Створення оптимальних умов зберігання документів

Для виготовлення упаковок документів застосовують п'ять основних типів матеріалів: метали, картон, міцні пластмаси, поліетилен і комбіновані матеріали.

Розрізняють наступні види упаковок: коробки, папки, футляри, контейнери, пакети. Документи на паперовій основі, як правило, зберігаються в картонних коробках і папках. Картонні коробки є найдешевшими і поширеним видом упаковок документів у всіх архівах.

Проте при тривалому зберіганні картонні коробки утворюють пил, який, потрапляючи на документи, може викликати незворотні дефекти у вигляді подряпин, потертостей і т. д. Крім того, при тривалому зберіганні з картону виділяється перекис водню, який прискорює процес старіння документів.

Кінодокументи упаковують в стандартні металеві (жерстяні) коробки, які мають в своєму розпорядженні в горизонтальному положенні стопки по 5-6 штук. В металевих коробках зберігаються і мікрофільми. Металеві антикорозійні коробки або ящики для рулонів кінострічок і мікрофільмів є основним засобом зберігання в кіноархівах і в спеціалізованих сховищах державних архівів. Металеві коробки і контейнери мають високу механічну міцність.

При зберіганні в них магнітних стрічок вони є також своєрідним екраном, захищаючим фонодокументи від дії магнітних полів. Самим оптимальним матеріалом для виготовлення металевих коробок є сплав, що складається з 20% заліза і 80% нікелю.

Вживання комбінованих матеріалів дозволяє виготовити міцні водонепроникні упаковки (чотиришарові коробки з поліетилену, картону, станіолі і металу).

У даний час розроблені нові типи коробок для упаковки і зберігання документів з ударопрочних пластмас. Пластмасові коробки пиленепроникні, не схильні до впливу вологи, зручні для серійного виробництва. Для більшої герметизації упаковки коробки можуть бути забезпечені м'якими гумовими або пластмасовим ущільнювачем між кришкою і підставою. З ліквідацією автономії України та введенням загальноросійського адміністративного устрою історія українських архівів тісно пов’язана з архівним будівництвом у Російській імперії.

В 1782 р. територію Гетьманщини було поділено на Київське, Чернігівське і Новгород-Сіверське намісництва, перетворені в 1796 р. на Малоросійську губернію. Остання існувала до 1802 р., коли з неї було утворено Чернігівську і Полтавську губернії.

На запорозьких землях та південних полках Гетьманщини так званий Новосербський корпус 1764 р. був реорганізований у Новоросійську губернію. З 1775 р. Новоросію поділено на Азовську та Новоросійську губернії. З 1783 р. Новоросія стала називатися Катеринославським намісництвом, яке в 1796 р. було скасовано і утворено другу Новоросійську губернію.

Зміни в адміністративному управлінні українськими територіями впливали на долю архівних фондів. Архіви ліквідованих установ надходили у розпорядження нових адміністративно-територіальних органів.

У 1797 р. граф І. Салтиков, який управляв Малоросією на правах генерал-губернатора, в листі до малоросійського губернатора Я. Бакуринського порушував питання про організацію в губернському місті Чернігові "архива всех дел до Малороссии касающихся й в различных тестах, без призрения оставленных... позначенню в Чернигове дома прочного й способного ко вмещению всех тех бумаг". Для "розбирання всех дел, приведения их в порядок" намісник призначав чиновників. Так, архів колишньої Малоросійської колегії було передано до Чернігівського губернського правління. В архіві Київського губернського правління зосереджувалися в різний час архівні документи Київського магістрату, справи Малоросійської колегії, архіви полкових канцелярій і судів. У Катеринославському губернському архіві було об'єднано архіви колишніх Новоросійської і Азовської губернських канцелярій (1764-1784 рр.) Катеринославського намісництва (1784-1796 рр.), другої Новоросійської губернії (1797-1802 рр.), генерал-губернаторських канцелярій, фортеці Святого Димитрія.

Уряд Московської держави, а пізніше й уряд Російської імперії активно впливав на внутрішнє життя України, в тому числі й на організацію канцелярської справи наприкінці XVIII ст.

