Служебная документация

     – копия документа – точное воспроизведение  подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия  содержит все реквизиты документа  и отражает особенности их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);

     – дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

     8. По наименованию: приказ, справка,  служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;

     9. По срокам хранения:

     – документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для  науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

     – документы, имеющие длительные сроки  хранения – свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

     – документы временного хранения –  до 10 лет;

     10. По происхождению:

     – служебные документы (затрагивают  интересы организации, предприятия);

     – личные документы (касаются интересов  конкретного лица и являются именными).

     11. По срокам исполнения:

     – срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

     – несрочные документы, для которых  срок исполнения не установлен.

О том, как  оформлять различные типы документов, говориться в следующем разделе. 
3. Оформление служебных документов 

     В документах, оформляемых на двух и  более страницах, вторая и последующие  страницы должны быть пронумерованы, причём на первой странице цифра «1» не ставится. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края.

     Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два интервала. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1.5 - 2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывается несколькими лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2 - 4 межстрочных интервала.   
 
 
 
 
 
 
 
 

 

4. Типичные ошибки в оформлении служебных документов 

     В деловой коммуникации, предполагающей прием и передачу сообщений в устной или письменной форме, переработку информации, реактивные действия партнеров по коммуникации, трудно избежать ошибок. Однако ограничить их число возможно. Для этого еще до начала переговорного процесса стоит отметить в программах или планах деятельности те пункты, которые нужно уточнить, чтобы не допустить отдельных ошибок.

     Анализ  наиболее часто встречающихся ошибок в деловой коммуникации позволил нам сделать вывод, что большинство отрицательных результатов, несоответствие намеченным параметрам взаимодействия, непонимание между участниками общения возникает из-за отсутствия или недостаточной развитости речевых навыков и умений в устном и письменном деловом общении. В связи с этим всегда остается актуальным вопрос о необходимости овладения стилистикой официально-делового общения, лексическими и грамматическими навыками построения текстов сообщений, обращений, протоколов, договоров, выступлений.

     Анализируя  информационные материалы, подготовленные для использования в процессе коммуникации, мы обратили внимание на следующие показатели их совершенства:

     • Соблюдение грамматических и стилистических правил.

     • Подбор слов, точно соответствующих  замыслу контактов.

     • Простота и краткость изложения  содержания.

     • Интересность и убедительность: отсутствие лишних слов, конкретность, использование экспрессивной лексики и выражений позитивного плана, выраженная адресность текстов.

     • Достоверность и точность.

     Приведем  пример. Обсуждая необходимость переговоров  и договариваясь о дате их проведения, стороны обмениваются деловыми письмами и знакомят друг друга с новой информацией, актуальной для подготовки переговоров. Проанализируем следующее письмо.

     Уважаемые коллеги!

     Ваше  предложение о  проведении переговоров  с целью более  детального обсуждения возможностей и форм сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива.

     Мы  рады будем как  можно скорее сесть  с вами за стол переговоров.

     Надеемся, что вы согласитесь  с необходимостью проанализировать последние  информационные материалы и публикации, которые дают представление о тех или иных факторах в сегодняшнем положении фирм.

     Ждем  вашего ответа и предложения  о дате переговоров.

     С уважением, директор фирмы «N» Иванов С.Б.

     Отметим показатели совершенства (или несовершенства) текста в этом деловом письме.

     Во-первых, письмо проникнуто желанием авторов  поставить себя в зависимое положение  по отношению к адресату, польстить, подстроиться... В деловой переписке  это недопустимый просчет.

     Во-вторых, растянуто изложение четырех  простых и конкретных положений: получили ваше письмо; готовы к переговорам) предлагаем обменяться дополнительной (новой) информацией; рассмотрим ваш вариант даты переговоров. Не призывая к «телеграфному» варианту подачи информации, отметим все-таки, что деловые письма должны отличаться краткостью, четкостью, простотой слога.

     В третьих, у авторов письма смутные  понятия о стилистических правилах составления деловых текстов. Так, выражение ...вызвало горячее одобрение  всего нашего коллектива явно заимствовано из выступления на профсоюзном собрании, а фраза Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров – из бытового разговора на эту тему.

     Слова информационные материалы и публикации вызывают вопрос: разве публикации не относятся к информационным материалам?

     В-четвертых, использование слов, не соответствующих замыслу обращения. Как следует понимать …представление о тех или иным факторах в сегодняшнем положении фирм? Фактор в смысле каких-либо существенных обстоятельств в процессе, явлении (например, фактор времени) или сами события, явления (т.е. факты), изложение которых дает нужную информацию? К сожалению, понятия фактор и факт путают очень часто.

     В-пятых, никакой конкретностью и точностью  не дополняет письмо просьба о  предоставлении «тех или иных» факторов.

     В-шестых, в заключительной части делового письма подобного типа не обязательно обозначать должность отправителя, а его инициалы должны предварять фамилию. Конечно все эти «тонкости» оформления деловых текстов можно считать второстепенными по сравнению с предметным содержанием. Однако попытайтесь сравнить приведенное выше письмо и со следующий его вариант:

     Уважаемые коллеги!

     Благодарим  вас за предложение  провести переговоры по обсуждению форм сотрудничества наших  фирм.

     Предлагаем  вам до начала переговоров  обменяться актуальной в данный момент информацией о деятельности фирм.

     Готовы  рассмотреть ваши предложения по проведению переговоров, месту, времени, составу  делегаций.

     Высылаем  вам наши новые  рекламные проспекты  с самой свежей информацией о  характере деятельности подразделений нашей фирмы.

     Надеемся  на плодотворное сотрудничество.

     С уважением, С.Б. Иванов 
 
 
 
 
 

 

5. Унификация и стандартизация документов

     Под унификацией в широком теоретическом  смысле обычно понимают оптимальное  сокращение числа элементов в  объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.

     Основная  цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы  документов, которая может дать экономический  эффект. Использование унифицированных  документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

     Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

     Содержание  документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.

     Таким образом, объектами унификации и  стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

     Основными задачами совершенствования содержания документа, мы считаем, должны быть: при унификации — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации — установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

     Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми выданной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке.

     Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации:

• целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации
• формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

     Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

     Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием  видов и форм документов, фиксирующих  выполнение идентичных управленческих действий.

     Особое  значение в настоящее время имеет  качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

     Существо  термина «стандартизация» характеризуется  тремя основными моментами.

     Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые  на длительный промежуток времени общегосударственные  общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение.

     Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов.

     В-третьих, стандартизация — это закрепление  и распространение лишь тех качеств  и свойств документов, которые  имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.