Деловая риторика

• следует, как  и всезнайку, посадить его поближе  к ведущему беседу или к другому  авторитетному собеседнику;

• в случае если он начнет отклоняться от темы разговора, его нужно остановить, применяя для  этого резюмирующие высказывания;

• если такой  собеседник отклонится от темы разговора  еще дальше, то его следует спросить, в чем он видит связь с предметом  обсуждения того, о чем он говорит;

• нужно заранее  ограничить время отдельных выступлений  и всей беседы в целом, обязательно  установить регламент.

Трусишка. Характеристика: недостаточная уверенность в себе при публичных выступлениях, такой собеседник охотнее промолчит, чем скажет что-нибудь такое, что, по его мнению, может показаться другим глупым или даже смешным.

Рекомендации  по общению во время беседы:

• с таким  собеседником стоит обходиться особенно деликатно;

• нужно задавать ему ясные, конкретные вопросы;

• следует продемонстрировать по отношению к нему доброжелательность, заинтересованность. Нужно способствовать тому, чтобы он развил свое замечание;

• в случае если такой собеседник решился заговорить, нужно применять нерефлексивное слушание и побуждать к этому  других участников беседы;

• следует помогать, такому собеседнику формулировать  мысли, используя прием выяснения;

• можно специально подчеркивать все позитивные моменты  его высказываний, но не делать этого  свысока.

3. Этапы и фазы  делового общения

Анализ структуры  делового общения менеджера и  его динамики позволяет выделить четыре этапа.

1. Этап профессионального  общения - познание  и составление  первичного психологического  портрета взаимодействующего  с менеджером человека. Психологическая информация о другом человеке зависит от конкретной ситуации общения и отражения его личностных свойств, степени знакомства с ним, наличия определенных сведений о нем в характеристиках и рассказах других работников. При непосредственном наблюдении за человеком являются его вербальные и невербальные акты поведения:

• речь и ее содержание, направленность, логичность, продолжительность, экспрессивность, особенности лексики, грамматики, фонетики;

• выразительные  движения, мимика и жесты, экспрессия лица;

• движения, перемещения  и позы человека, дистанция между  людьми, сближение, соприкосновение;

• физическое воздействие  на другого человека (касание, похлопывание, поглаживание, поддержка, совместные действия, отталкивание, толчки, удары).

Важное значение для составления психологического портрета имеет анализ внешнего облика собеседника: манера одеваться, аккуратность в ношении одежды, следование моде или ее игнорирование, подражание в  ношении одежды другим людям. При  составлении первичного психологического портрета сотрудника рекомендуется  ориентироваться на следующие параметры  личности:

• направленность (потребности, мотивы, жизненные концепции  и планы, ценностные ориентации, установки, склонности, желания, вкусы);

• операционные особенности поведения (знания, умения, навыки, привычки, жизненный и профессиональный опыт, стереотипы поведения);

• психохарактерологические качества, выражающие отношения к  различным сторонам действительности;

• психические  свойства и процессы (особенности  процессов и свойств интеллектуальной, познавательной и эмоционально-волевой  сфер личности);

• социально-психологические  особенности поведения (социальный и межличностный статус, роли, стиль  жизни и работы, культура коммуникативного поведения и стиль общения, социально-психологические  качества личности).

Основными способами  построения психологического портрета в процессе делового общения могут  выступать: эмпатия, рефлексия, стереотипизация, индивидуализация.

• Эмпатия: как способ психологического анализа позволяет проникнуть в эмоциональное состояние людей, взаимодействующих в той или иной жизненной ситуации.

• Рефлексия: основывается на познании и оценке менеджером своей позиции и размышлениях о позиции другого человека, в ходе его мыслей, ближайших и перспективных планах поведения.

• Стереотипизация: строится на основе переноса выявленных в практике общения менеджера типичных способов поведения, типичных свойств той или иной личности на конкретную ситуацию взаимодействия.

• Индивидуализация - это способ анализа поведения и черт личности человека, в основе которого находится выявление особых психологических примет, индивидуальных особенностей деятельности, его умении и навыков.

2. Этап профессионального  общения - создание соответствующих  условий и психологических предпосылок  эффективных коммуникаций. Важнейшей  психологической предпосылкой эффективного  общения является выявление основной  репрезентативной системы взаимодействующего  с менеджером человека и опора  на нее в процессе непосредственного  контакта.

По мнению-Д. Гриндера и Р. Бендлера, создателей теории нейролингвистического программирования, существует три основных канала, через  которые люди получают информацию об окружающем мире: зрение, слух и кинетическое чувство. У каждого человека есть наиболее развитая репрезентативная система, которая может отличаться от репрезентативной системы другого человека.

3. Этап профессионального  общения - непосредственный контакт  менеджера с другими лицами. Его  цель - получение определенной информации  и воздействие на партнера. Этот  этап общения важен для устранения  противоречий, непонимания и разногласий,  решения вопросов согласованности.

4. Этап профессионального  общения - осознание менеджером  результатов и последствий контактов.

В деловом общении  выделяются несколько фаз:

Наиболее ответственной  фазой является (подготовка делового общения, которое надо планировать, правильно выбрав место и время) определить для себя установки на результаты общения.

Далее собственно наступают фазы общения. Первой из них  является (вхождение в контакт). В этой фазе менеджер должен почувствовать состояние, настроение партнера, освоиться сам и дать возможность сориентироваться собеседнику - это самонастройка. Здесь очень важно сразу расположить партнера к себе и обеспечить ровное начало общения. Этот период завершается установлением психологического контакта.

