Требования к тексту распорядительной документации

     Введение 

     Процесс управления характерен разнообразием  и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и  стандартизации.

     Суть  унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. В настоящее время, например, в почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

     Унификация  в делопроизводстве может быть как  самостоятельной работой, так и  этапом в работе по стандартизации.

     Суть  стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

     Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные  виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет  о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или на их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).  
 
 
 

1. Требования  к текстам документов деловых  писем

 
 

    Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

- Изучение существующего вопроса;

- Подготовка и написание проекта текста письма;

- Согласование проекта письма;

- Подписание руководителем;

- Регистрация;

- Отправка.

   Рассмотрим эти этапы. Изучение  существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации  по данному вопросу, при необходимости  изучение законодательства по  существу вопроса, анализ предыдущих  обращений по данному вопросу  и поступивших ответов на них.  Затем приступают к составлению  текста письма. [1, c.344]

      Структура текста делового письма

   Написание текста письма является  трудоемким процессом. Важная  задача при составлении письма  — его информационное насыщение,  т. е. включение в него необходимого  количества информации. Письмо бывает  одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно  составляет содержание всего  письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных  писем может состоять из следующих  аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения...» В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

1. Общественную  позицию адресата в соотношении  с собственной;

2. Степень  знакомства, характер отношений;

3. Официальность/неофициальность  ситуации общения;

4. Этикетные  разрешения, действующие в данном  речевом коллективе.

При печатании  обращение выравнивается по центр.[4, c.458 ]

   Текст письма может заканчиваться  выражением ожидания исполнения  просьбы (гарантии, представления,  приглашения, напоминания), а также  формулой вежливости.Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

    В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль — это совокупность речевых  средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.

       Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1. Участники  делового общения — преимущественно  юридические лица — организации,  учреждения, предприятия, в лице  действующих от имени руководителей  и других должностных лиц;

2. Характер  и содержание информационных  взаимосвязей организаций достаточно  жестко регламентированы;

3. Предметом  делового общения выступает деятельность  организации: управленческая, производственная, экономическая,

научная, техническая и др.;

4. Управленческие  документы в подавляющем большинстве  ориентированы на конкретного  получателя;

5. Большинство  ситуаций, возникающих в деятельности  организаций и нуждающихся в  письменном оформлении, относятся  к повторяющимся, однотипным ситуациям.

        Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

    Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

- стандартизация изложения;

- нейтральный тон изложения;

- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;

- лаконичность, краткость изложения текста;

- использование языковых формул;

- использование терминов;

- применение лексических и графических сокращений;

- преобладание страдательных конструкций над действительными;

- употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

- использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

- преобладание простых распространенных предложений.

   Стандартизация деловой речи  охватывает все уровни языка  - и лексику, и морфологию, и  синтаксис. К настоящему времени  деловая речь накопила огромное  число терминов, оборотов, формул. Использование  готовых конструкций позволяет  не тратить время на поиск  определений, характеризующих стандартные  ситуации. Стандартизация деловой  речи значительно повышает информативность  документов, заметно облегчает их  восприятие, что способствует оптимизации  документооборота в целом.

   Нейтральный тон изложения - это  норма официального делового  общения, которая проявляется  в максимально строгом и сдержанном  характере изложения. Нейтральность  тона изложения исключает возможность  употребления в текстах экспрессивно  и эмоционально окрашенных языковых  средств (разговорной лексики  и междометий) образных средств  и слов, употребляемых в переносном  смысле. Информация, содержащаяся в  тексте письма, официальная по  своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).

   Однако нельзя считать, что  официальный документ вообще  лишен эмоций.

   Цель большинства документов - заинтересовать  адресата, убедить его, побудить  действовать в нужном для автора  направлении. Управленческий документ  не достигнет своей цели, если  будет лишен эмоционального подтекста,  однако эмоциональность должна  быть скрытой и достигаться  не языком, а содержанием. Она  должна быть скрыта за внешним  спокойным, нейтральным тоном  изложения. Точность изложения  предполагает однозначное понимание  содержания документа.

   Ясность и точность текста  определяется прежде всего правильностью  композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием  образных выражений.

   Лаконичность изложения текста  достигается экономным использованием  языковых средств, исключением  речевой избыточности - слов и  выражений, несущих дополнительный  смысл.

   Требование лаконичности, или краткости,  текста непосредственно связано  с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет  более четко формулировать тему  документа, экономно использовать  языковые средства, исключать лишние  слова, не несущие необходимой  информации, неоправданные повторы  и ненужные подробности.

   Письмо должно быть убедительным  независимо от того, кому оно  направляется, содержать точные  даты, бесспорные факты и выводы.

   Одна из особенностей деловой  речи - широкое употребление языковых  формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного  действия применяются следующие  выражения: 

- Сообщаем, что в период с... по...;

- Сообщаем, что по состоянию на...;

- Направляем  Вам согласованный...;

- Просим  Вас рассмотреть вопрос о...,

- Проверкой  установлено, что....;

- В связи  с отсутствием финансовой помощи...;

    Языковые формулы - это результат  унификации языковых средств,  используемых в повторяющихся  ситуациях. Кроме вы¬ражения типового  содержания, языковые формулы нередко  выступают как юридические значимые  компоненты текста, без которых  документ не обладает достаточной  юридической силой: