Роль государственных стандартов на документацию

 

 

Содержание: 

1. Введение  ………………………………………………………………………….3
2. Отечественные стандарты на документацию …………………….. …………..4
3. Требования ГОСТ  6.30 2003 ……………………………………………………6
4. Минусы стандартов …………………………………………………………..…14
5. Положительные стороны стандартов ………………………………………….16
6. Варианты использования ГОСТ ……………………………………………….21
7. Список использованных источников и литературы ………………………….22

 

Введение 

          Современные требования к делопроизводству или его нормативно-правовая база в РФ устанавливаются и развиваются преимущественно в форме государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству; в регламентах, методиках и методических рекомендациях и иных подобных документах. Отдельные - наиболее важные, принципиальные положения устанавливаются в законодательных актах: например, порядок использования аналогов собственноручной подписи документов - Гражданский кодекс РФ (ст. 160); определение понятия "документ" было дано в Федеральном законе от 24 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (ныне отменён).

          Активно используются также нормативно-методические материалы: рекомендации, методики, методические пособия и др.

          Характерным для нормативно-правовой и методической базы отечественного делопроизводства является ее ориентация преимущественно на федеральные органы исполнительной власти и использование ее другими организациями, предприятиями независимо от форм собственности, подчиненности, сферы действия, которые применяют имеющиеся федеральные правила делопроизводства, дополняя их соответствующей спецификой. Таким образом, объективно происходит определенная практическая унификация делопроизводственных правил, правил документирования, требований к оформлению документов в рамках государства.

       

Отечественные стандарты на документацию. 

   Сегодня мы поговорим об отечественных стандартах на проектную документацию. Как эти стандарты работают на практике, чем они плохи и чем хороши. При разработке документации для государственных и серьезных частных заказчиков у нас обычно нет выбора — в требования по документированию ТЗ вписано соблюдение стандартов. На практике мне приходилось сталкиваться с различными примерами недопонимания структуры стандартов, того, что должно быть в документах и зачем эти документы нужны. В итоге из-под пера техписателей, аналитиков и специалистов выходят порой такие перлы, что непонятно, в каком состоянии сознания они писались. А ведь на самом деле все достаточно просто. Поиск по Хабру не вернул ссылок на более-менее целостный материал на данную тему, потому предлагаю закрасить этот досадный пробел.

          Что такое стандарты на документацию? 

В серии 34, о которой идет речь, существует всего 3 основных стандарта по документированию: 

ГОСТ 34.602-89 Техническое  задание на создание автоматизированной системы.

Самый любимый и популярный стандарт по разработке ТЗ. Единственное, не стоит  забывать, что он крепко связан с  другими стандартами серии и  если вы получили ТЗ, выполненное по данному стандарту, крайне желательно придерживаться и других стандартов, даже если об этом нет прямых требований. Хотя бы в плане общей идеологии (о которой ниже). 

ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность  и обозначения  документов при создании автоматизированных систем

Это базовый  документ, в котором приводится полный перечень документации ГОСТ 34, рекомендации по кодированию документов, к каким  стадиям проекта относятся документы (стадии описываются в ГОСТ 34.601-90), а также как их можно объединить между собой. 

Фактически, этот стандарт представляет собой большую  таблицу с комментариями. Ее можно  загнать в Excel для удобства использования. 

РД 50-34.698-90 Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.

Объемистый  стандарт, с различной степенью детальности  описывающий содержание проектных  документов. В качестве индекса используется упомянутый выше ГОСТ 34.201-89. 

К стандарту  РД 50-34.698-90 существует множество вопросов и трактовок его положений, которые  ввиду их неконкретности, часто понимают по-разному заказчик и исполнитель или даже члены проектной команды. Но ничего более конкретного у нас, к сожалению, нет. 

Рассмотрим  теперь плюсы и минусы стандартов, начав традиционно с минусов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Требования  ГОСТ  6.30 2003 

         При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб  субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код  организации;

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код  формы документа;

08 - наименование  организации;

09 - справочные  данные об организации;

10 - наименование  вида документа;

11 - дата  документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

14 - место  составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф  утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка  о контроле;

20 - текст  документа;

21 - отметка  о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф  согласования документа;

24 - визы  согласования документа;

25 - оттиск  печати;

26 - отметка  о заверении копии;

27 - отметка  об исполнителе;

28 - отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29 - отметка  о поступлении документа в  организацию;

30 - идентификатор  электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб  субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов  Российской Федерации.

         Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации  проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

         Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

         Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

         Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

         Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

         Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование  организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном  языке Российской Федерации.

         Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

         Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

         Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

         Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для  акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

        Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

        Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

          Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

          Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

          Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления  или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

          В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно.

          Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

          В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.