Задание 8.  Придумайте и опишите  игровую модель делового протокола.

 

Протокол-это  документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он ведется, как правило, во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

По полноте  освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся  на:

·  полные - содержат кроме обсуждаемых вопросов и  решений, краткую запись выступлений  докладчиков и участников обсуждения вопросов;

·  краткие - содержат указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших, принятые решения;

·  стенографические - содержат полную запись всего хода заседания.

Протокол оформляется  на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Содержит следующие реквизиты: наименование организации - автора, наименование вида документа (протокол), дата (заседания), регистрационный номер, место (заседания), гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.

Датой протокола  является дата заседания, а не окончательное  оформление или подписания документа.

Регистрационный номер - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года.

Заголовок протокола содержит вопрос "чего?", указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания), название коллегиального органа в родительном падеже.

Текст протокола  состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня. В основной части фиксируется ход заседания.

Основная часть  текста строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня, и пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.

В случае необходимости  указываются результаты голосования  по каждому пункту решения. При выборе должностных лиц результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно.

В протоколах общих  собраний акционеров или учредителей  указывается также количество и  процент голосующих акций.

Содержание особого  мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления.

Протокол подписывается  председателем и секретарем заседания.

Протоколы заседаний  совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", сокращенного наименования должности руководителя.

Рассмотрим совещание руководителей ООО «Заря». Председателем был Иванов И.И. секретарь Петров П.П., доклады подготавливались Егорова В.А и Сидорова С.С, выступал с докладом Бугров С.К. На повестке дня стояли следующие вопросы:

1об образовании  функционального подразделения отдела информатизации

2о заключении  договоров о хозяйственной деятельности  фирмы

После прослушивания  докладов постановили:

1. признать целесообразным создание самостоятельной службы информатизации
2. внести изменения в структуру и штатную численность организации
3. одобрить перспективный план развития отдела

Пример протокола  совещания в ООО « Заря»

ООО "Заря"

ПРОТОКОЛ

Москва                                                                                           29.10. 2001 №21                 

совещания руководителя фирмы

Председатель - Иванов И.И.

Секретарь - Петров П.П.

Присутствовали: Бугров С.К., Егоров В.А., Сидоров С.С., Смирнова Н.Н.

Повестка дня:

1.      Об образовании функционального  подразделения отдела информатизации. Информация юрисконсульта Егорова В.А.

2.      о заключении договоров о хозяйственной  деятельности фирмы. Информация  зам. директора по хозяйственным  вопросам Сидорова С.С.

1. СЛУШАЛИ:

Егорова В.А. - о  необходимости образования функционального  подразделения - отдела информатизации - с целью качественного и своевременного обеспечения деятельности фирмы информацией.

ВЫСТУПИЛИ:

Бугров С.К. - о формах и методах работы отдела.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.   Признать  целесообразным создание самостоятельной  службы информатизации.

1.2.   Внести  изменения в структуру и штатную численность фирмы.

2. СЛУШАЛИ:

Сидорова С.С. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Смирнова Н.Н. - о необходимости заключения договоров.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1.   Одобрить  перспективный план развития  отдела

Председатель <Личная подпись> Иванов И.И.

Секретарь <Личная подпись> Петров П.П.