ВВЕДЕНИЕ 

    Выбранная мной тема контрольной работы «Виды номенклатуры дел. Методика разработки», является актуальной, так как документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

    Делопроизводство  как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.

    Номенклатура  дел это систематизированный  перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

    Цель  контрольной работы – изучение формирования номенклатуры дел на предприятиях, методика разработки.

    Задачи  контрольной работы:

1. Дать общую характеристику номенклатуры дел.
2. Рассмотреть виды номенклатуры дел.
3. Изучить требования к составлению и утверждению номенклатуры.
4. Проанализировать требования к заполнению формы номенклатуры дел.
5. Установить сроки хранения дел.

    При написании контрольной работы основной материал по составлению номенклатуры дел был взят из статьи Кузнецова И.Н. где более подробно дана общая характеристика номенклатуры дел, определение, а также перечень документов где изложены основные положения по составлению номенклатуры дел. В статье Пшенко А.В. наиболее ярко и подробно рассмотрены виды номенклатуры дел. Румынина Л.А. рассматривает этапы составления номенклатуры дел. А также обращает наше внимание на то что, при составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов. В статье Бобылевой М.П. установлены сроки хранения дел. Где говорится о том, что сроки хранения - одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

      

 

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

ВИДЫ  НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 
 

1.1 Общая характеристика  номенклатуры дел 

    В деятельности любой организации  оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

    После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".

    Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками  хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

    Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре - это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).

    Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Основных правилах работы ведомственных архивов и Государственной системе документационного обеспечения управления¹. 
 
 

2. Виды  номенклатуры дел

 

    Номенклатура  дел бывает трех видов - типовая, примерная и конкретная.

    Типовая номенклатура дел - устанавливает типовой состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

    Примерная номенклатура дел - устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

    Конкретная  номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

    Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.

    Независимо  от наличия типовой и примерной номенклатуры дел, каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве.²

 

ГЛАВА 2. ТРЕБОВАНИЕ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 
 

2.1 Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 

    Одним из первых этапов при составлении  номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

    При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования закрепленные в нормативных документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов³.

    Номенклатура  дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме Приложение на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения).

    Названиями  разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

    Номенклатура  дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется  на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

    Номенклатура  дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом  количестве экземпляров. Первый экземпляр  хранится в службе документационного обеспечения управления, второй - используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый - в государственном архиве.

    При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации, (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЭК организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

    Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    Номенклатура  дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

    После утверждения номенклатуры дел руководителем  организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.

    Номенклатура  дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и  как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

    В организациях, не передающих документы  на государственное хранение, разработанные  номенклатуры дел ежегодно рассматриваются  на заседании ЭК организации. После  одобрения ЭК номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.⁴

2.2 Заголовки и их составление в номенклатуре дел

 

    Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

    Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры дел.

    В номенклатуру дел включаются:

    - заголовки дел документов, составляемые  в данной организации;

    - заголовки дел документов, поступающие  в организацию (учреждение) из  других организаций;

    - заголовки дел документов общественных  организаций, подразделений действующих на общественных началах;

    - заголовки дел для группировки  документов с грифом "Для служебного  пользования" (ДСП) и справочные  картотеки, журналы учета документов  и изданий с грифом "ДСП";

    - дела временно действующих органов,  документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;

    - заголовки дел, не завершенных  делопроизводством дел ликвидированной  организации, правопреемником которой  является организация (учреждение).

    В номенклатуру дел заголовки печатных изданий не включаются.

    Основные  требования к содержанию заголовка:

    - четко и в обобщенной форме  отражать основное содержание  и состав документов дела (например, "Приказы ректора университета  по основной деятельности");

    - заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;