Стенографія. Текстове документування

- Автоматичні  - представляють собою точне відтворення  документа засобами фотографії, печатки, репрографії.

За часом відтворення  копії діляться на:

- Одночасні - виникають  одночасно з оригіналом (наприклад,  при написанні через копіювальний  папір);

- Пізніші копії  (можуть створюватися через багато  років і тисячі років).

За ступенем точності, близькості до оригіналу копії можуть бути:

- Графічно тотожні  (факсимільні) - фотографічні, гектографіческіе, стеклографіческіе, ксерокопії і  т.п., в т.ч. із змінним масштабом зображення;

- Частково тотожні  - зазвичай виготовлені під копірку  разом з оригіналом. На копії  не відтворюються друкарські  елементи бланка документа; 

 - графічно не тотожні копії - копії, зняті від руки, машинописним або друкарським способом;

- мальовані копії - максимально відтворюють зовнішній вигляд (почерк, розміщення тексту, посвідчувальні написи) оригіналу.

У зв'язку з використанням  для виготовлення документів нових  інформаційних технологій, комп'ютерної  периферії, перш за все принтерів, з'явилися  досить специфічні копії. Справа в тому, що багато принтерні роздруківки  не мають оригіналів, або їх отримують  з тимчасово існуючого оригіналу, зокрема, з проміжного екранного (дисплейного). А в перспективі роль тимчасового оригіналу "формується з голосу або з комп'ютерною авторучки і корректіруемие в тому ж режимі електронний варіант тимчасово існуючого оригіналу.

За способом посвідчення  копії розрізняються наступним чином:

- Авторизовані, тобто. засвідчені автором;

- Завірені - копії,  засвідчені посадовою особою. Завірена  копія - це копія документа,  на якій відповідно до встановленого  порядку проставляють необхідні  реквізити, що додають їй юридичну  силу. У свою чергу, завірені  копії діляться на нотаріальні  та копії з документів для  внутрішніх потреб будь-якої установи, організації, підприємства. Нотаріальні  копії документів призначаються,  як правило, для пред'явлення  іншим установам (наприклад, з  документів про освіту, стаж роботи, народження, шлюб; копії з документів, пов'язаних з отриманням матеріальних цінностей). Копії з документів для внутрішніх потреб зазвичай засвідчуються підписом відповідальної особи, наприклад, начальника канцелярії і, в разі необхідності, печаткою. Можуть бути й просто завірені копії, наприклад, виписки з документів, завірені підписом секретаря. 
 

5.Документоутворюючі ознаки та юридична сила документа 

Будь-який документ володіє певним набором ознак, безпосередньо  пов'язаних з його основними функціями  і властивостями. Перш за все, інформація фіксується будь-ким на матеріальному  носієві з певною метою, тобто  документована інформація завжди має  автора. Автор документа - це "фізична  або юридична особа, яка створила документ". Авторство є найважливішою  ознакою документа.

Авторами службових  документів, починаючи з 19 століття, стали вважати установи, організації, підприємства, оскільки посадові особи, які підписують службові документи, виступають лише представниками цих  установ. Разом з тим авторами документів можуть бути і окремі особи. Автори можуть бути індивідуальні та колективні (якщо на документі більше одного підпису). Авторство може відповідати  підпису, якщо автор оголошує себе; може бути анонімним (якщо автор приховує своє ім'я) або псевдонімності (якщо автор приховує своє ім'я під іншим, вигаданим ім'ям).

Важливим документообразующією ознакою є найменування виду документа (наказ, довідка, заява тощо). Воно дозволяє отримати першу саме загальне уявлення про документ, його юридичної значимості.

До числа найважливіших  ознак документованої інформації відноситься  датування документа. Дата - це час  створення документа. Однак інформація про це може бути зафіксована по-різному. Звідси дати розрізняють:

- Точні (час  створення документа вказується  точно);

- Наближені (час  створення документа визначається  на основі аналізу його змісту, авторства, згадуються в ньому подій і т.п.);

- Ймовірні (час  створення встановлюється шляхом  зіставлення окремих документів  або навіть їх комплексів, аналізу  зовнішніх ознак документа і  т.д.).

Дата створення  документа необхідна для правової оцінки в ньому інформації, а також  для оцінки відносин, що виникають, змінюються або припиняються у зв'язку з висловленням в документі волі органу управління. Якщо в документі  хоча б на один день зміщена дата, то "фактичні відносини, що склалися на основі має правове значення інформації, можуть розцінюватися як незаконні".

Достовірність документованої інформації підтверджується посвідченням документа, тобто підписом, печаткою, грифом затвердження.

У сукупності розглянуті документообразующіе ознаки надають  документу необхідну юридичну силу. Інакше кажучи, недотримання умов, правил документування може мати відповідні правові наслідки. Разом з тим  слід зазначити, що юридична сила документа  залежить також від дотримання та ряду інших умов. Перш за все вона базується на чинному законодавстві, яке надає безперечність, обов'язковість  документа для того кола осіб, які  будуть засновувати на ньому свої дії. Крім того, юридична сила документа  залежить від функцій, прав, обов'язків, тобто від компетенції органу управління або посадової особи. Документ, виданий некомпетентним, не уповноваженою на те особою або  оформлений без попередньої згоди, не буде вважатися законним. Таким  чином, згідно з ГОСТом, юридична сила документа - це "властивість офіційного документа, повідомляє йому чинним законодавством, компетенцією який його видав органу та встановленим порядком оформлення". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Висновки 

Виходячи з  усього викладеного вище, можна зробити наступні висновки:

Залежно від використовуваних засобів документації розрізняють  способи документування. Текстове документування - спосіб реєстрації інформації за допомогою  писемності.

Документи можуть бути оригіналами, а можуть бути копіями, що не мають юридичної сили.

Існує безліч способів підробки документів, однак фальсифікація  у всіх країнах карається законом.

Документування  передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для  кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичну силу створюваних  документів. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Література 

1. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007
2. Демушкин А.С. Организация распознания подделок документов // Секретарское дело. 1999. № 4. С.21-27
3. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ,  2003
4. Козлов В.П. Тайны фальсификации. Анализ подделок исторических источников 18-19 веков. М.: Аспект-Пресс, 1996.
5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. -  Киев: Знання, 2000
6. Новосёлов В.И. Юридическая сила документа // Советские архивы. 1971. № 1. С.57-63.