Справка как вид документа

     4. Справка может состоять из  нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояснения и ссылки.

     5. Справки по производственной  тематике составляются в двух  экземплярах, один из которых  отправляется адресату, другой - подшивается  в дело.

     6. Адресат оформляется как и  на других ОРД, но без указания почтового адресата.

       Наиболее многочисленны разновидности   справок личного характера, выдаваемых  гражданам о подтверждении места  работы, заработной платы, месте  проживания и т.д.:

     а)  такие справки составляются на  бланке и содержат реквизиты  - вид документа (справка), дату, индекс, текст, подпись, печать;

     б)  текст должен начинаться с  указания в именительном падеже  фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения;

     в)  в конце текста необходимо  указать учреждение, куда данная справка представляется;

     г)  если есть адресат, в конце  текста не указывается, куда  направляется справка; 

     д)  в тексте справки не должно  быть архаичных оборотов: “настоящая  справка”, “действительно проживает”, “действительно работает”; следует писать: “дана для предоставления в (ЖЭК, школу № , райполком и т.д.);

     е)  для удобства оформления справок   личного характера можно подготовить  трафареты текста с последующим  заполнением недостающих сведений;

     ж)  оформляются такие справки в   одном экземпляре. 

 

 

 

 

 

Составление и оформление справки

Внешние справки

Итак, по требованиям  ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться  на общем бланке или бланке конкретного  вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие:

– Государственный  герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или  эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания);

– наименование организации;

– наименование вида документа (СПРАВКА);

– дата документа;

– регистрационный  номер документа;

– место составления  или издания документа;

– заголовок  к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

– текст документа;

– адресат;

– текст документа;

– подпись;

– оттиск печати (для справкок биографического или  финансового характера).

     Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.

    Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.

    Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.

    Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.

    Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».

    Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.

    Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).

    Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

    Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.

    В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».

     Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.

    В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается

    При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним – главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).

    Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа – СПРАВКА.

 

 

 

 

 

 

 

 

Внутренние  справки

     При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210 . 297 мм) или А5 (148 . 210 мм). При этом в составе реквизитов есть отличия – на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты:

– наименование структурного подразделения – автора документа;

– наименование вида документа (СПРАВКА);

– дата документа;

– регистрационный  номер документа;

– заголовок  к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);

– текст документа;

– адресат;

– подпись (подписывается  руководителем структурного подразделения  или специалистом-составителем, при  этом указывается должность в  сокращенном варианте – без наименования организации).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Примеры составления и оформления справки.

 

 

Администрация Ивановской области

Комитет по делам  архивов Зав. отделом соц. защиты населения

Государственный архив Петровского района Ивановской области

 

СПРАВКА А.Н. Кринцову

03.11.2001 №11

г. Иваново

 

О наличии документов по трудовому стажу

 

За 1941-1950 гг.

 

В документах Государственного архива Ивановской области имеются  документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работавших в 1941-1950 гг. на предприятиях и организациях Петровского района:

 

Завод расточных станков - за 1941-1944 гг.,

Колхоз "Светлый  путь" - за 19480-1950 гг.

Директор архива <Личная подпись > Р.П. Суконцев

И.И. Чернова

5 18 48

 

 

 

Угловой штамп           СПРАВКА     12.03.2003        №  32 г. Кемерово О НАЛИЧИИ СТРОЙМАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДЕ № 3

Начальнику Кировского Райжилуправления  г. Кемерово Игнатову М.Н.

 

 

На складе № 3 имеются следующие  строительные материалы:

1. Доски половые – 150 куб.м

2. Паркет – 300 кв.м

3. Линолеум – 250м

4. Краска масляная – 1200 кг

 

Зав.складом                                         А.Б. Петров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Угловой штамп           СПРАВКА   15.03.2003        № 1-10/12 г. Кемерово О МЕСТЕ УЧЕБЫ

Кемеровский Государственный Университет  Вечерние подготовительные курсы

 

Шерина Юлия Валентиновна учится в  школе № 28 Ленинского района г. Кемерово в 11 «в» классе.

Дана для предъявления на подготовительные курсы.

 

 

Директор                                             Т.П. Васильцова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

На основе изложенного  материала в данной контрольной  работе можно сделать следующие  выводы, что:

Информационно-справочные документы  – это наиболее многочисленные группы документов, они содержат информацию о фактическом положении дел, которая принимается к сведению и может являться основанием для принятия решения.

Справка - это документ информационного  характера, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера (о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания).

         Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

        Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  литературы

 

1. Байкова И.Ю. настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М., 2008. - 352 с.
2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб. Пособие. - 2 изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д, 2001. - 320 с.
3. Басовская Е.Н., Быкова Т.А. «Делопроизводство».
4. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2 изд. - СПб., 2007. - 272 с.
5. Веселов П.В. Вы – секретарь. – М.: Недра, 1993. – 121с.
6. Государственный стандарт РФ «Унифицированные системы документации».
7. ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Из-во стандартов. 1984. – 38с.
8. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. – М.: Высшая школа, 1991. – 172с.
9. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1981. – 158с.
10. Лопатникова Е.А.  «Делопроизводство».