Унификация документов,её содержание,цели и задачи

Унификация  документов,её содержание,цели и задачи.

Под  унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. 
 
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. 
 
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм. 

Содержание  документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми. 
 
Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов. 
 
Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации — установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы. 
 
Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми выданной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке.     

Основными задачами совершенствования  форм документов следует  считать:

 

при унификации: 
 
·   целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации 
 
·   формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение. 
 
Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы. 
 
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий. 
 

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается  требование повышения информативности  и унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта  задача и решается методом стандартизации. 
 
Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация» 
 
Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами. 

Разрабатываемые унифицированные  формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 
Применяемые унифицированные формы документов — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке. 
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов. 
Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы документации включают: 
·   Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов; 
·   межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями стран СНГ; 
·   стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ; 
·   нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения 

При унификации документации проводят следующие  работы:  
 
·   устанавливают номенклатуру действующих форм; 
 
·   строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца; 
 
·   устанавливают общие синтаксические правила построения документа; 
 
·  устанавливают методы контроля исполнения документа. 
 
Работы по унификации документов являются необходимыми в различных видах экономической деятельности (статистике, финансовой деятельности, бухгалтерском учете и т.д.). 
 
Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). 
 

Комплексность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая — с помощью технических средств, третья — с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу. 
 
Целью разработки и совершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляpa. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний формулировку управленческого решения. 

  
Унифицированная система организационно-распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления. 
 
Состав унифицированных форм документов включается: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание. 
 
Унифицированные формы систематизированы по подсистемам: создание, реорганизация и ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и коммунальных предприятий; прием, перевод, увольнение; оформление отпусков и поощрений, наложение дисциплинарных взысканий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-нормативное и оперативно-информационное регулирование деятельности организаций, предприятий. 
 
 

Вывод 

Рассмотрев в  данной роботе историю унификации и  изменение документов, в данное время  в учебной и кадровой документации, можно сказать, что документ играет значимую роль деятельности любой организации. 
 
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. 
 
К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования во-первых, она должна быть своевременной, во- вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. 

Работа с документами  в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Но постоянно изменяющиеся условия жизни государства и  общества требуют непрерывного совершенствования  законодательных и нормативно-методических документов, внесения в них дополнений и изменений.

Список  использованных  источников.

  
1.   Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 354 с. 
 
2.   Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс», 2001. - 489 с. 
 
3.   Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов - на -дону РГЭЛ, 2000. - 243 с. 
 
4.  Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 2001. - 175 с. 
 
5.   Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД, 2001. - 458 с. 
 
6.   Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД, 2001. - 268 с.