Законодавчо-нормативна база керування документацією в Україні

16 - адресат

17 - гриф затвердження документа

18 - резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надійдення документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію.

Виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21. Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32. Приклади наведено в додатку В. У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22 - 28 проставляють після тексту (21), а 29-31 - на нижньому березі першої сторінки документа. Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України"; герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17мм, ширина - 12мм.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба. Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

Код організації проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію (09). Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 вище реквізиту назва виду документа (10). Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Назва організації - автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони - автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07. Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу. Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

2. Нормативні документи із стандартизації і застосування стандартів

Залежно від рівня органу, який приймає чи схвалює нормативні документи із стандартизації, вони поділяються на:

· національні стандарти, правила усталеної практики та класифікатори, прийняті чи схвалені центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації, а також видані ним каталоги та реєстри загальнодержавного застосування;

· стандарти, технічні умови та правила усталеної практики, прийняті чи схвалені іншими органами та організаціями, що займаються питаннями стандартизації, а також видані ними каталоги.

Стандарти застосовуються безпосередньо чи шляхом посилання на них в інших документах. Стандарти застосовуються на добровільній основі, за винятком випадків, коли застосування цих стандартів вимагають технічні регламенти. Стандарти повинні бути викладені таким чином, щоб їх неможливо було використовувати з метою введення в оману споживачів продукції якої стосується стандарт, чи надавати перевагу виробнику продукції або продукції залежно від місця її виготовлення. Порядок розроблення, перегляду, внесення змін, прийняття та опублікування стандартів встановлюється Законом України “Про стандарти, технічні регламенти та процедури оцінки відповідності

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації має право встановлювати знак відповідності продукції національним стандартам. Національний знак відповідності продукції національним стандартам -- знак, який засвідчує відповідність позначеної ним продукції всім вимогам стандартів, які поширюються на цю продукцію. Опис та правила застосування національного знака відповідності продукції національним стандартам встановлюються центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації. Відповідність продукції національним стандартам добровільно підтверджується у порядку, встановленому центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації.

Право власності на національні стандарти, правила усталеної практики, класифікатори та каталоги належить державі. Від імені держави права власника на ці документи здійснює центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації. Право власності на стандарти, технічні умови та кодекси усталеної практики, прийняті чи схвалені іншими органами та організаціями, що займаються стандартизацією, належить організаціям, установам, за кошти яких вони створені або яким воно передано в установленому законом порядку. Стандарт може розроблятися на продукцію і процес, які є об'єктами стандартизації та одночасно об'єктами інтелектуальної або промислової власності, якщо розробник стандарту отримав дозвіл від власника прав на продукцію або процес у встановленому законом порядку. Забороняється повністю чи частково відтворювати, тиражувати і розповсюджувати як офіційні видання будь-які стандарти, кодекси усталеної практики, класифікатори або їх частини без дозволу їх власника чи уповноваженої ним особи, крім випадків, передбачених Законом. У разі відтворення чи розповсюдження стандарту, правила усталеної практики без дозволу їх власника чи уповноваженої ним особи орган чи організація, яка прийняла стандарт, не несе відповідальності за невідповідність тексту розповсюджуваного документа його офіційному тексту чи за наслідки, спричинені застосуванням розповсюдженого документа. Власник об'єкта права власності має право на відшкодування збитків, завданих йому недозволеним розповсюдженням стандарту, правил усталеної практики, класифікатора та каталогу, відповідно до закону.

Національні стандарти, правила усталеної практики, класифікатори та каталоги оприлюднюються, видаються та розповсюджуються центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації. Видання та розповсюдження документів відповідних міжнародних і регіональних організацій, членом яких є Україна, здійснюються центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації, іншими органами та організаціями з питань стандартизації відповідно до положень про них. Для надання інформації заінтересованим сторонам центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації функціонує як Національний інформаційний центр міжнародної інформаційної мережі (ISONET) та веде каталог національних стандартів. Органи та організації, які розробляють та приймають стандарти, що можуть створювати бар'єри для торгівлі, надають копії проектів і прийнятих стандартів центральному органу виконавчої влади з питань стандартизації, який надає цю інформацію заінтересованим сторонам через Національний інформаційний центр міжнародної інформаційної мережі (ISONET). Інформаційні послуги надаються шляхом опублікування офіційних текстів стандартів, інформаційних та довідкових видань, а також їх розповсюдження інформаційними мережами в порядку ініціативи та на замовлення.

Висновки

Стандартизація -- діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар'єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву.

Нормативний документ -- документ, який установлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів. Законодавство України у сфері стандартизації складається з цього Закону та інших нормативно-правових актів, що регулюють відносини у цій сфері. Об'єктами стандартизації є продукція, процеси та послуги, зокрема матеріали, складники, обладнання, системи, їх сумісність, правила, процедури, функції, методи чи діяльність, персонал і органи, а також вимоги до термінології, позначення, фасування, пакування, маркування, етикетування. Метою стандартизації в Україні є забезпечення раціонального використання природних ресурсів, відповідності об'єктів стандартизації їх функціональному призначенню, інформування споживачів про якість продукції, процесів та послуг, підтримка розвитку і міжнародної конкурентоспроможності продукції та торгівлі товарами і послугами.

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації може виконувати інші функції та повноваження згідно із законами України. Центральні органи виконавчої влади та організації повинні інформувати центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації про роботи із стандартизації за своїми напрямами для виконання Кодексу доброчинної практики з розроблення, прийняття та застосування стандартів відповідно до Угоди СОТ про технічні бар'єри в торгівлі, що є додатком до Маракеської угоди про заснування Світової організації торгівлі 1994 року.

Список використаних джерел:

1. Закон України «Про стандартизацію» від 01.12.2005 р. // Відомості Верховної Ради (ВВР), 2001, № 31. - С. 145.

2. Національний Стандарт України «Державна уніфікована система документації уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» від 7 квітня 2003 р. N 55, наказом Держспоживстандарту України.