"Генеральний регламент" (так звався загальний статут усіх петровських колегій), виданий Петром I 1720 року, став обов’язковим для всіх установ Російської імперії. Тут доречно згадати, що сам термін "архів" починає вживатися в законодавчих пам’ятках Росії з Петра I.

Він був першим, хто визначив це поняття і встановив порядок ведення поточного діловодства та зберігання завершених справ. Імператорський уряд у XVIII ст. дбав про безпечні архівні приміщення, про що свідчить наказ Сенату від 26 січня 1737 р. про каменные палаты со оводами и полами каменными и с затворы у дверей й окон, й с решетками железными", про точну реєстрацію архівних матеріалів, складання "роспісних спісков" воєводами, про концентрацію архівного матеріалу уже скасованих установ в одному місці і т. ін.

Указом від 21 січня 1726 р. було наказано замінити стовпці книгами і зшитками. Важливе значення мав закон про трирічне перебування справ у канцелярії, після чого вони обов’язково передавалися до архіву. З метою забезпечення схоронності архіві заборонялося виносити з них документи. Усі ці заходи свідчать про прагнення організувати архівну справу якомога доцільніше, щоб справи не губилися і не нищилися, щоб у разі потреби було зручно користуватися.

Разом з тим, епоха Петра I так глибоко порушила звичайний хід справ, утворила стільки нових і знищила старих установ, що давніші архівні фонди, втративши свою актуальність і практичне значення, опинилися в становищі непотрібного додатка до архівів нових установ; їх переміщували з місця на місце. Коштів на утримання архівів було мало; не тільки не будувалися "кам’яні палати", а й існуючі дерев’яні були такі тісні, що буквально були "забиті" справами, так що й користувалися ними за потреби було важко.

Для впорядкування старих архівів були потрібні працівники, знайомі зі старовинним діловодством та мовою, палеографією, а їх, як правило, не вистачало. Описи на документи складалися неточно, недбало. Описи на документи складалися неточно, недбало. Тому розпорядження влади щодо архівів найчастіше не виконувалися. Чимало документів гинуло від недбалого зберігання.

У XVІІІ ст. відбулися значні зміни в архівній справі. Стовпці не відповідали потребам зростаючої довідкової роботи. Під впливом розвитку друкарства і з метою поліпшення збереження документів у діловодство стало впроваджуватися ведення справ на аркушах книг і зошитів.

Важливу роль у цьому зіграла зацікавленість уряду в економії писального матеріалу. В указі про скасування стовпцового діловодства говорилося, що раніше "писали в стовпці на одній сторінці й у тім виходило папера багато... А як учнут писати в лист, і на обох сторонах зошита, витрати паперу буде менше". У 1700-1726 рр. стовпцове діловодство було скасовано, що вплинуло на архівну справу.

У низці указів і інструкцій давалися вказівки про необхідність правильного догляду за документами різних видів і форм. Так, в інструкції 1720 р. пропонувалося в архіві Вотчинної колегії матеріали в стовпцях перебрати і переклеїти, документи дбайливо зберігати, складати на них реєстри, описи і т. д.

Диференційовано було потрібно розбирати й описувати "кореспонденцію... на іноземних мовах", "різних персон листа", "Наказового столу справи" і "Гетьманського повытья справи", тобто матеріали дипломатичного характеру, що відносяться до України.

Інструкція наказувала дбайливо відноситися до документів, піклуватися про їхню схоронність. Стовпці пропонувалося розклеїти, а отримані аркуші ("сстави") переплести в книги. Виділені в допомогу канцеляристи повинні були розбирати просту документацію, а секретні справи "розбирати йому архіваріусу самому". Це робилося для того, щоб уникнути витоку секретної інформації.

По Генеральному регламенті посада архіваріуса як керівника архіву була єдиною. Він виконував поточну роботу. Якщо в архіві починалася робота з упорядкування справ, складання описів, алфавітів і інших довідників, то сюди відряджалися на час канцеляристи і копіїсти, в основному з установ-фондоутворювачів.

На службовців архіву лежали обов’язки "наглядати й охороняти" документи і здійснювати довідкову роботу. Для обліку велися журнальні щоденні записи, за більш тривалі проміжки часу складалися звіти. Старшим службовцем пропонувалося стежити за молодшими, щоб вони не "нудьгували за описом".

