Проблемы правового регулирования электронного документооборота

- хронологический;

- предметно-вопросный,  или логический;

- алфавитный;

- нумерационный;

- номинальный  (когда группируются документы  одного вида – акты, справки  и т. д.);

- корреспондентский  и географический.

Как правило, в  основе формирования дел лежит сочетание  нескольких признаков. СЭД дает возможность  выбрать из всего обилия документов группу, отвечающую определенным признакам  – по виду документа, затрагиваемому вопросу, источнику или периоду  поступления. Регистрация и хранение документов, как это организовано в СЭД, обеспечивают возможность  учета и сохранности документов, быстрого их поиска. Когда исполнитель  получает документ, он может начать работу с ним: отредактировать, исполнить  и др. При этом может прикрепить к карточке исходного документа  все другие, появившиеся в ходе работы над ним. Также, работая в  системе, исполнитель может отчитаться о работе своему начальству. Хранение документов в виде иерархии папок позволяет облегчить и ускорить исполнение такой задачи, как «информационная поддержка принятия решения». Главная задача секретаря в этом процессе – подготовка информации для принятия решения руководителем. Алгоритм принятия решения универсален:

-сбор информации  и ее анализ с точки зрения  поставленной задачи;

- определение  возможных вариантов решения;

- анализ возможных  результатов и последствий;

- выбор варианта  решения;

- сообщение о  решении заинтересованным сторонам;

- действие согласно  принятому решению;

- получение обратной  связи от всех вовлеченных  сторон для оценки эффективности  принятого решения;

- анализ итогов  и выводы на будущее.

Одним из самых  трудоемких этапов – сбор информации, при проведении которого необходимо быстро сориентироваться в большом  объеме писем, приказов, служебных записок, должностных инструкций и других документов. Четкая классификация по папкам, визуализация связей между  документами позволяют лучше  ориентироваться в хранящейся информации и быстрее найти необходимый  документ. Для этого в СЭД есть также специальные поисковые механизмы, позволяющие найти документ по реквизитам, термину или набору слов. Принятие решения предполагает подготовку документа. Если в этом процессе участвуют несколько человек, при традиционных способах подготовки и передачи документов это может затянуться надолго. Одна из задач секретаря – помощь своему руководителю и другим сотрудникам в организации быстрой и качественной подготовки документов. Чем может помочь СЭД? Наличие функций организации совместной подготовки и согласования документов в СЭД позволяет быстро передать проект документа всем заинтересованным сторонам, собрать сделанные замечания, сформировать новый вариант документа, сделать это необходимое число раз в достаточно небольшой отрезок времени. В процессе подготовки можно сохранять в системе все промежуточные версии документа. Если процесс подготовки затягивается, первый вопрос, который возникает, - «Где документ сейчас?». СЭД дает возможность четко контролировать каждую стадию подготовки документа, сроки ее прохождения и узнать, что в данный момент с документом происходит и кто с ним работает. Когда наступает время выполнять принятые решения, СЭД позволяет быстро и точно передать исполнителям всю информацию, необходимую им для работы, и получить обратную связь от всех сторон, вовлеченных в конкретное дело. Если эта «сторона» сидит в соседней комнате, обратную связь можно получить и за чашкой чая в перерыве. А если заинтересованные стороны находятся за сотни и тысячи километров? И «сторон» - не одна, и не две, и даже не десяток? И документ, по которому нужно отслеживать ход исполнения, - тоже далеко не один? Технология работы СЭД, когда документы не передаются физически, а предоставляется доступ к документам, хранящимся на сервере, позволяет организовать работу сотрудников территориально-распределенной компании в едином информационном пространстве, когда удаленность отдельных пользователей перестает влиять на скорость работы с документами. Одним из важных следствий при вводе СЭД является повышение ответственности за исполнение служебных обязанностей. Забывчивость сотрудников – как ее побороть? Увещевания и даже дисциплинарные меры помогают слабо и на короткое время. С этой задачей может справиться только бесстрастная компьютерная система. При работе с СЭД для выдачи поручения совсем необязательно вызывать подчиненного (кроме случаев, конечно, когда помимо поручения еще нужно сделать внушение, поругать или похвалить). Например, начальник хочет, чтобы через месяц был подготовлен план работы. Он создает регистрационную карту документа «Поручение», пишет текст поручения – «Подготовить план работы», назначает исполнителя и срок выполнения. При сохранении карточки система генерирует извещение исполнителю о назначении его исполнителем по вновь созданному поручению. При приближении сроков рассмотрения генерируется еще одно напоминание – «Наступает срок исполнения документа». Что делает сотрудник? Поручение выполнено, план написать. Как отчитаться перед начальником? При работе в СЭД исполнение проставляется на карточке поручения. При желании можно присоединить файл – тот самый план работы. И начальник, просматривая список выданных поручений, увидит, что его распоряжение действительно выполнено. А если не выполнено, система «выдаст» напоминания исполнителю – что он пропустил срок исполнения, и начальнику – что его распоряжение не выполнено. И напоминания будут приходить, пока поручение не получит статут «Выполнено» или не будет снято с контроля. Создание в системе электронный библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к ним, причем каждый сотрудник видит только те документы, которые ему нужны для работы. Фактически СЭД можно представить как «коллективный органайзер», в котором можно отследить как текущее состояние дел, наступление сроков исполнения поручений, историю работу с документами, статистику их выполнения.

