Требования к оформлению приказов по личному составу в унифицированной форме

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ 

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ФИЛИАЛ  В ГОРОДЕ СУРГУТЕ 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

По  дисциплине: «Документоведение»

По  теме: «Требования к оформлению приказов по личному составу в унифицированной форме» 
 
 
 
 
 

     

Выполнила: студентка 2 г.о. ОЗО Специальность: «Док. и ДОУ»

                  Наумова  А.А.

    Проверила: к.и.н. Еланцева О.П.

     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Сургут 2011 
 

содержание 

введение 3

1. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда 7 2. Оформление приказов 8   3. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу 9

4. Простые и сложные  приказы по личному  составу. 11

5. Требование к информации в приказах по личному составу  11

6. Наименование организации. 12

7. Наименование вида  документа.  13

8. Дата документа.  13

9. Регистрационный  номер документа..  13

10. Заголовок к тексту...  14

11. Текст документа..  15 

12. Визы согласования..  16

заключение 18

список  источников и литературы 20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     введение 

     Вся управленческая деятельность любой  организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить  к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

     Именно  поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Цели  контрольной работы – раскрыть важность документа в кадровом делопроизводстве и описать этапы работы по созданию приказов.

Задачи  контрольной работы:

1)   Перечислить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда;

2)    Описать процедуру оформления  приказов;

3)    Описать порядок подготовки проектов  приказов по личному составу;

4)    Рассказать про простые и сложные  приказы по личному составу;

5)    Раскрыть требования к информации  в приказах по личному составу;

6)  Описать требования к основным реквизитам приказов по личному составу:

-     Наименование организации.

-     Наименование вида документа.

-     Дата документа.

-     Регистрационный номер документа.

-     Заголовок к тексту.

-     Текст документа.

-     Визы согласования.

     Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно  руководствоваться законодательно-правовыми  актами о труде.

     Прежде  всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов¹. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

     Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

     Основополагающим  актом в работе с документами  является Федеральный закон «Об  информации, информационных технологиях  и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Прежде всего, Закон дает определение ключевых понятий: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий, собственник и владелец информационных ресурсов, пользователь (потребитель) информации². Унификация понятий и закрепление их в Законе имеет большое правовое и практическое значение.

     К пакету нормативно-методических документов по делопроизводству следует отнести «Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты», утвержденный 05.01.2004г., где оформление основных кадровых документов унифицировано³.

     Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД (класс 0200000)⁴.

     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти устанавливает  общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях⁵.

     Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются  обычно организацией, возглавляющей  отрасль, они учитывают специфику  отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»⁶. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

     Между тем, в настоящее время нет  государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность  за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых  для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.

 

      1. Унифицированные формы первичной  учетной документации по учету труда. 

      Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 №27н и  Госкомстата России от 29.05.1998 №57а  установлено, что первичные учетные  документы с 01.01.1999 принимаются к  учету, если они составлены по унифицированным  формам, утвержденным Госкомстатом России.

      Для учета труда и его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные формы  первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):

      №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

      №Т-1а  «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,

      №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника  на другую работу»,

      №Т-5а  «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

      №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

      №Т-6а  «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

      №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении  действия трудового договора (контракта) с работником»,

      №Т-8а  «Приказ (распоряжение) о прекращении  действия трудового договора (контракта) с работниками»,

      №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку»,

      №Т-9а  «Приказ (распоряжение) о направлении  работников в командировку»,

      №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении  работника»,

      №Т-11а  «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

      Госкомстат  России разработал и утвердил унифицированные  формы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и  применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.

     Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут  использоваться:

• как образцы для формирования нового документа;
• как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
• в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

     Независимо  от используемой технологии, правильно  составленные и полностью оформленные  проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.   
 

      2. Оформление приказов. 

      Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для  каждого действия), по простой форме, а могут оформляться  по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам.

      Поскольку приказы по кадрам принимаются к  учету бухгалтерией, то при их подготовке должны выполняться требования, установленные  п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

      а) наименование документа;

      б) дату составления документа;

      г) содержание хозяйственной операции;

      д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

      е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

      ж) личные подписи указанных лиц.

      Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно с делопроизводителями  разрабатывают бланки приказов, в  которых наряду с перечисленными в п.п. «а»-«в» реквизитами включает иные необходимые сведения. Какие  реквизиты необходимы, а какие  желательно внести в бланк приказа, кадровики определяют  в соответствии с новым стандартом делопроизводства, введенным в действие с 01.07.2003 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

      Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно и правильно  вписать соответствующие реквизит в нужном месте. Для кадровой службы значимыми являются отметки для  границ расположения даты документа и его регистрационный номер.

      Кроме того, в бланк приказа могут  быть включены ограничительные отметки  для границ зон расположения заголовка  к тексту.