Регистрация и учет документов

Документирование управленческой деятельности.doc

АКТ НА СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛОВ

Расписка

Краткое описание

Содержимое работы - 1 файл

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 18 Ноября 2012 в 15:13, контрольная работа

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. На предприятии различают три основных потока документации:
- входящие документы, поступающие из других организаций;
- исходящие документы, отправляемые в другие организации;
- внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Скачать целиком (28.00 Кб) Сколько стоит заказать работу?

— 120.00 Кб (Скачать файл)

Регистрация и учет документов
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. На предприятии различают три основных потока документации:
- входящие документы, поступающие из других организаций;
- исходящие документы, отправляемые в другие организации;
- внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.
Все документы, поступающие на предприятие, проходят:
первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:
- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном кол-ве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-ву адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет кол-ва обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер по совершенствованию работы с документами.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
1.1 Порядок обработки поступающих документов
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:
- порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
- индекс по номенклатуре дел.
ПРИМЕР: 218/01-15, где
- 218 - порядковый регистрационный номер;
- 01-15 номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом кол-ве регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- автор (корреспондент);
- название документа;
- дата документа;
- индекс документа;
- дата поступления документа (для входящих);
- индекс поступления документа (для входящих);

- заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
- номер дела.
В случае необходимости, состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на: требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
1.2. Порядок обработки исходящих документов
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает:
- постановку документа на контроль;
- проверку своевременного проведения документа до исполнителя;
- проверку и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно - распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.[3]
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
- формирование картотеки контролируемых документов;
- направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
- получение информации о ходе и результатах исполнения;
- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
- снятие документов с контроля по указанию руководителей;
- формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

АДРЕСАТ — (от фр. adresser обращать, направлять). 1) в торговле: то лицо, на чье имя выдан переводный вексель. 2) лицо, на имя которого что либо посылается. 3) лицо, указанное в векселе адресантом.

Внешний документ - документ, поступивший от другой организации или направляемый в другую организацию.


(наименование должности,
фамилия инициалы руководителя организации)
от
(фамилия, имя, отчество лица, поступающего на работу)
проживающего(ей) по адресу:
(указать
адрес местожительства)
Паспорт:	серия			номер
выдан
(кем выдан)
		«	»		г.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу в			на должность
(наименование организации)
(наименование должности с указанием структурного подразделения)
с «	»	20

( дата приема на работу)

г.

(дата) (подпись)

В дело № _________

"УТВЕРЖДАЮ"

Ген. Директор ООО "____________________"

_____________________

АКТ

НА СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛОВ

от "___" _________ ____ г.

Комиссия в составе председателя директора __________________, членов

комиссии: коммерческого директора __________________, руководителя отдела по

работе с клиентами __________________, главного бухгалтера _________________,

офис-менеджера __________ __________________ установила, что для

________________________ _________ в _______ ____ г. были использованы следующие

материалы:

-------------------------------------------------------

|п/п|комплектующих | | | | |

-------------------------------------------------------

|1. | | | | | |

-------------------------------------------------------

|2. | | | | | |

-------------------------------------------------------

|3. | | | | | |

-------------------------------------------------------

|4. | | | | | |

-------------------------------------------------------

|5. | | | | | |

-------------------------------------------------------

|6. | | | | | |

-------------------------------------------------------

В соответствии с этим расходы в сумме _______ (_______________

_________________) рублей следует отнести на затраты по реализации

___________________ "___" __________ ____ г.

________________

ОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДАЮ
Главный бухгалтер ООО «Сигма»		Директор ООО «Сигма»
	Ж.И.Войтюк		П.В.Бояр

АКТ
списания материалов

г.Минск
«29» августа 2008 г.

Комиссия, утвержденная приказом от 03.01.2008 № 8, в составе председателя главного инженера Несмелова В.В., членов комиссии: начальника производства Минченко А.М., ведущего бухгалтера Прокопенко Ю.Б. составила настоящий акт о том, что следующие ТМЦ использованы при текущем обслуживании легкового автомобиля:
№ документа	Дата составления	Код операции	Отдел, участок	Кладовая	Счет, субсчет	Код анал. учета
	29.08.2008		Бухгалтерия		10-5

Наименование	Ед.изм.	Кол-во	Цена	Сумма	Причина списания
1	2	3	4	5	6
Фильтр масляный	шт.	1	19 017	19 017	Плановая замена на легковом автомобиле VW Passat гос. номер 1111MI-7
Масло	л	10	2 345	23 450	Плановая замена на легковом автомобиле VW Passat гос. номер 1111MI-7
ИТОГО				42 467

Председатель комиссии	главный инженер	В.В.Несмелов
Члены комиссии:	начальник производства	А.М.Минченко
	ведущий бухгалтер	Ю.Б.Прокопенко

04.11.2008 г.

По действующему законодательству работник, оформляющийся на работу по совместительству не обязан предоставлять трудовую книжку.

Образец расписки о получении трудовой книжки

(наименование должности руководителя структурного подразделения)

(фамилия, инициалы)

(наименование должности руководителя кадровой службы)

(фамилия, инициалы)

Фамилия Инициалы:________________________________

Подразделение:_____________________________________

Цель выдачи трудовой книжки:________________________

______________________________________________

Срок выдачи: на _______________календарных дней,До ________________________годаДата получения трудовой книжки на руки

Подпись сотрудника_________________________________

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.¹

В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). ²

Например:

Генеральный директор
ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

или на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

Информация о работе Регистрация и учет документов