Журнал регистрации входящей корреспонденции

     В случае отсутствия в конвертах листов документа или приложений отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

     Независимо  от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой ДОУ, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении  документа (регистрационный штамп) с датой поступления⁶. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).

     Регистрационный штамп имеет размеры 16х42 мм и проставляется  на нижнем поле лицевой стороны первого  листа документа справа.

Пример:

     После проставления регистрационного штампа нерегистрируемые документы, а также  документы, подлежащие регистрации  в структурных подразделениях, направляются по назначению соответствующим исполнителям.

     Остальные документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно службой ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается только в случае территориальной разобщенности структурных подразделений организаций.

     При регистрации поступившего документа  в регистрационном штампе проставляется  дата и индекс документа. В качестве индекса указывается порядковый номер входящего документа.

Пример:

 

     Входящие  документы регистрируются в день поступления.

     Для регистрации входящих документов применяется  специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (34) и номера дела (2-3), в которое подшивается документ.

     Журнал  необходим для обеспечения сохранности  и оперативного поиска входящих документов⁷.

     В процессе регистрации входящих документов в регистрационные формы вносят следующие  сведения:

·          Автора (корреспондента);

·          Название документа;

·          Дату документа, проставленную организацией-автором;

·          Индекс документа, присвоенный организацией-автором;

·          Дату поступления;

·          Индекс поступившего документа (входящий индекс);

·          Заголовок документа или его краткое содержание;

·          Резолюцию;

·          Срок исполнения;

·          Подпись исполнителя;

·          Отметку об исполнении;

·          Номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения.

     Для контроля исполнения документов в журнале  введена графа «Срок исполнения». Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе. Исполнителю документ передается под расписку в графе «Подпись исполнителя». Журнал ведется секретарем (секретарем-референтом) или работником службы делопроизводства.

     Форма регистрационного журнала обычных  входящих документов проста и может иметь такие графы:

       

     Или же такие: 

 

     Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа. Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента). В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются. В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

     Кроме того, в регистрационной форме  должен отражаться ход исполнения документов. А состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.п.

На выбор  формы регистрации влияют следующие  обстоятельства:

·          Количество входящих, исходящих и внутренних документов;

·          Наличие документов, требующих строгого учета;

·         Принятая на предприятии система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

·          Возможность использования предприятием компьютерных технологий обработки документов⁸.

     После исполнения поступившего документа  исполнитель проставляет на нем  отметку об исполнении документа  и направлении его в дело. Эта отметка включает в себя:

- слова  «В дело» с указанием индекса  дела по номенклатуре дел, в  которое будет подшит документ;

- краткие  сведения об исполнении документа  (например, «Подготовлен ответ. Исх. № 1-15/117 от 24.07.2010» или «Информация передана по телефону 15.07.2010);

- личную  подпись исполнителя или руководителя  подразделения-исполнителя;

- дату.

     Оформляется отметка об исполнении документа  и направлении его в дело слева  на нижнем поле лицевой стороны первого  листа документа.

     Отметка об исполнении документа переносится в журнал регистрации входящих документов.

     В регистрационном штампе к порядковому  регистрационному номеру поступившего документа добавляется индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии с отметкой об исполнении документа  и направлении его в дело).

Пример:

     После этого документ подшивается в  дело согласно отметке об исполнении документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Некоторые недостатки журнальной формы регистрации

 

     Журнальная  система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

     Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма  регистрации в настоящее время  не применяется (устарела), так как  имеет ряд существенных недостатков:

     - поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

     - журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

     - журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

-  при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Регистрацию документов нельзя назвать нетрудоемким процессом. Она предполагает выполнение ряда операций: просмотр документа, определение  необходимости его регистрации, отнесение его к одной из регистрируемых групп, определение сути документа для правильного занесения краткого содержания в регистрационную форму, заполнение регистрационной формы, оформление на документе необходимого реквизита или реквизитов и т.д. Человеку, который в курсе событий, сделать перечисленные операции качественно и быстро гораздо легче, чем тому, кто разбирается в вопросе «с нуля».

     Подводя итоги,  хотелось бы отметить, что все правила регистрации должны быть подробно изложены в Инструкции по делопроизводству организации. Если этого не сделать, то у сотрудников останется большое поле для творчества. В нерегламентированных ситуациях они будут поступать так, как им больше нравится. А это неприемлемо.

     Итак, что необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах организации? Прежде всего, это:

- перечень нерегистрируемых документов;

- перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы должно быть указано:

- место регистрации,

- время и порядок регистрации,

- правило образования регистрационного номера,

- форма, в которой производится регистрация,

- перечень реквизитов, которые заносятся в форму, и правила их заполнения,

- правила учета движения документов после регистрации,

- принцип регистрации: однократная регистрация или же необходимость повторной регистрации при передаче документа в другое подразделение. 

     СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. Басаков М. И. Современное делопроизводство.- М.: Мир, 2008.146 с.
4. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003. 433 с.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. – М.: Проспект, 2003. 231 с.
6. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М., 2004. 212 с.
7. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения. Виды, функции документов. Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов – М.: ИКЦ МарТ, 2004. 306 с.
8. Чуковенков А.Ю. Делопроизводство // Секретарь-референт, 2005. № 8. С. 16-17.

 

  1.1111