Состав и назначение кадровой документации

      Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

      Например, трудовая книжка является основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. Однако сокращения в записях, «перехлесты» в сроках увольнения и приема на работу, неточности в датах, написании фамилии работника и названиях организаций, где он работал, - вот далеко не полный перечень весьма распространенных ошибок, которые допускают кадровики.

      Так, статьей 27 Федерального закона от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях  в Российской Федерации» предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

      Кроме того, в случае потери трудовой книжки именно кадровые документы (приказ о  приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и другие) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.

      Порядок обеспечения граждан пособиями  по государственному социальному страхованию  предусматривает, что пособия назначаются  по месту работы рабочего и служащего, то есть там, «где находится его трудовая книжка», как уточняется в пункте 100 «Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию» утвержденного Постановлением Президиума Всесоюзного центрального совета профессиональных союзов от 12 ноября 1984 года №13-6.

      Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.

      Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

      ·   Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры  у конкретного работодателя.

      ·   Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.

      ·   Регламентировать взаимоотношения  работника и работодателя. Ведение  кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

      ·   Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

      ·   Разрешить трудовые споры. Очень  часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции  работодателя при возникновении  конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным, поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком - организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

      Однако, это далеко не все. Главное значение кадровой документации - придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся  система кадровой документации устанавливает  определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

      2. Классификация кадровой документации 

      В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под  обобщающим названием «кадровая  документация». В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы. На рис. 1 представлена система кадровой документации.

      Рис. 1. Система кадровой документации 

      Весь  комплекс этих документов можно систематизировать  по различным признакам.

      Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

      1. Документы по учету личного  состава работников, к которым  относятся приказы о приеме  на работу, переводе на другую  работу, предоставлении отпуска,  увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»«.

      2. Вторую группу составляют документы,  связанные с осуществлением функций  по управлению персоналом и  организацией труда (правила внутреннего  трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

      Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

      1. Документация по приему на работу:

      - заявление о приеме на работу;

      - контракт о назначении на должность;

      - приказ о приеме на работу;

      - протокол общего собрания трудового  коллектива о приеме на работу.

      2. Документация по переводу на  другую работу:

      - заявление о переводе на другую  работу;

      - представление о переводе на  другую работу;

      - приказ о переводе на другую работу.

      3. Документация по увольнению с работы:

      - заявление об увольнении;

      - приказ об увольнении;

      протокол  общего собрания трудового коллектива об увольнении.

      4. Документация по оформлению отпусков:

      - график отпусков;

      - заявление о предоставлении отпуска;

      - приказ о предоставлении отпуска.

      5. Документация по оформлению поощрений:

      - представление о поощрении;

      - приказ о поощрении;

      - протокол общего собрания трудового  коллектива о поощрении.

      6. Документация по оформлению дисциплинарных  взысканий:

      - докладная записка о нарушении  трудовой дисциплины;

      - объяснительная записка о нарушении  трудовой дисциплины;

      - приказ о наложении дисциплинарного  взыскания;

      - протокол общего собрания трудового  коллектива о наложении дисциплинарного  взыскания.

      Исходя  из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов (рисунок 2):

      1. Организационно-правовая документация:

      - правила внутреннего трудового  распорядка;

      - штатное расписание;

      - положение о структурном подразделении;

      - график отпусков;

      - должностные инструкции.

      2. Персональная документация:

      - трудовая книжка;

      - личное дело;

      - личная карточка работника.

      Рис. 2 – Система кадровых документов по функциональному назначению 

      3. Договорная документация:

      - коллективный договор (соглашение);

      - трудовой договор.

      4. Распорядительная документация:

      - приказы по личному составу.

      5. Учетная кадровая документация:

      - учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

      - документация по учету рабочего  времени и расчетов с персоналом;

      6. Информационно-справочная документация.

      Состав  документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку  с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

      Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

      Перечислим  основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:

      1. Федеральный уровень:

      - Конституция Российской Федерации;

      - Трудовой кодекс Российской Федерации;

      - Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Росийской Федерации»;

      - Федеральный закон от 27 июля 2006 года  №149-ФЗ «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации»;

      - Федеральный закон от 17 декабря  2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

      - Постановление Правительства Российской  Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;