Реквизиты документа и их оформление

23 – гриф согласования документа:

Обязателен  для документов, подлежащих внутреннему  или внешнему согласованию. Выражает согласие должностного лица, либо другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Располагается ниже реквизита «Подпись».

24 – визы согласования документа:

Отражает  процедуру внутреннего согласования и указывает согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа.

Виза  включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего.

25 – оттиск печати:

Ставится  на документы, требующие удостоверения  подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством  или нормативным актом организации (договоры или контракты, доверенности, акты приема объектов, оборудования или работ, гарантийные письма, справки и т.д.) Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

26 – отметка о заверении копии:

Проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, её расшифровки и даты заверения.

27 – отметка об исполнителе:

Обеспечивает  оперативную связь с тем, кто  составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной  стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело:

Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ

29 – отметка о поступлении документа в организацию:

Отметка о поступлении документа в  организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

30 – идентификатор электронной копии документа: 

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

      Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебных характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа.

      Указанный ГОСТ определяет расположение реквизитов на угловом и продольном бланке (приложение № 1,2). При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – вдоль верхнего поля документа. На основании приведенных в стандарте схем в организациях проектируются общие бланки и бланки писем (приложение № 3,4). Реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки  реквизита равно удалены от  границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

      Из  всего вышесказанного можно сделать  вывод, что применение реквизитов необходимо прежде всего для придания документу  юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Применение реквизитов помогает в работе как с внутренними так и с внешними документами, облегчает процедуру подготовки документа. При грамотно разработанных правилах документооборота в организации можно всегда найти нужный документ и узнать его исполнителя. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" с датой введения в действие 1 июля 2003 года.
2. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. Издательский дом «Бизнесс-пресс». Год: 2008. Страниц:240
3. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. - 520с.
4. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. — 2-е изд., испр. М.: ИНФРА-М., 1999 - 479 с.
5. Широкова Л.В. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. Изд.: М.: МИИР. Год: 2006 – 88с.
6. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 456с.
7. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта/ Ю.А. Петрова. – Москва: омега-Л, 2007 – 318с.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение № 1

Расположение  реквизитов углового бланка 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение № 2

Расположение  реквизитов продольного бланка 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение № 3

Образец бланка письма с угловым расположением  реквизитов 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение № 4

Образец бланка письма с продольным расположением  реквизитов 
 
 
 
 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

ЧАСТНОЕ ОХРАННОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ 

«ТиГР-Н»

АДРЕС: 630088, г. Новосибирск, ул. Сибиряков-Гвардейцев, д. 49а,

тел/факс 230-23-22, E-Mail: tigr-n@list.ru, http://www.tigr-n.ru

ИНН 5403184913, КПП 540301001