Проблемы современного делопроизводства

Правила внутреннего трудового распорядка могут также включать и другие разделы, например "Конфиденциальная информация", "Пропускной и внутриобъектный режим".

4. Положение о структурном подразделении учреждения.

Начнем  с того, что отметим две важных детали:

1. Написание  положений актуально, если есть  реальное деление организации  на эти самые подразделения. 
2. Наличие рассматриваемых положений не обязательно для организации. 
 
Основным критерием для выделения части предприятия (работников) в отдельную структуру является возложение на неё особых задач и функций, а также придание особых полномочий, необходимых для решения этих задач.

Практика  управления показывает, что эффективно организовать работу и осуществлять контроль возможно, если в непосредственном подчинении у одного руководителя находится не более 8-10 работников. Следовательно, желательно деление крупных подразделений на более мелкие структурные единицы:

• управления - отделы, службы;
• цеха - секторы, участки;
• отделы - отделения, секторы, участки.

Наиболее  важной составной частью положений  является разграничение зон ответственности  и упорядочение взаимосвязей между  подразделениями. Организационное построение и в частности разрабатываемые положения направлены именно на то, чтобы упорядочить эти информационные потоки, уменьшить время их прохождения от исполнителя до руководителя и обратно, и в конечном счете повысить качество и скорость принятия решений.

Положение может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность.
3. Задачи.
4. Функции.
5. Права.
6. Взаимодействие.
7. Ответственность.

Приведенная структура документа является рекомендуемой. На практике разделов в Положении  может быть как больше (могут добавляться: имущество и средства (бюджет), условия  оплаты труда, организация работы, порядок  утверждения и внесения изменений  и т. д.), так и меньше.

5. Должностная инструкция работнику.

Эффективное управление персоналом организации, полное раскрытие профессионального и  творческого потенциала кадровых ресурсов, повышение качества и эффективности  труда невозможно без юридически и научно обоснованного распределения обязанностей между работниками. Должностные обязанности могут быть зафиксированы в трудовом договоре, Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах. Особую роль в их закреплении играет должностная инструкция работника.

Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93 относит должностные  инструкции к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия, тем самым подтверждая, что должностная инструкция является локальным нормативным актом, определяющим задачи, функции, основные обязанности  и сферу ответственности работников при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

При создании должностной инструкции основными  целями являются:

-создание организационно-правовой основы трудовой деятельности;

-повышение ответственности работника за результаты его деятельности;

-обеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания.

В качестве альтернативного варианта оформления должностной инструкции возможно создание для работников персональных должностных  инструкций в качестве приложения к  трудовому договору. Тогда в них  прописываются индивидуальные должностные  обязанности, отличные от общеустановленных по данной должности. Рекомендуется хранить такие инструкции в личных делах работников, а экземпляр инструкции выдавать работнику на руки вместе с экземпляром трудового договора.

6. Приказ, распоряжения, указание, инструкция.

Приказ – основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой  организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Готовит проект приказа структурное подразделение  или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение  или деятельность которого связана  с его исполнением.

Формуляр  приказа:

• постоянные реквизиты "единого" бланка:
• эмблема;
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• переменные реквизиты "единого" бланка:
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления или издания документа;
• заголовок;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• визы.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для решения оперативных вопросов. Распоряжения оформляются аналогично приказам. В распоряжении может отсутствовать констатирующая часть и слова предлагаю, обязываю или считаю необходимым.

Приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:

• совершенствование организационной структуры предприятия;
• выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;
• обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;
• утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера приказов, инструкций и т.д.).

Второй  подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Указание – правовой акт, издаваемый по следующим вопросам:

• информационно-методические;
• организация исполнения приказов, инструкций;
• оформление решения оперативных вопросов.

Указания  оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть указания начинается со слов предлагаю или обязываю.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

7. Протокол, акт, докладная записка.

  Протокол  – документ, фиксирующий ход заседания  и порядок принятия решений коллегиальным  органом.

  Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

  Протокол  является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

  В практике бизнеса составляются протоколы  деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий  и другие, в которых фиксируются  не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

  Протоколы, создаваемые с целью подтверждения  расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

  По  некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний  аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную  подсистему кадровой документации.

  Протоколы общих собраний акционеров (и документы  к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским  кодексом Российской Федерации, Федеральным  законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной  службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной  документации, а в настоящее время  можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

   Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут  быть акты:

- приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

- испытаний (образцов, систем, технологий);

- приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

- приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий, несчастных случаев;

- ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются  унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего, необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.