1.4. Что же  дает внедрение СЭД?

Системы электронного документооборота были разработаны  для облегчения выполнения работ, а  также повышения качества и скорости их выполнения. Внедрение СЭД способствует:

- повышению эффективности  управление компанией за счет  подключения к работе в системе  всех сотрудников организации  (как в головном офисе, так  и в филиалах и дочерних  компаниях), строгого контроля соблюдения  ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании, повышения прозрачности ее документооборота и деловых процессов, ускорения информационных потоков;

- созданию единого  информационного пространства, объединяющего  сотрудников основной, дочерних  и зависимых компаний на уровне  общих деловых процессов и  систем коллективной работы;

- сокращению  времени на прохождение по  структурным подразделениям и  исполнению управленческих документов, поиск документов, необходимых руководству  для принятия управленческих  решений, при одновременном повышении  качества и надежности решений  за счет полноты и своевременности  предоставляемой информации;

- упрощению получения  информации о текущем состоянии  документа или делового процесса;

- максимальному  сокращению оборота бумажных  документов, экономии людских и  производственных ресурсов за  счет сокращения издержек на  управление потоками документов, удешевлению хранения бумажных  документов за счет их хранения  в электронном виде;

- введению единого  стандарта работы с электронными  документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность  документов, унификации, формализации  и строгой регламентированности  технологий делопроизводства, документооборота  и бизнес-процессов;

- обеспечению  защиты информации от несанкционированного  доступа и ликвидации утечки  информации, происходящих из-за неупорядоченного  хранения больших объемов информации.

При этом эксплуатация СЭД позволяет исключить риски:

- несвоевременной  доставки информации;

- невыполнения  или несвоевременного выполнения  выданных руководством поручений;

- потерь информации  при передаче и хранении;

- длительного  согласования проектов документов  и, соответственно, недопустимо медленного  реагирования на изменения внешней  бизнес-среды;

- несвоевременного  выполнения деловых обязательств;

- внедрения единой  корпоративной культуры.

В целом современные  системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки  бизнес-процессов.

2.Документы в  электронной форме отображения.

2.1. Документ.

Понятие «документ» пришло в русский язык из латинского, где термин documentum означает “свидетельство, доказательство». Единое легальное толкование понятия «документ» в отечественном праве отсутствует. Наиболее значимые из имеющихся:

- документированная  информация (документ) – зафиксированная  на материальном носителе информация  с реквизитами, позволяющими ее  идентифицировать (ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»);

- документ –  материальный объект с зафиксированной  на нем информации в виде  текста, звукозаписи или изображения,  предназначенной для передачи  во времени или в пространстве  в целях хранения и общественного  использования (ФЗ «О библиотечном  деле», ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»).

Первое определение  выделяет документ из общего массива  зафиксированной на материальных носителях  информации через признак реквизитов с целью обеспечить его идентификацию. Второе определение в большей  степени делает акцент на способе  фиксации информации на материальном носителе (текст, звукозапись, изображение), а также на цели, которая определяется в виде переноса информации во времени  и в пространстве. ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», несмотря на его наиболее общую в данной сфере роль, не содержит легального определения понятия «носитель информации». Такое определение можно почерпнуть из Закона РФ «О государственной тайне», где оно сформулировано следующим образом: «носители сведений, составляющих государственную тайну, - материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». Материальные носители информации – материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения находят свое отображение в виде символов, образов и сигналов, предназначенные для перенесения информации во времени и в пространстве. Фиксация отрезка информации на материальном носителе и снабжение его некоторый суммой идентификационных реквизитов не может являться самоцелью. Это нужно для дополнительного подтверждения какого-либо совершенного действия, свершившегося события (факта), либо намерения, т. е для оставления опосредованного описания того, что произошло либо должно произойти в объективной реальности. Перенесение информации на носитель носит характер опосредованный, а чаще всего и вовсе абстрактный (письменные тексты). Возникает резонный вопрос о необходимости поиска дополнительных подтверждений свершения факта, соответствия намерения действительному волеизъявлению субъекта и т. п. Такие подтверждения нужны для того, чтобы государство в определенных случаях могло воздействовать на данные отношения, в частности, свершить правосудие. Таким образом, центральной проблемой для документа становится его доказательственное значение. Общей универсальной теории доказательственного значении документа для всех отраслей права пока не существует.

