Регламент направление в командировку

Бухгалтер визирует заявление и указывает отсутствие/наличие задолженности у командируемого работника по подотчетным суммам, а также делает отметку о наличии денежных средств по необходимой статье расходов в кассе предприятия ООО «Волна» или на расчетном счете в банке.

Заявление на выдачу денежных средств утверждается директором предприятия ООО «Волна» или заместителем директора.

15. При наличии задолженности у командируемого работника по подотчетным суммам, либо неполном документальном отчете по предыдущим командировкам аванс на командировочные расходы не выдается.

17. Передача выданных под  отчет наличных денег одним лицом другому лицу запрещается.

18. Выдача наличных денег  под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в только пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Порядок оформления отчета о командировке

19. Работник, прибывший из  командировки, в 3-дневный срок со дня ее окончания составляет авансовый отчет и отчет о выполнении служебного задания.

20. Для окончательного  расчета по командировке в бухгалтерию предприятия ООО «Волна» необходимо представить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы:

– проездные  билеты;

– чеки контрольно-кассовой техники;

– счета гостиниц, квитанции.

21. Для обеспечения сохранности,  читаемости информации (билеты со временем выцветают) чеки контрольно-кассовой техники ксерокопируются и заверяются бухгалтером.

22. В бухгалтерию также  представляется командировочное удостоверение, заверенное печатями предприятия ООО «Волна» и организаций, куда был командирован работник.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован. При этом днем  выезда в служебную командировку считается день отправления транспортного средства из населенного пункта, где находится место постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства на место нахождения постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. В случае если станция или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции или аэропорта.

23. Отчет о выполнении  служебного задания, утверждается директором или заместителем директора, курирующим направление, в рамках которого оформлялась служебная командировка.

Порядок возмещения командировочных расходов

24. Возмещение работникам  расходов, связанных со служебными командировками осуществляется в следующих размерах:

– суточные для  командированных за пределы территории Республики Коми  – в размере 300 рублей: не более 100 рублей в сутки за счет средств федерального бюджета, если командировка связана с уставной деятельностью организации; 200 рублей в сутки за счет средств поступающих от приносящей доход деятельности.

– суточные для  командированных в пределах территории Республики Коми – не более 100 рублей в сутки.

При однодневных  командировках, а также при направлении работника в местность, откуда  он  имеет возможность ежедневного возвращения к месту своего постоянного жительства (Печорский район), суточные не выплачиваются.

– затраты  по найму жилых помещений –  в размере фактических расходов на основании счетов гостиниц, квитанций, при этом за счет средств федерального бюджета расходы по найму жилья возмещаются из расчета не более 550 рублей в сутки, свыше 550 рублей – за счет средств, поступающих от приносящей доход деятельности.

– затраты  на проезд к месту командировки и обратно (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, бронирование билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями)  – в размере фактических расходов на покупку железнодорожных, авиабилетов или автобусов, исходя из следующих условий:

Директору предприятия ООО «Волна», заместителя директора, главному бухгалтеру – авиаперевозки: в салоне экономического класса; железнодорожный транспорт: – в купейном вагоне фирменного поезда;

Другим работникам предприятия ООО «Волна» – плацкартный вагон фирменного поезда или купейный вагон не фирменного поезда; автотранспортное средство общего пользования (кроме такси).

Если сотрудник  приобретает по собственному желанию авиабилет или железнодорожный билет в купейном вагоне фирменного поезда, расходы возмещаются в размере стоимости железнодорожного билета купейного вагона нефирменного поезда на основании справки железнодорожного вокзала. При этом если стоимость авиабилета дешевле стоимости железнодорожного билета в купейном вагоне нефирменного поезда, то расходы возмещаются по цене авиабилета.

25. В исключительных  случаях возможна оплата авиабилетов в салоне экономического класса или билетов купейного вагона фирменного поезда сотрудникам предприятия ООО «Волна» на основании письменного разрешения директора предприятия ООО «Волна» или заместителя директора.

