Табель форм документов и альбом форм документов, применяемых в деятельности организации СКСиТ

 

     Содержание  

Ведение                                                                                                            стр. 3

1. Табель  форм документов и альбом форм  документов,

применяемых в деятельности организации СКСиТ                                    стр. 4                                    

2. Этикет  делового общения                                                                          стр. 9

Заключение                                                                                                     стр. 16

Список  литературы                                                                                        стр. 17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

     Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.

     Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

     Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами. 
 

     1. Табель форм документов  и альбом форм  документов, применяемых  в деятельности  организации СКСиТ.                                                           

     В целях оптимизации состава применяемых  в организации форм документов разрабатывается  Табель форм документов (далее - Табель).

     Табель - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных  для реализации функций и задач  управленческой деятельности, с характеристикой  их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

     В текущей деятельности организации  Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном  виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых  форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

     Актуальность  и неизбежность разработки Табеля становятся очевидны, когда организация осуществляет комплексную автоматизацию управленческой деятельности.

     Форма Табеля зависит от задач, которые  решаются при его разработке. К  ним относятся:

     - оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

     - классификация применяемых в  деятельности организации форм  документов по функциям и задачам  управленческой деятельности (или  по структурным подразделениям);

     - унификация и нормативное закрепление  процедуры подготовки (или ее  отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в  организации;

     - упорядочение в целом документационного  обеспечения организации в целях  повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизация документооборота организации.

     Форма Табеля выбирается с учетом специфики  деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля.

     Каждое  структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) целесообразным является параллельное ведение Табеля в электронном формате. В этом случае обновленные версии Табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.

     Работникам  организации запрещается создавать  документы, не включенные в Табель форм документов. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Кроме того, установление в табеле годовой потребности каждой формы позволяет определить потребность в количестве заказываемых организацией бланков.

     Табель  является превосходным инструментом оптимизации и «инвентаризации» форм документов организации именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

     Результаты  унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

     Альбом  форм документов организации разрабатывается  параллельно с Табелем.

     Одновременно  с заполнением карт документов отбираются образцы форм документов, которые формируются в самостоятельный массив, используемый для разработки Альбома форм документов.

     Альбом  форм документов организации - это сборник  эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

     Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для разновидности документа, и унифицированным текстом.

     Цель  разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

     При разработке унифицированных форм документов проводятся следующие виды работ:

     - формирование объекта унификации - исходного массива документов  по управленческим функциям и  задачам (в соответствии с Табелем);

     - анализ документов и обобщение  результатов анализа;

     - разработка эталонных образцов  унифицированных форм и формирование  Альбома форм документов.

     Унификации  могут подвергаться все создаваемые  в организации виды и разновидности  документов независимо от частоты их составления.

     Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля.

     Для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

     Альбом  форм документов содержит формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации  по функциям управления. Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов.

     Формы документов, включенные в Альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем организации.

     Альбом  форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном. Подлинник  на бумажном носителе в качестве эталонного образца хранится в службе ДОУ организации (канцелярии), электронная копия - в подразделении, отвечающем за разработку и применение Табеля и Альбома форм документов.

     В основе разработки унифицированных  текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - это информация повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная - индивидуальная для каждого конкретного документа информация. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и устанавливаются границы для внесения переменной информации при составлении документа.

     Формой  представления унифицированного текста могут быть связный текст (трафарет), таблица, анкета. В тексте допускается сочетание различных форм представления, например, текст в форме трафарета и таблицы.

     Применение  Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

     - соответствие используемых форм  документов решаемым задачам;

     - юридическую силу документов, подготавливаемым в организации;

     - оперативность реализации управленческих  функций организации;

     - сокращение затрат рабочего времени  на составление, оформление и  обработку документов.

     В процессе ведения Табеля и Альбома  в них включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов. Структурные подразделения, предлагающие формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности, должны представить соответствующее обоснование. Сведения о формах документов включаются в Табель и Альбом только с разрешения руководителя организации. 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Этикет делового  общения.     

     Одежда  и внешний вид.

     Хотя  и говорят, что провожают по уму, но принимают по одежке – эти же принципы действуют и когда человек приходит к вам на прием. И одежда одно из главнейших условий того, насколько хорошее сложиться у человека мнение о вас. Рокфеллер начал свой бизнес с того, что купил себе на последние деньги дорогой костюм и стал членом гольф-клуба.

     Я думаю, не стоит говорить о том, что  одежда должна быть опрятной, вычищенной и выглаженной. Но вот несколько советов по поводу того, как и в каких случаях нужно одеваться.

     Мужчинам  можно надевать любые костюмы  не ярких цветов.

     В официальной обстановке пиджак должен быть застегнут. В застегнутом пиджаке  входят в кабинет, к знакомым, в ресторан, в зрительный зал театра, сидят в президиуме или выступают с докладом, но при этом следует знать ,что нижнюю пуговицу пиджака никогда не застегивают. Расстегнуть пуговицы пиджака можно на обеде, ужине или сидя в кресле.

     Цвет  мужских носков должен быть в любом  случае темнее, чем костюм, что создает  переход от цвета костюма к  цвету обуви. Лакированная обувь  должна надеваться только к смокингу.