Внешняя и внутренняя структура документа

III. ДОКУМЕНТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

В профессиональной деятельности, объектом которой является документ, следует различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная информация».

Информация может быть не документной — не зафиксированной на материальном носителе — и документной — закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.

Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) информация документная, б) на документе и в) о носителе и способе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан данный документ.

Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т.п. — это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для книговедов, работников целлюлозно-бумажной промышленности, полиграфистов, производителей магнитных лент, фильмопленки, специалистов ЭВМ и т.п.

Наконец, информация на документе — это автографы различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели библиотек; архивов, музеев, информационных центров и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве. Информация на документе имеет особое значение для изучения истории его создания и функционирования в обществе. Она встречается не на всех документах. Значит, информация документа и документная информация соотносятся как целое и часть.

Часто понятие «документная информация» подменяют понятием «документальная информация». Эти два термина, имеют разные значения. Документная — это информация, содержащаяся в документе. Документальная — это информация, основанная на документе (-ах), подтвержденная документом (-ами). Документная информация может быть документальной и недокументальной. Понятия, заключенные в терминах документная и документальная информация — это пересекающиеся понятия.

Документная информация является социальной: документы создают люди для людей. Природная информация, подвергнутая закреплению на материальном носителе способом, созданным человеком, также может быть названа социальной информацией (фотография животного, фонозапись его голоса и т.п.).

Любая сфера человеческой деятельности так или иначе связана с документной информацией и не обходится без нее. Читая книгу, журнал, газету, просматривая фильм или фотографию, человек получает, запоминает, накапливает и использует информацию (знания). Специалисты в области информации, библиотекари, библиографы и т.п. в силу своих профессиональных обязанностей должны уметь ее собирать, перерабатывать, хранить и предоставлять в общественное пользование.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Главной целью курсовой работы было изучить документ как систему и рассмотреть его структуру. Для этого я изучила свойства, признаки и функции документа и проанализировала, что делает каждый из них. Таким образом, я пришла к выводу, что документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще - совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным. Функции документа тоже играют не мало важную роль для него. Они позволяют уяснить, для чего и с какой целью создан конкретный документ.

Я рассмотрела внутреннюю и внешнюю структуру, на примере изданий, так как здесь она наиболее четко прослеживается. Она оказалась достаточно разнообразной, и я пришла к выводу, что структура документа, в большей степени зависит от его типа и вида. Так и реквизиты документа являются вспомогательным аппаратом, помогающим потребителю ориентироваться в огромном потоке документной информации.

Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Для понимания сущности документа в курсовой работе условно разделили информационную и материальную стороны документа и рассмотрели их отдельно.

В курсовой работе рассматривалась характеристика документа как системного объекта, была описана структура документа, охарактеризована информационная составляющая документа, четко разграничено понятие «документная» и «документальная» информация.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.  Кушнаренко П.М. Документоведение: учебник для вузов / П.М. Кушнаренко. - М.: 2000. – 459 с.

2. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления: учебно-справочное пособие  / Т.В. Кузнецова. - М.: ИМПЭ, 1998. – 314 с.

3. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству / В.Н. Марков. -СПб.: Альфа, 2002. – 200 с.

4. Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей / Виноградов В.В.; - М., 1991. – 154 с.

5. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., 1997, с. 2 - 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р».

6. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 1991. – 302 с.

7. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практ. пособие по документационному обеспечению / М.В. Стенюков. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 1999. – 95 с.

8. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: справочное пособие / М.Т. Лихачев - М.: 1991. - 101 с.

9. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков -М.: Гардарики, 2004. – 154 с.

10. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие для вузов / А.В. Охотников, Е.А. Булавина –М.: ИКЦ Март, 2004.

11. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учебно-методическое пособие / Н.Б. Зиновьева -М.: Профиздат, 2003. - 99с.

12. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Т.В. Сиганова -Омск: Изд-во Омгу, 2004.- 71 с.

13. Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие / Ю.Д. Бахтеев, В.Ф. Захаров, И.Н. Наумов - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2003. - 67 с.

14. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.

15. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: терминологический словарь / Н.А. Кривошеева - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. - 19 с.

16. Плешкевич Е. А. Современные проблемы документоведения. – М.: 2006, -310 с.

17. Куняев Н.Н. Документоведение.: учебник / Н.Н. Куняев – М.: Логос, 2008. - 352 с.

[1] Кушнаренко П.М документоведение: Учебник для вузов. - М., 2000..

[2] Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., с. 55

[3] Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. - М.: ИМПЭ, 1998, с. 96.

[4] Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. –СПб:  Альфа, 2002, с. 48

[5] Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 1999, с. 144

[6] 4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 87 с.

[7] Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: терминологический словарь / Н.А. Кривошеева - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. – с. 12

[8] Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. - М., 1991.

[9]        Плешкевич Е. А. Современные проблемы документоведения. – М.: 2006, - с. 112

[10]ГОСТ Р 6.30-97. Требования к оформлению документов. - М.,1997., с.88