2.2. Юридические  и иные аспекты предоставления  документа в электронной форме  отображения.

Свое начало проблема нормативного регулирования  электронного документооборота в нашей  стране берет с издания ГОСТа 6.10.4-84. В основных положениях данного  документа указывалось, что он устанавливает  требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую  силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыми средствами вычислительной техники, а также  порядок внесения изменений в  эти документы. В тот период времени  о сетевом обмене сведениями речи еще не шло, поэтому основной целью, которую преследовал данный документ, было предоставление на машинных носителях  различного рода громоздких отчетов, статистических сводок, обобщаемых в основном вышестоящими и контролирующими организациями. Таким официальным отчетам и статистическим данным необходимо было придавать юридическую силу, равную соответствующему документу на бумажном носителе. Создатели стандарта применили способ формирования некоторого перечня обязательных реквизитов, который должен входить в состав текста, представленного в электронной форме, либо в ином доступном ЭВМ коде. Носитель информации направлялся при сопроводительном письме, оформленном как обычный исполнительно-распорядительный документ. Помимо документа на машинном носителе, вводилось понятие «машинограмма», т. е. распечатка документа, в форме, доступной для восприятия человеком, которая признавалась копией документа на машинном носителе и, помимо предписанных обязательных реквизитов, должна была содержать штамп или печать организации, преобразовавшей документ в данную форму, удостоверительную надпись и соответствующие подписи. Определенный интерес с сегодняшних позиций в данном вопросе представляет собой предложенное ГОСТом деление документов в электронной форме отображения на подлинники, дубликаты и копии, так как эта проблема, естественным путем разрешаемая в отношении документов на бумажных носителях, для электронных документов весьма не однозначна. Подлинником такого документа ГОСТ признавал первую по времени запись документа на машинном носителе, содержащую указание, что он является подлинником. Дубликатом документа признавались все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание на то, что эти документы являются дубликатами. Копиями документа на машинном носителе являются документы, переписанные с подлинника или дубликата на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями. Основным фактом, на основании которого ГОСТ признает документ подлинником, дубликатом или копией, является время составления документа. Дубликатом признается новая запись документа на том же носителе, а копией запись документа на другом носителе. Обратимся теперь к реквизитам, которые должны были быть указаны в тексте документа на машинном носителе, признаваемых ГОСТом в качестве обязательных:

- наименование  организации – создателя документа;

- местонахождение  организации – создателя документа  или почтовый адрес;

- наименование  документа;

- код лица, ответственного  за правильность изготовления  документа или, как правило,  кол лица, утвердившего документ.

Код лица, ответственного за правильность изготовления документа (либо лица, утвердившего документ) являлся основой для подтверждения подлинности. Система таких кодов разрабатывалась в организации – изготовителе, каждое лицо регистрировалось под своим кодом, ГОСТом предписывалось создание «технических программных средств и организационных условий, исключающих возможность пользования чужими кодами». Способы подтверждения подлинности документа в электронной форме отображения можно подразделить на 2 большие группы:

- носящие императивный  характер;

-носящие консенсуальный  характер.

Императивная  группа способов применяется в случаях, когда правовое регулирование электронного документооборота осуществляется в  системе властных отношений, будь то государственное управление или  корпорация. Консенсуальная группа способов применяется тогда, когда между  субъектами не существует отношений  власти – подчинения и им необходимо каким-то образом договариваться. Юридическую  значимость документу вообще, и электронному документы в частности, придают  все те же атрибуты, подтверждающие факт содержания в нем действительной воли управомоченного субъекта, но, помимо них, необходимо быть убежденным в том, что это подлинное волеизъявление. Бумага сама по себе является в достаточной  мере серьезными способом защиты зафиксированной  на ней информации, поэтому адекватная защита для документа в электронной форме отображения становится обязательным условием придания ему юридической силы. Могут быть и исключения.

2.3. Нормативное  регулирование отношений в область  использования электронной цифровой  подписи. 

