Факсимиле: правовой режим

"Налоговая проверка", 2011, N 2

ФАКСИМИЛЕ: ПРАВОВОЙ РЕЖИМ

В хозяйственной деятельности организации часто возникает необходимость оформления множества письменных документов и подписания их директором, главным бухгалтером или иными лицами. Уже достаточно давно был изобретен факсимильный способ воспроизведения подписи.

Какова же юридическая сила факсимиле? В каких случаях факсимильный способ подписи документов можно использовать, а в каких - нет?

Слово "факсимиле" переводится с латинского как "делай подобное".

Согласно Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России, утвержденной Приказом МВД России от 06.02.2007 N 130, под факсимиле понимается устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители.

Факсимиле - это штамп с подписью должностного лица организации, как правило, директора или главного бухгалтера.

Гражданско-правовые отношения. Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими ее, или должным образом уполномоченными ими лицами. Однако в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ при совершении двусторонних (многосторонних) сделок, к которым относятся договоры, может использоваться факсимиле. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Однако до сих пор отсутствуют нормативные правовые акты, предусматривающие использование факсимиле при совершении сделок. Следовательно, факсимильное воспроизведение подписи будет иметь силу, только если это будет оговорено в договоре.

Данные положения подтверждаются судебной практикой. Так, в Определении ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 "Об отказе в передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации" рассматривается спорная ситуация с использованием факсимиле. Истец в обоснование заявленных исковых требований ссылался на договор поставки, в соответствии с условиями которого он поставил ответчику карты экспресс-оплаты по ряду товарных накладных. Ответчик осуществил оплату полученного товара частично и имел задолженность. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, судьи исходили из того, что истцом представлены ненадлежащие доказательства в подтверждение доводов о поставке ему спорного товара. В частности, договор поставки подписан со стороны покупателя с использованием факсимиле без соглашения сторон о применении факсимильного воспроизведения подписи. Судами не было установлено, что сторонами заключались какие-либо письменные соглашения об использовании при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи. При этом судьи указали, что договор поставки товара, являющийся по своей правовой природе сделкой и также подписанный посредством факсимиле, доказательством заключения сторонами такого соглашения выступать не может с учетом отсутствия в его тексте специально оговоренного условия.

Следовательно, ВАС признает, что при наличии между договаривающимися сторонами условия о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи договор, заключенный таким способом, будет признан действительным и может рассматриваться как доказательство в суде.

Кроме того, нередко возникает вопрос: возможно ли использование факсимильного воспроизведения подписи на доверенностях? Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность является односторонней сделкой, а факсимиле может использоваться исключительно в отношении многосторонних сделок, о чем прямо указывается в ст. 160 ГК РФ. Таким образом, доверенность не может быть выполнена с использованием факсимильного воспроизведения подписи.

Первичные учетные документы. По вопросу о применении факсимиле на первичных учетных документах, например товарных накладных, существуют различные точки зрения. В соответствии с нормами Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, накладная является первичным учетным документом, который составляется по установленной форме и должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых определен вышеуказанными правовыми нормами, в том числе личные подписи лиц, ответственных за проведение хозяйственных операций. Следовательно, использование факсимиле действующим законодательством не предусмотрено.

Рассмотрим позицию судов по данному вопросу. В Определении ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 отмечено, что накладная является первичным учетным документом, который составляется по установленной форме и должен содержать обязательные реквизиты, в том числе личные подписи лиц, ответственных за проведение хозяйственных операций. Рассматривая спор по этому делу, нижестоящий суд указал, что истцом не представлено письменного соглашения сторон об использовании при совершении сделок, в том числе оформлении товарных накладных, факсимильного воспроизведения подписи. Кроме того, законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле на платежных и других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам в том числе относятся и товарные накладные по форме N ТОРГ-12, поскольку они являются первичной учетной документацией по учету торговых операций.

Однако ФАС ПО в Постановлении от 03.08.2010 N А72-18254/2009 пришел к выводу, что наличие в товарных накладных подписи директора организации-поставщика, выполненной посредством факсимиле, не свидетельствует о нарушении требований к оформлению товарных накладных и не лишает налогоплательщика права учесть в расходах по налогу на прибыль затраты на приобретение товаров у данного поставщика.

Что касается факсимильной подписи на счетах-фактурах, позиция Минфина здесь однозначна.

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено. Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (Письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48).

Судебная практика по этому вопросу различна. Так, например, в Постановлениях ФАС СЗО от 15.10.2009 N А56-3641/2009, от 10.04.2008 N А56-22886/2007, ФАС ДВО от 28.07.2008 N Ф03-А37/08-2/2876 суды придерживаются вышеизложенной позиции Минфина, приводя те же аргументы.

Однако некоторые суды обосновывают обратное, полагая, что факсимильное воспроизведение подписи руководителя и главного бухгалтера не является основанием для отказа в вычете НДС (Постановления ФАС СКО от 02.03.2010 N А53-2634/2009, ФАС СЗО от 30.11.2009 N А13-8617/2008, ФАС ВСО от 13.10.2009 N А33-16226/08). Действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа - факсимиле. Поскольку факсимильная подпись представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи является законным при наличии между сторонами соглашения, предусматривающего использование факсимиле на счетах-фактурах.

Надо отметить, что судьи ВАС поддерживают практику применения факсимиле на счетах-фактурах, что отражено в Определениях ВАС РФ от 15.01.2010 N ВАС-17618/09, от 19.02.2010 N ВАС-755/10, от 11.02.2010 N ВАС-1159/10. По их мнению, действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле, в том числе на счетах-фактурах.

Налоговые требования, уведомления. А могут ли сами налоговые органы проставлять факсимильные штампы на налоговых требованиях или уведомлениях?

По мнению Минфина, высказанному в Письме от 15.03.2010 N 03-02-08/13, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Согласно Письму МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ должностным лицам территориальных налоговых органов запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности.

Но на практике налоговые органы применяют факсимильный способ подписи налоговых требований и пытаются отстоять такое право в суде (Постановление ФАС ВСО от 14.07.2010 N А58-9855/09). В обоснование своей правоты они указывают на то, что действующее налоговое законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания требования об уплате налогов, сборов, пени, штрафов, и не предусматривает запрет на совершение подписи начальника (заместителя начальника) инспекции путем предоставления штампа-факсимиле, в связи с чем проставление на требовании факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении ст. 69 Налогового кодекса Российской Федерации.

Но в данном случае суды поддерживают налогоплательщиков, считая, что налоговое законодательство не предусматривает возможность подписания ненормативных актов налоговых органов факсимиле подписи руководителя (заместителя руководителя) налогового органа. Признавая требования недействительными, суды также исходили из того, что они не подписаны уполномоченным лицом, так как на них стоит факсимильная подпись, использование которой не допускается.

Подводя итог сказанному, можно отметить, что использование факсимиле допускается на договорах при наличии между сторонами соответствующего соглашения. Это достаточно четко следует из закона и подтверждается судебной практикой.

На доверенностях факсимильное воспроизведение подписи однозначно не допускается.

Что касается товарных накладных и счетов-фактур, здесь существуют различные правовые позиции, но, учитывая мнение Минфина по данному вопросу, целесообразнее использовать оригинальную подпись надлежащего лица.

Использование факсимильной подписи на налоговых требованиях запрещено.

Н.А.Петрова

Эксперт журнала

"Налоговая проверка"

Подписано в печать

18.02.2011