ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО

УФИМСКАЯ  ГОСУДАРСТВЕННАЯ  АКАДЕМИЯ

ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА 

             Кафедра туризма и гостеприимства 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Документационное обеспечение управления в СКСТ

На  тему: «Регистрация документов, её цели и задачи. Формы регистрации документов, их достоинства и недостатки» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                            Выполнила: студентка Гр. СЗ-41

                                                Иванова А.Ш.

         

      Проверил:  
 

Уфа – 2010

Содержание 

Введение_________________________________________________ 3

1. Регистрационно-контрольные  документы. Формы  регистрации документов их достоинства и недостатки.

Показатели, вводимые в регистрационные формы.______________ 5

1.1 Журнальная  система регистрации.________________________  5

1.2 Карточная  система регистрации.__________________________  7

1.3 Автоматизированная  система регистрации._________________  8

Заключение_______________________________________________   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Документационное обеспечение  управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами, - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно  документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Организация, ведение и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления современной организацией должны проводиться на основе единых требований к оформлению документов, использованию фирменного стиля и применения современных технических средств в работе с документами. Это является очень важным не только потому, что унификация оформления документов - это удобно и технологично, но и потому, что качество документов свидетельствует о культуре организации, как речь, поведение и одежда свидетельствуют о культуре человека. Правильная  регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное  решение управленческих задач. Регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Присвоение регистрационного номера входящему документу является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления.

     Процесс регистрации представляет собой  снятие (перенос) с документа его  реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). Это позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации и информационно-справочной работы по ним.

Целью данной работы является комплексное изучение процесса оформления регистрационно-контрольных документов, а также выявления достоинств и недостатков форм регистрации документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Регистрационно-контрольные  документы. Формы  регистрации документов , их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы.

 

    В организации работы с документами  ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.  Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ.                                                           Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и  автоматизированная (электронная на ПЭВМ).

1. Журнальная  система регистрации.

   Журнальная  система регистрации  нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.     

Журнальная  система удобна и в том случае, когда в организацию поступает  очень незначительное количество документов.     

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:    

- поскольку запись  в журнал ведется в последовательности  поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;    

- журнальная  система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;    

- журнальная  система регистрации делает практически  невозможной справочную работу  по документам, так как при  хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;    

- при журнальной  системе регистрации невозможно  вести сроковый контроль за  исполнением документов, так как  документы имеют разные сроки  исполнения и для выявления  документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.     

Указанные недостатки журнальной системы регистрации  позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

2. Карточная система регистрации.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:     

- регистрацией  одновременно могут заниматься  несколько работников;    

- карточки можно  изготовить в необходимом количестве  экземпляров и, следовательно,  отпадает необходимость в повторной  регистрации документов в структурных подразделениях;    

- карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать  картотеки. Таким образом, карточная  система регистрации обеспечивает  информационно-справочную работу;    

- карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.     

Преимущества  карточной системы регистрации  позволяют значительно поднять  уровень организации делопроизводственного  обслуживания в учреждении. 

Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной  карточки) и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.    

Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь  тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для  хранения карточек: в сроковой контрольной  картотеке и справочной картотеке.    

Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек определяется учреждением. Как  правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.     

Сегодня ручная карточная система регистрации  повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.   

1.3  Автоматизированная система регистрации.

Регистрация документов на компьютере позволяет:    

- регистрировать  документы на различных рабочих  местах;    

- организовать  децентрализованную регистрацию  документов в структурных подразделениях  с объединением сведений о  документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;    

- на основе  базы данных организовать информационно-справочную  работу;    

- организовать  контроль за исполнением документов.     

Наиболее  удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе     

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно  внести значительно больше сведений о документе, а именно:    

- Дата получения  (регистрации) документа.    

- Номер регистрируемого  документа по порядку (регистрационный  номер).    

- Наименование  корреспондента.    

- Дата документа.     

- Номер документа.     

- Краткое содержание.     

- Автор резолюции.     

- Текст резолюции.     

- Наименование  исполнителей.    

- Срок исполнения (когда документ должен быть  исполнен).    

- Ход исполнения.     

- Дата исполнения (когда документ фактически был  исполнен).    

- Номер дела (в которое подшит исполненный  документ).     

Для удобства поиска документов, статистического учета  в регистрационную карточку могут  быть добавлены:    

- Название структурного  подразделения.    

- Количество  листов в документе.    

- Количество листов приложений.    

- Вид документа  (приказ, акт, договор и т.п.).    

- Названия связанных  документов.    

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой. Создание  регистрационной формы и базы данных о документах организации  в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода  повторяющейся информации и возможности  использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.