Технологии конфиденциального докумкента

 

Содержание 
 

Введение __________________________________________________________3 

Глава 1. Информатизация архивного дела_______________________________4 

1. Понятие архивного  дела. Информатизация. Её объект и цели___________________________________4
2. Организация внедрения информационных технологий в архиве__4
3. Электронный документооборот и  его особенности применения в архиве _________________________________________________6
4. Базы данных в архивном деле______________________________9

 

Глава 2. Основные пути создания автоматизированной информационной службы____________________________________________________________13 

      2.1. Программа «Архивный фонд»________________________________

      2.2. «Программа информатизации архивного  дела в РФ»_____________14

      2.3. Подпрограммы федеральных программ развития архивного дела__15 

Заключение________________________________________________________26 

Список используемой литературы_____________________________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Введение

        В настоящее время  компьютеры не только выполняют работы, характерные для века информации, систематизируют и хранят данные, в том числе архивные документы, но и осуществляют операции, считавшиеся прежде сферой деятельности человека: решение задач и проблем, требующих логических рассуждений с использованием хранимой информации.

      Быстрое развитие электронной техники привело  к дальнейшему совершенствованию  информационных и архивных технологий; многие архивы оснастились персональными  компьютерами и настольными  издательскими  системами; появились новые возможности по обеспечению сохранности архивных документов, обеспечению их обработки и использования.

      В 1991 году участники международного совещания  архивистов, который проходил в Италии (г. Масерата), рассмотрели влияние  новых информационных технологий на теорию и практику архивного дела. Они отметили, что «никакие культурные или национальные традиции не устоят перед всеобъемлющей мощью информационных технологий», и даже, что «поразительные достижения ИТ потрясают наследие прошлого; разрыв радикалеи и перемены необратимы».

      Целью моей курсовой работы является изучение применения новых информационных технологий в архивном деле.

        Объектом курсовой работы, в данном случае, будет являться архивное дело, а предметом – новые информационные технологии и их применение в архивном деле.

Актуальность  этой темы, в том, что создание автоматизированного  научно-справочного  аппарата, баз  данных, содержащих электронные копии  документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей  архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы  информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными   органами государственной власти. 

  Архивисты уделяют много времени этой теме. 

  Глава 1. Информатизация архивного дела

  1.1. Понятие архивного  дела. Информатизация. Её объект и  цели.

Архивное  дело – отрасль деятельности общества (государства), охватывающая политические, правовые и практические аспекты хранения и организации использования архивных документов.[11;15]

Информатизации  архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

  Под объектом информатизации понимают функции  и направления работы архива, которые  эволюционируют в результате внедрения  современных ИТ.

 Цели информатизации архивного дела:

• Избавление труда архивиста от рутинных операций
• Повышение точности и оперативности учёта документов в архиве
• Получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов
• Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам
• Обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путём оцифровывания архивных документов (сканирования).

  1.2. Организация внедрения информационных технологий в архиве

  Для государственных архивов в 1995 году Росархивом была разработана концепция  информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997  - 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.

  В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном  архиве целесообразно создание интегрированной  интеграционной системы архива, реализованной  на унифицированном по отрасли программном  обеспечении. Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку  учёта м поиска архивных документов; контроль за обеспечением сохранности документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования документов архива.  

Успешное функционирование информационно-поисковой системы  во многом зависит от правильной организации  её в архиве. Разработка и её внедрение  осуществляется в несколько этапов:

1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации
2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных (структура БД, таблицы, поля, отчёты и т.д.). Постановка задачи и технического задания должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом.
3. Поиск подходящего под определённую задачу программного продукта и фирмы – системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надёжность выбранного вами приложения, солидность фирмы.
4. Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации – сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.
5. Создание, установка и адаптации программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе технического задания.
6. Сертифицирование и регистрация программного продукта
7. поддержка и обслуживание системы.

  Архивист  может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства  и недостатки программы с точки  зрения архивных технологий, внести предложения по её совершенствованию.

  1.3. Электронный документооборот

  Конец ХХ века ознаменовался стремительным  развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран  в эпоху электронной документации. Давно стали привычными такие понятия, как система управления базами данных, автоматизированная информационно-поисковая система, электронные системы управления предприятием и документооборотом.

  В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники прошлого к  электронной цифровой технике будущего. Вместе с тем, несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в  общем объёме документации, значительное число архивов ещё не принимает сегодня электронные документы на постоянное хранение

  В настоящее время в экономически развитых странах и в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают первичную информацию только на магнитных носителях. Электронные документы стали реальностью. Они приобретают всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.

  Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом  в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение, типа текстовых процессоров и электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга пользователей.

  По  мере того, как компьютерные приложения всё большее количество административных процедур, производимые ими электронные записи приобретали большее сходство с традиционными документами и меньшее – с числовыми файлами данных. В 1987 году в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что «через несколько лет большое количество  записей будут сохраняться только в электронной форме».¹[12;19]

Включение архивистов в группы разработчиков новых  информационных систем – одна из характерных  черт третьего, современного, этапа  развития архивов электронной документации на Западе. На Западе современный уровень компьютеризации «традиционных» архивов позволяет принимать на хранение документы на оптических дисках. В этих условиях роль существующих архивов машиночитаемых данных может свестись к передаточному звену между организациями и архивами.

Совершенствование методики экспертизы ценности электронных  документов – наиболее очевидный  результат исследований и дискуссий  архивистов разных стран. Однако он лишь косвенно связан с развитием информационных технологий. Без участия архивистов в создании электронных систем делопроизводства уже нельзя обойтись, даже если бы перестали появляться новые компьютерная техника и программные продукты.

  С начала 90-х годов популярность приобрела  концепция распределённых электронных  архивов. Суть её состоит в том, чтобы документы хранились в тех организациях, которые их создали.

Для того чтобы  организовать надёжное и постоянное хранение электронных документов, архив  должен или превратиться в музей  устаревающей техники и программных  средств, или перевести документы в новые компьютерные системы.

  Создание  музеев устаревших аппаратных и программных  средств периодически обсуждается  архивистами, но обычно откладывается  как слишком дорогой проект, так  как требует не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержания штата уникальных специалистов-техников.

Независимо от модели организации электронных  архивов реалии современного компьютерного  мира меняют представление об их вспомогательном значении в административно-управленческой практике. Архивы перестают быть просто физическим местом средоточия информации. Они накапливают опыт административных, финансовых и юридических условий хранения и использования информации, вмешиваются в разработку компьютерных систем и стандартов электронных данных. От того, насколько успешно архивы справятся со своими новыми обязанностями, зависят не только возможности историков ХХ1 века объективно судить о нашем времени, но и способность общества адаптироваться к кардинальным изменениям информационной среды.

4. Базы данных в архивном деле

  В архивном деле в основном применяется  технология баз данных, а также  другие информационные технологии (оцифрование  документов, сетевые технологии и  т. д.).

  Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учётные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учётные базы данных: Служат для обработки статистических массивов – учёта документов и дел в архиве, учёта использования, контроля за обеспечение сохранности и т.д.