Формирование  системы электронного документооборота в различных сферах государственной  и экономической деятельности вызвало  необходимость более детального регулирования отношений по использованию  ЭЦП. Регулирование порядка использования  ЭЦП на законодательном уровне осуществляется в ФРГ, некоторых других государствах Европы, а также в Канаде и ряде штатов США. В 1999 г. Европейским Союзом была принята директива «Об общих условиях использования цифровых подписей». Помимо этого законы, регулирующие отношения в данной области, приняты в Республике Беларусь и Эстонской Республике. Примерно с 1999 г. и в РФ предпринимаются системные попытки разработки законопроекта «Об электронной цифровой подписи». Изначально на данный предмет существовали 2 основные точки зрения: одна группа специалистов отстаивала позицию, согласно которой необходима разработка законопроекта собственно об ЭЦП, вторая группа ратовала за более широкий подход –разработку законопроекта «Об электронном документе». Оба подхода имеют право на существование и свое научное обоснование, однако против второго выдвигался одни весомы аргумент, который в конечном итоге и перевесил, а именно: создание законопроекта «Об электронном документе» в условиях существенной неопределенности в юридической науке и правовой материи самой категории «документ» неизбежно вызовет значительную затяжку в формировании доктринальных подходов, которые должны быть положены в основу такого акта. На подготовку такого документа уйдут годы, а время не ждет – в мире активно развивается электронная коммерция, функционируют многочисленные системы электронных расчетов в кредитно-финансовой сфере и т. д. Проблема ЭЦП является одной из центральных при формировании электронного документооборота, поэтому ее разрешение в значительной степени ускорит реализацию стоящей задачи. В январе 2002 г. приняли ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Данный акт имеет довольно точно определенную цель, под которой законодатель понимает «обеспечение правовых условий использования ЭЦП  в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Основная цель ФЗ об ЭЦП – уравнять юридическую силу ЭЦП в электронном документе с юридической силой собственноручной подписи в обычном, бумажном документе. Попытки создания проекта ФЗ «Об электронном документе» не прекращаются в России и по сей день. Одной из наиболее значимых категорий, естественно, является «электронный документ», определяемый довольно лаконично, как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Определение несет значительную смысловую нагрузку, подчеркивая единство категории «документ». Для понимания всей проблемы электронного документооборота это является весьма важным, так как на первый план выдвигает общеупотребительное понятие «документ», вошедшее в юридическую практику многие века назад, ставя в зависимость от него форму отображения. Одной из наиболее важных дефиниций рассматриваемого Закона является определение категории «электронная цифровая подпись», представленное как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе». Законодатель воспринимает ЭЦП как реквизит документа. Также воспринимается и собственноручная подпись в бумажном документе – как один из обязательных реквизитов. Юридическая сущность собственноручной подписи и ЭЦП не совпадают, что противоречит цели самого Закона, т. е. обеспечению правовых условий, при которых ЭЦП и собственноручная подпись должны быть равнозначными. Следующим важным моментом рассматриваемой дефиниции является указание на необходимость идентификации владельца сертификата ключа подписи. Дефиницию «владелец сертификата ключа подписи» следовало бы видоизменить на «владелец закрытого ключа электронной цифровой подписи» как наиболее точно отражающую сущность данных отношений. Владелец сертификата ключа подписи определяется в Законе как «физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы)». Дефиниция «средства электронной цифровой подписи» определяет качественные характеристик технических устройств или программных средств, позволяющие установить их относимость к средствам ЭЦП через выполнение определенных функций в совокупности или по отдельности (создание ЭЦП  с помощью закрытого ключа; подтверждение подлинности ЭЦП с помощью открытого ключа; создание открытых и закрытых ключей). С рассмотренной дефиницией тесно связна следующая за ней – «сертификат средств электронной цифровой подписи», которая определяет сущность сертификата, выдаваемое на средство ЭЦП как технического устройства, отвечающего определенным требованиям по качеству и технологическим возможностям. Дефиниция «закрытый ключ электронной цифровой подписи» определяет один из важнейших элементов системы ЭЦП, без которого не возможно выполнение возлагаемых на нее юридических функций. Дефиниция «открытый ключ электронной цифровой подписи» дает определение второго из важнейших элементов в системе ЭЦП, устанавливая, что это «уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе». Дефиниция «подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе» описывает сущность и условия проверки ЭЦП по открытому ключу. К числу условий относятся: проверка только сертифицированным средством ЭЦП, обязательное использование сертификата ключа подписи. Цели проверки: определение принадлежности подписи конкретному владельцу, установление отсутствия искажений в файле электронного документа, подписанного ЭЦП. Дефиниция «пользователь сертификата ключа подписи» определяет, кого именно следует понимать в качестве пользования. Для практического использования ЭЦП в системе электронного документооборота весьма важным является подразделение информационных систем, в которых происходит такой обмен, на классы. Обратимся к условиям использования ЭЦП. В п. 1 ст. 4 Закона устанавливается закрытый перечень условий, при соблюдении которых признается тождественно по юридической силе между ЭЦП и собственноручной подписью физического лица. Важным моментом, указанным в данных нормоустановлениях, является их одновременное соблюдение. Условия: