооборота;

— временные характеристики документопотоков;

— средняя информационная емкость документов;

— количество форм документов, изготовленных на типографских напечатанных бланках;

— тип изображения, содержащегося  в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);

— объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим  каналам связи (дифференцированно  по каждому типу устройств связи);

— первичный объем копируемых документов (с использованием и без  использования масштабирования);

— вторичный объем копируемых документов (с использованием и без  использования масштабирования);

— вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);

— имеющаяся в наличии  в офисе организационная и  вычислительная техника;

— способ организации эксплуатации технических средств, в том числе  оргтехники (централизованный, децентрализованный, смешанный);

— наличие в офисе специально приспособленных помещений для  размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих  нормативно-методических документов;

— фирма - производитель данной техники и страна сборки;

— наличие фирменного сервиса  в регионе, городе;

— технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

— наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;

— соответствие соединительных электрических кабелей параметрам и соединительным разъемам электросети;

— стоимость оборудования;

— стоимость расходных  материалов и ЗИП, частота их замены;

— стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;

— эргономические характеристики оборудования и устройств, в том  числе безопасность работы на устройствах;

— квалификация обслуживающего персонала и пользователей;

— наличие сертификата  Ростеста;

— срок службы оборудования.

Немаловажным критерием  является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор формы зависит  от целого ряда факторов, в том числе  типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организации способа и форм обслуживания оргтехники.

Иногда определяющим фактором при приобретении технических средств  является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация  у каждого из производителей средств  организационной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного  устройства.

Особое внимание следует  уделять расчету потребного количества расходных материалов. Это связано  с тем, что, например, расход тонера или черной краски в картриджах принтеров  рассчитывается исходя из примерно 25% наполненности текстом листа  формата А4, а расход цветных чернил - из расчета 6% каждого оттенка на листе. При покупке техники необходимо обратить внимание на Количество дозаправок, которое выдерживает картридж устройства.

 

 

3. Средства изготовления и обработки документов

 

К средствам подготовки текстовых и табличных документов относятся: ручные пишущие средства, пишущие машины, печатающие устройства для персональных компьютеров, диктофоны и некоторая другая техника.

 

По распространенности среди  средств составления текстовых  документов приоритет принадлежит  ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они  характеризуются простотой конструкции  и невысокой производительностью  труда.

 

1. Печатные машины

 

Печатные машинки явились  первыми устройствами представления  информации не в рукописном виде. Принцип  их работы очень прост. При нажатии  на соответствующую клавишу буква  или знак с помощью литеры через  ленту наносились на бумагу. Литеры закреплялись или на отдельных стойках, или на шароподобном устройстве, называемом «ромашка».