Унифицированные системы управленческой деятельности

18

Содержание.

1.      Унифицированные системы управленческой деятельности…………...3

2.      Какие программы для подготовки документов используются в вашей организации?...............................................................................................18

3.      Практическое задание……………………………………………...…….19

Список используемой литературы……………………………………….21

1.      Унифицированные системы управленческой документации.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов.

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Основным направлением совершенствования документации является унификация форм документов.

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.[1]

До настоящего времени в документоведении не существует противоречивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию, нотариальные, судебные и другие.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации.

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации.

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.[2]

Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации – министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство здравоохранения Российской Федерации – за медицинские, Росархив Российской Федерации – за систему организационно-распорядительной документации.[3]

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

- единообразия построения форм документов;

- регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

- исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

- сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

- единства применяемой технологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

- определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

- установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

- документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации;

- документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;

- документация по распорядительной деятельности организации;

- документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

- документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;

- документация по приему на работу;

- документация по переводу на другую работу;

- документация по увольнению с работы;

- документация по оформлению отпусков;

- документация по оформлению поощрений;

- документация по оформлению дисциплинарных взысканий.[4]

2. Унифицированная система банковской документации:

- платежная документация по безналичным расчетам через банки;

- документация по кредитным операциям банков;

документация по контролю расходования средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

- документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

- выходная документация банков;

- документация по депозитарным операциям банков;

- платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

- документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков внутрибанковские формы документов;

- документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;

- выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;

- документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;

- документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

- бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.[5]

3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

- финансовая документация;

- отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

- документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

- документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

- документация по статистике труда;

- документация по статистике материальных ресурсов;

- документация по статистике финансов;

- документация по социальной статистике;

- документация по статистике промышленности;

- документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

- документация по статистике капитального строительства;

- документация по статистике внешнеэкономических связей;

- документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

- документация по статистике транспорта и связи;

- документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.[6]

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

- отчетная бухгалтерская документация;

- регистры бухгалтерского учета;

- первичная учетная документация.

6. Унифицированная система документации по труду:

- документация по состоянию рынка труда;

- документация по трудовым отношениям;

- документация по повышению квалификации работников органов по труду;

- документация по охране труда;

- документация по минимальным потребительским бюджетам;

- документация по обращениям в органы по труду.

7. Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации:

- документация по учету и распределению средств;

- документация по планово-экономической деятельности;

- документация по контрольно-проверочной деятельности.

8. Унифицированная система внешнеторговой документации:

- оперативно-коммерческая документация;

- товаросопроводительная документация;

- расчетная внешнеторговая документация;

- документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

- транспортная внешнеторговая документация;

-экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.[7]

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.

Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.

Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка занимает в объеме документации предприятия до 80%. В целях организации более эффективной работы предприятия, создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов. Чтобы написать, например, письмо, следует подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии и подписать.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

Документы объединяются в системы документов по функциональному признаку, образуя унифицированную систему документации – комплекс взаимосвязанных форм документов, для которых существует фиксированный набор реквизитов определенного наименования и формата значений, регламентированы правила построения форм и характер их использования.[8]

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1.      Государственный герб Российской Федерации;

2.      герб субъекта Российской Федерации;

3.      эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);