Продольный бланк документа

     Введение

     Состав  реквизитов, которые используются при  подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. Целью настоящей контрольной работы является изучения углового и продольного расположения реквизитов на бланках.

 

      1. Бланки документов

     При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки.

     Бланк документа — это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

     Бланк — стандартный лист бумаги с заранее  воспроизведенной на нем типографским или каким-либо другим способом постоянной информацией об организации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.

     Применение  бланков:

     •   придает информации официальный  характер;

     •   ускоряет процесс создания документа  за счет наличия постоянной информации;

     •   сокращает трудозатраты на составление  документов;

     •   упрощает восприятие информации;

     •   повышает культуру управленческого  труда.

     Бланки  должны быть изготовлены на белой  бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливаются два формата  бланков — А-4 (210 х 297 мм) и А-5 (148 х 210 мм).

     Бланки  документов должны иметь поля не менее (мм.):

     •   20 — левое;

     •   10 — правое;

     •   20 — верхнее;

     •   20 — нижнее.

     В ГОСТе Р 6.30-2003 указаны минимальные  размеры полей, максимальные их значения не оговариваются. Бланки допускается  изготавливать:

     •   типографским способом;

     •   с помощью средств оперативной  полиграфии (ксерокопии);

     •   с помощью средств вычислительной техники непосредственно при  изготовлении конкретного документа.

     Исключительно типографским способом должны изготавливаться  бланки, имеющие в качестве реквизита  Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

     Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает следующие  виды бланков для организации, структурного подразделения, должностного лица:

     •   бланк письма;

     •   общий бланк;

     •   бланк конкретного вида документа. Кроме того, можно изготавливать:

     •   бланк должностного лица;

     •   бланк структурного подразделения.

     Эти бланки создаются в том случае, если руководитель структурного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи.

     Бланки  документов проектируют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А к  ГОСТу Р 6.30-2003.

 

      2. Продольный бланк документа

     Бланки  документов могут изготовляться  на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

     При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

     Рис. 1. Продольное расположение реквизитов на бланке

     Продольные  бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

     Использование продольного бланка письма целесообразно  применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

     При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке  рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.⁴

     Продольные  бланки писем используются в рекламных  целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

     Рис. 2. Продольный бланк письма

 

     3. Угловое расположение  реквизитов

     При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле.

     На  угловом бланке реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположениябреквизитов).

     Рис. 3. Центрированный способ расположения реквизитов

     Рис. 4. Флаговый способ расположения реквизитов

     Угловой бланк является наиболее удобным  для обработки и экономичным  с точки зрения использования  площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа  может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения документа", резолюций, отметок о рассылке и др.

 

      4.  Продольное  и угловое расположение  реквизитов на  общем бланке

     Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

     Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

     01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

     08 - наименование организации;

      14 - место составления или издания документа.²

     Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита "Регистрационный номер документа".

     Общий бланк организационно-распорядительного  документа может изготавливаться  на основе продольного или углового расположения реквизитов.

     Рис. 5. Расположение реквизитов (угловой вариант)  общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)

     01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 - наименование организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 14 - место составления или издания документа

  

     Рис. 6. Расположение реквизитов (продольный вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)

     01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 - наименование организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 14 - место составления или издания документа

     Общий бланк организационно-распорядительного  документа может изготавливаться  для организации, структурного подразделения и должностного лица

 

      Заключение

     Бланки  документов могут изготовляться  на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

     При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле.

     При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

 

      Список литературы

1. Делопроизводство. / Спивак В. А. - СПб: Питер, 2003. - 208 с.
2. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2005, 575 с..
3. Стенюков М.В.  Документы. делопроизводство. - М   "Приор-ишт". (издание 9-е, переработанное и дополненное). 2004. - 160 с.