Следующая фаза - (концентрация внимания) на чем-то, какой-то проблеме, задаче сторон и разработке темы. Здесь выделяют мотивационный зондаж. Он производится с целью понять мотивы собеседника и выявить его интересы.

Далее наступает  фаза (аргументации и убеждения). Она имеет место, если есть расхождение во мнениях.

Последней фазой  является фаза (фиксации результата). Менеджер должен уметь почувствовать тот момент в общении, когда тема исчерпана или собеседник проявляет беспокойство. В этом случае необходимо завершать общение. Этот момент еще называют критическим. Но завершать деловое общение нужно так чтобы была перспектива продолжения, потому что разрыв отношений это конец контактов. Разрыв отношений для менеджера означает упущенные возможности. Менеджер в любой деловой беседе должен знать три аспекта (деловой, личный и динамику развития беседы).

4. Техника телефонных  переговоров

Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь, и, прежде всего в деловую сферу. Разговаривать по телефону - искусство. Один телефонный звонок может сделать  больше, чем несколько представительных бесед. Очень важно правильно  общаться по телефону, используя это  эффективное средство связи людей. Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря  нему многократно повышается оперативность  решения множества вопросов и  проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать  поездки в другой город для  выяснения каких-либо обстоятельств.

Иногда можно  неправильно использовать такой  удобный и привычный способ связи, как телефон. Многие люди в иных ситуациях  неоднократно совершает базовые  и серьезные ошибки при пользовании  телефоном, даже, несмотря на тот факт, что по оценкам специалистов, более 75% деловых вопросов решается по телефону. То есть это означает, что по телефону может быть уничтожена существенная часть бизнеса.

Искусством общения  по телефону овладевает каждый. Чтобы  научиться правильно, говорить по телефону можно ходить на специальные курсы, изучать различные методические пособия, такие как этика телефонных переговоров и т.д.

У телефонного  разговора по сравнению с письмом  есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен  информацией независимо от расстояния. Но к деловому телефонному разговору  надо тоже тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем  главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20-30%). Так  утверждает американский менеджер А. Макензи. Среди 15 главных причин потерь времени  бизнесменом, менеджером он поставил на первое место телефонные разговоры. Психологи отмечают, что продолжительность  телефонных разговоров зависит от их эмоциональной окраски.

Известно также, что при телефонном разговоре  наблюдается такое явление, как  пресыщение общением. Оно может явиться  источником напряженности между  сторонами. Во время разговора нужно  соблюдать меру. Иначе может потеряться смысл общения и возникнуть конфликт. Признаки пресыщения общением: возникновение  и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость.

Как показывает анализ, в телефонном разговоре 30-40% занимают повторения слов, фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать  все материалы, документы, иметь  под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или  нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу.

Основа успешного  проведения делового телефонного разговора - компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. По мнению психологов, положительные эмоции тонизируют деятельность головного мозга, способствуют четкому  рациональному мышлению. Отрицательные  эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают  условия для неверной оценки партнера, его предложений. Поэтому можно  сделать выводы о том, что эффективность  делового телефонного общения зависит  от эмоционального состояния человека, от его настроения.

При подготовке к деловой беседе по телефону нужно  постараться ответить на следующие  вопросы:

1. Какую главную  цель вы ставите перед собой  в предстоящем телефонном разговоре;

2. можете ли  вы вообще обойтись без этого  разговора;

3. готов ли  к обсуждению предлагаемой темы  собеседник;

4. уверены ли  вы в благополучном исходе  разговора;

5. какие вопросы  вы должны задать;

6. какие вопросы  может задать вам собеседник;

7. какой исход  переговоров устроит (или не  устроит) вас, его;

8. какие приемы  воздействия на собеседника вы  можете использовать во время  разговора;

9. как вы будете  вести себя, если ваш собеседник:

• решительно возразит, перейдет на повышенный тон;

• не отреагирует  на ваши доводы;

• проявит недоверие  к вашим словам, информации.

По окончании  делового телефонного разговора  нужно потратить 3-5 минут на анализ содержания и стиля разговора. Понять причину своих ошибок.

4.1 Этические нормы  телефонного разговора

Телефонный звонок является одним из инструментов делового общения, поэтому необходимо помнить  обо всех его характеристиках  упомянутых выше. Кроме того, особенности  общения по телефону вызывают ряд  часто встречающихся ошибок, снижающих  эффективность делового контакта, и  налагают дополнительные требования его  участников.

Главные требования культуры общения по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность  не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без  больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.

Ваш собеседник, говорящий с вами по телефону не может оценить, ни во что вы одеты, ни выражения вашего лица, ни интерьера  помещения, где вы находитесь, ни других невербальных аспектов, которые помогают судить о характере общения. Однако есть невербальные стимулы, которыми можно  манипулировать в общении по телефону, к ним относятся: момент, выбранный  для паузы, и ее продолжительность  молчания, интонация, выражающая энтузиазм  и согласие. Джон Югер выделил такие  наиболее важные принципы этики общения  по телефону:

• если там, куда вы звоните, вас не знают, уместно  со стороны секретаря, попросить  вас представиться и узнать по какому поводу (вопросу) вы звоните. Нужно  назвать себя и кратко изложить причину  звонка.