Якісний рівень архівних довідників був низьким. При переклеюванні стовпців справи часто змішувалися, заголовки в ряді випадків не відповідали змісту справ, нерідко книги вписувалися в опис без заголовка, а лише з позначенням номера і гола.

Тривалість робочого дня архівістів за Генеральним регламентом складала шоста година. Але вже в середині XVІІІ ст. співробітникам архівів приходилося працювати по 14 і навіть 16 годин. Якщо ж довідка чи копії документів були потрібні якому-небудь чиновнику, то адміністрація діяла за принципом "примусити піддяних", тобто не випускати співробітників з архіву, поки робота не буде довершена. До кінця XVІІІ в. тривалість робочого дня скоротилася до восьми годин.

Засобу на потреби архівів відпускалися явно недостатні. Положення з устаткуванням залишало бажати кращого. До кінця XVІІІ в. архіви були постачені шафами і полками, але, як правило, у недостатній кількості. Тому документи складали в шухляди чи просто звалювали на підлогу.

У XVІІІ в. виявилися два підходи до організації збереження документів. У "поточних" архівах діючих установ в основному зберігався колишній порядок класифікації архівних справ, вироблений ще в канцеляріях. Це спостерігалося й у центральних, і в місцевих архівах.

Всередині документальних масивів джерела розділялися по тематичному, хронологічному й іншому принципах. Це робилося, головним чином, для кращого використання матеріалів. Таким чином, у "поточних" архівах продовжував домінувати принцип походження – "провеніенції". Виключення з цього правила викликалися поганими умовами збереження, частими переміщеннями архівних фондів і т. д.

В історичних архівах починає виявлятися інший підхід, що у своїй основі можна назвати бібліографічним: кожен окремий документ розглядався як самостійний об’єкт і прирівнювався в класифікаційному відношенні до книги. Документи стали класифікуватися за предметною ознакою, на основі твердих формально-логічних схем.

Висновок

У зв'язку з швидкими і глобальними змінами, що відбулися і що відбуваються в нашій країні і суспільстві, зростанням і підвищенням науково -технічного та організаційно-економічного рівня незмірно зросла роль документаційного багатства, чіткіше визначаються основні функції архівних та інших інформаційних установ: зберігання, необхідної суспільству, ретроспективної інформації і забезпечення користувачів цією інформацією. З цієї точки зору інформаційний центр, бібліотека або музей, як сховища ретроспективної інформації, мало відрізняється від архіву.

З іншого боку, організація читальних і виставкових залів в архівних установах і надання користувачам необхідної інформації робить архіви схожими на інформаційні центри, бібліотеки, музеї. Однак є й принципові відмінності архівів від інших інформаційних установ. Архіви - це унікальні хранителі "пам'яті людства", державні центри зосередження документальних пам'ятників історії, науки і культури.

У нашій країні налічується понад 4 тис. державних архівів і тисячі відомчих архівів, що утворюють розгалужену мережу. В інших галузях функціонують аналогічні документальні мережі, зокрема,інформаційна та бібліотечна.

Забезпечення збереження документів є науково-технічною проблемою, включаючи питання науково-дослідного, організаційного таметодичного характеру. Основна увага архівні установи зосередили на підвищенні наукового рівня, ефективності та якості роботи, зміцненні матеріально-технічної бази, впровадженні технічних досягнень у практику. Пильна увага концентрується на пріоритетних напрямах архівної області, і перш за все на оновлення основних виробничих фондів, технічне переозброєння та реконструкції діючих установ і лабораторій, а також будівництві сучасних архівосховищ.

Обмежені можливості традиційних методів обробки великих обсягів архівної інформації зумовили необхідність вдосконалення і розвитку системи науково-довідкового апарату .

Список літератури

1. ГОСТ Р 6.30-97 УСД УСОРД. Вимоги до оформлення документів. - М.,

1998р.-19с.

2. СТП УрПК-1-2000. Вимоги до оформлення текстової документації. -

Новоуральське, 2000.-27с.

3. Основні правила роботи державних архівів СРСР. - М., 1984 .-

174с.