Защита и обработка конфиденциальных документов

Представители службы в организации следят за конфиденциальными  документами и сведениями, за оборотом документов в организации, создают  базы данных для компьютеров и  картотеки для бумажных носителей, уничтожают пронумерованные черновики  конфиденциального документа, хранят документы, имеющие ценность для  фирмы, и уничтожают их в установленном  порядке.

Защита  документированной информации в  документопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер режимного, технологического, аналитического и контрольного характера. Перемещение документа в процессе выполнения каждой стадии, процедуры  обработки или исполнения обязательно  сопровождается набором связанных  учетных операций, закреплением документа  за конкретным сотрудником и его  персональной ответственностью за сохранность  носителя и конфиденциальность информации.

Технологический процесс учета конфиденциальных документов включает в себя ряд процедур, обязательных для любого вида учета  и любого типа обработки и хранения этих документов. В процессе учета, распределения, рассмотрения, передачи поступивших документов исполнителям и возврата документов выполняется  комплекс технологических и ограничительных  операций, позволяющих обеспечить физическую сохранность документа и его  частей, а также предотвратить  разглашение и утечку информации, содержащейся в документе.