26. Проезд  до станции, аэропорта, автовокзала, железнодорожного вокзала, находящихся за чертой города, оплачивается в размере фактических расходов при наличии подтверждающих расход документов (билетов).

27. При служебных  командировках на территории иностранных государств:

– выплата  суточных осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005г. №812;

– расходы по найму жилых  помещений осуществляются в соответствии с предельными нормами, утвержденными приказом Министерства финансов РФ № 64н от 02.08.2004 г. (в ред. Приказов Минфина РФ от 12.07.06 г. № 92н, от 09.12.08 № 139н).

Порядок возмещения транспортных расходов (при использовании электронных пассажирских билетов)

28. При покупке электронного  билета, проездные документы должны соответствовать требованиям, установленным приказом Минтранса России от 08.11.06 г. № 134, согласно которого электронные билеты должны содержать следующую информацию:

– наименование и /или код  перевозчика;

– номер рейса;

– наименование и/или коды пунктов/аэропортов отправления и назначения для каждого рейса;

– время отправления рейса;

– код класса бронирования;

– код статуса бронирования;

– фамилия, имя, отчество пассажира.

29. Стоимость перевозки  должна быть указана в обязательном порядке в каком-либо отчетном документе.

30. В случае наличной  оплаты  электронного билета должен быть представлен документ, подтверждающий оплату проезда:

– оформленный бланк строгой  отчетности;

– чек контрольно-кассовой техники, через которую приобретен билет.

31. При оплате билета  с использованием платежной карты в бухгалтерию представляется распечатка лицевого счета, подтверждающая списание денежных средств со счета в оплату авиа перелета.

32. К первичным учетным  документам, подтверждающим расходы на проезд, в случае с электронными билетами относятся также посадочные талоны.

33. На посадочных талонах  должны быть указаны:

– дата поездки;

– номер рейса.

34. В случае утери посадочного  талона оплата проезда оплачивается исходя из стоимости проезда железнодорожным транспортом в плацкартном вагоне.

35. Оплата электронного  билета  посредством платежной (банковской) карты, владельцем которой сотрудник не является, не допускается.

Особые случаи возмещения командировочных расходов

36. Если сотрудник  не может документально подтвердить стоимость проживания  (отсутствует чек контрольно-кассовой техники, квитанция не соответствует бланкам строгой отчетности), то затраты могут быть компенсированы только с письменного разрешения директора за счет средств поступающих от приносящей доход деятельности в размере не более 12 рублей в сутки согласно действующему законодательству.

37. При отсутствии проездных  документов, подтверждающих произведенные  расходы, затраты возмещаются  за счет средств поступающих  от приносящей доход деятельности в размере минимальной стоимости проезда:  железнодорожный транспорт  – в размере стоимости билета в плацкартном вагоне нефирменного поезда, автомобильный транспорт – в размере стоимости билета в жестком автобусе. Эти расходы могут быть возмещены только при наличии соответствующей справки с железнодорожного или автовокзала и на основании письменного разрешения директора.

Допускается прибытие из командировки раньше назначенного срока (при условии досрочного выполнения задания), выбытие в командировку на день позже или раньше запланированного времени (при отсутствии билетов или другим уважительным причинам).

В случаях, когда для выполнения задания требуется дополнительное время или отсутствуют проездные билеты, срок командировки может быть продлен на основании письменного заявления командированного сотрудника.

38. В некоторых случаях  работнику, направляемому в командировки, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы. Они принимаются к возмещению на основании письменного разрешения директора предприятия ООО «Волна».

39. В случае вынужденной  остановки в пути при возвращении из командировки, подтвержденной соответствующими документами, работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, а также выплачиваются суточные. Для того чтобы подтвердить вынужденный характер задержки, работник должен представить соответствующие документы: справку из авиакомпании о задержке или переноса рейса, о вынужденной посадке, квитанцию о проживании в гостинице и другие подтверждающие документы. Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ.