Ведения делопроизводства. Регистрация и учёт поступающих в организацию документов

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу пер­вой его страницы проставляется регистрационный штамп

              На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (ма­шинописным или рукописным способом):

      входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от15.01.2000 (№ 150               — порядковый номер поступающего доку­мента, начиная с 1января текущего               года, 15.01.2000 — дата по­ступления регистрируемого документа). Этот номер               и дата долж­ны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;

      от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Ок­сид»);

      количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);

      дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000№259/10);

      краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов.

              После первого этапа регистрации документы передаются на рас­смотрение руководителю учреждения или руководителям структур­ных подразделений.

              При передаче документов руководителю карточки после перво­го этапа регистрации помещаются временно в справочную карто­теку в раздел «Документы на докладе».

              Руководитель должен рассматривать документы в день их по­ступления(как нежелательное исключение — на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция дол­жна быть конкретной.

              Полностью заполненной карточки регистра­ции поступающих документов - приложение 1.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проанализировав свою работу можно сделать выводы в соответствии с задачами курсовой работы:

1.      Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

2.      Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы - централизованная, децентрализованная или смешанная.

3.      Вторыми по важности организационными документами после Положения о службе ДОУ являются положения о конкретных структурных подразделениях службы. У каждого структурного подразделения есть свои функции и задачи которые необходимо выполнять.

4.      Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функции. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизаций и форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления.

5.      Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию,                                          рассмотрение руководством, передачу на исполнение. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может       быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным     подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к       обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. -М.,2000.

2.      Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления / Под ред. Т.В Кузнецовой. - М., 2000.

3.      Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник. - Киев: Знания; КОО, 2000.

4.      Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учеб. пособие. - М.; ФОРУМ; ИНФРА-М, 2003.

5.      Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.; МЦФЭР, 2002.

6.      Л. А. Румынина «Документационное обеспечение управления» 6-е издание, 2008.

7.      А.Н Белов, А.А Белов «Делопроизводство и документооборот» 6-е издание, переработанное и дополненное, 2008.

8.      Н.Н Шувалова, А.Ю Иванова «Основы делопроизводства и язык служенного документа», 2007.

9.      М.И. Басаков «Справочник секретаря-референта»,2008.

10. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. Издательство "ПРИОР", 2007

11. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Издательство "ИндексМедиа", 2006

12. Кудряев В.А. «Организация работы с документами»М.: ИНФРА-М, 1998

13. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. 2-е изд. Новосибирск, 1997

14. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО 'Бизнес-школа Интел-Синтез', 1999

15. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. Сост. М.Т. Лихачев. -М.:Экономика,1991

16. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г.

17. ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

18. Н.Н. Шувалова, А.Ю. Иванова «Основы делопроизводства и язык служебного документа», 2007.

19. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.

20. ГОСТ  51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. - С. 2, п. 34
 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Полностью заполненная карточка регистра­ции поступающих документов

Оборотная сторона

[1] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28»

[2] ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

[3] Н.Н. Шувалова, А.Ю. Иванова «Основы делопроизводства и язык служебного документа», 2007

[*] В зарубежной практике документационного обеспечения управления все разнообразие подобных служб именуют термином «Офис», который получает хождение и в отечественном делопроизводстве.

[1] Большой энциклопедический словарь. - М., 1991. - С. 526.

[2] ГОСТ  51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. - С. 2, п. 34.

[3] В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании»

[4] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. - С. 2, п. 34

[5] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. - С. 2, п. 34

[6] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. - С. 2, п. 39

[7] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. - С. 2, п. 42

[8] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. - С. 2, п. 43

[1] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. - С. 2, п.

[1] Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

[2] Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

[3] Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

[4] Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
 

[5] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.