Приказное делопроизводство

Приказное делопроизводство.

В конце ХV в. появляются первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением  задач государственного аппарата число  приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Порядок составления документа  в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа – «черное  письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово  «волокита». Подклеенные в столбцы  длинной в среднем 50 – 80 м документы  наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате прик, делопроиз процветали взяточничество, чинопочитание, формамум. Не были развиты также делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Коллежское делопроизводство.

Взамен устаревшей системы  приказов в 1717 – 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный  регламент государственных коллегий, подписанный Петром I

27 февраля 1720 г. В этом  документе подробно и обстоятельно  раскрываются функции каждого  подразделения коллегии. В том  числе имеется глава о структуре  и функциях канцелярии, а также  глава о секретарском чине.

Как видно из приведенной  выдержки, к секретарю предъявлялись  высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом  государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме  секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности , пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета  и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий  для всех коллегий в специальном  ведении коллегии иностранных дел  и финансовый.

Развивая отдельные делопризводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Исполнительное делопроизводство.

На рубеже ХVIII – ХIХ  в.в. Россия представляла собой феодально – крепосническое, абсолютическое государство, находившееся на стадии разложения. В течении всего ХVIII в. имел место процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата.

В 1802 г. біл издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Указом об учреждении министерств, в 1811 г. были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имеют право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти – указы и предписания; местные губернские власти имеют право рассылать указы от имени «его императорского величества»; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались также со всеподданнейшими докладами, прошением, жалобами. Равные по положению учреждения обменивались отношениями. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальность на единоначалие. Это привело к дальнейшей централизации гос. аппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов – чиновников, всецело зависящих от милости царя. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, в последствии чего число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Дела и документы поступали  в соответствии с их значимостью  или в канцелярию министра, или  в департаменты. Канцелярия принимала  для министра корреспонденцию только от верховной власти и от руководителей  учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась  его санкция. Департаменты получали предложения и предписания от министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных.

Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени», решение которых  связано с принятием каких  – либо чрезвычайных мер, и обычные, текущие.

Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале ХХ столетия, особенно в области  его механизации. В секретариатах  использовались 23 модели пишущих машин, из ни 2 – лицензионных, 8 – моделей  множительных аппаратов, 2 – вида диктофонов, большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, включая новые в то время авторучки. Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.

Однако методы и стиль  работы гос. учреждений оставались прежними и только Великая Октябрьская революция, уничтожившая прогнивший бюрократический аппарат управления, начала новое строительство нового гос. аппарата.

Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства»  и сокращения переписки, в 1918 г. –  постановление Совета Рабочей и  Крестьянской Обороны « О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». В 1927 г. состоялась I Всероссийская конференция по научной  организации труда ипроизводства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве впервые были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами.

В состав гос. аппарата вошла должность “секретарь”, с этой категорий служащих в первую очередь сталкиваются трудящиеся и судят по ним об учреждении и стиле работы управленческого аппарата. Секретари руководящих работников учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей.

История управления и делопроизводства в ХХ вв.

В результате  Октябрьской  революции 1917 г. в России прекратил  существование старый государственный  аппарат, шло конструирование нового.  

 Для работы в советских  учреждениях были привлечены  рабочие, солдаты, не имеющие  специального образования. Уровень  документационного обеспечения  управления понизился. 

 Тем не менее, работы  по совершенствованию системы  делопроизводства продолжались  вестись. При рационализации технологии  управления использовался опыт  работы предшественников.  В период  становления советского государственного  аппарата много внимания уделялось  упрощению и  рационализации  делопроизводства.

Период 20-х годов можно  считать наиболее благотворным с  точки зрения организации исследований в области управления, НОТ и  делопроизводства. В 1921 г. состоялась 1-ая Всероссийская конференция по научной  организации труда и производства, на которой наряду с вопросами  НОТ в производстве были затронуты  проблемы научной организации управленческого  труда и работы с документами. В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного  обеспечения управления. В 1926 г. был  создан Государственный институт техники  управления (ИТУ), который занимался  совершенствованием государственного аппарата.

 Наиболее интересные  и перспективные разработки проблем  делопроизводства велись в ИТУ  по следующим основным направлениям:

• документооборот учреждений и методы его оптимизации;
• способы регистрации документов;
• контроль исполнения документов;
• хранение документов.

Однако низкая общая культура управления работников советских учреждений стала причиной невостребованности многих направлений. 

 В 30-ые гг. формируется  и укрепляется жесткая, централизованная  административно-командная система  управления, исключающая возможность  рассмотрения альтернативных подходов  к организации государственного  делопроизводства. В результате  рушатся структуры, занимавшиеся  исследованиями вопросов НОТ  и делопроизводства, ликвидируется  ИТУ. 

 Конституция 1936 г. существенно  изменила политическую систему , иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры.

 Значительное сокращение  исследований в области управления  и делопроизводства не означает, что в 30-ые гг. работы в этой  сфере прекратились. В этот период  проводились исследования по  стандартизации и унификации  специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты  в рационализации бухгалтерской  и кадровой документации.

 Начавшаяся Великая  Отечественная война потребовала  подчинения всех ресурсов нуждам  военного времени. Разработки  по рационализации работы с  документами, их стандартизация  были приостановлены.

 Послевоенный период  потребовал значительных усилий  по восстановлению народного  хозяйства и оттеснил на второй  план вопросы документационного  обеспечения управления. Лишь к  началу 60-х годов возобновились  исследования в области рационализации  технологии и техники управления. В 1966 г. в системе Главного  архивного управления СССР был  образован Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и  архивного дела (ВНИИДАД), одной из  основных задач которого было  создание Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД).

 В 1969-1970 гг. была разработана  и утверждена серия государственных  стандартов на управленческую  документацию.

 С 1972 г. в СССР  стали действовать единые правила  подготовки и оформления организационно-распорядительных  документов и единые правила  организации работы с документами. 

 В 1975 г. был принят  ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы  документации. Система организационно- распорядительной документации. Основные положения.», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

 К началу 1984 г. было  разработано и утверждено 16 УСД  общесоюзного значения, 27 государственных  стандартов и 26 общесоюзных классификаторов  технико-экономической информации.

 Новый этап в развитии  отечественного документирования  начался на рубеже 1980-1990-х гг. В  России произошла смена политического  и экономического строя. В работе  с документами стали широко  использоваться новейшие компьютерные  технологии, страна стала входить  в мировое информационное пространство.

Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения информации.

Таким образом, в развитии делопроизводства России в 20 веке было три основных периода: перестройка  всей системы организации делопроизводства в 20-30-х гг., период почти полного  отсутствия разработок в этой области  в 40-50-х гг., и развитие обширной законодательной  базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-х гг.

В условиях кардинальной перестройки  экономики России резко возросла роль и значение документационного  обеспечения управления.

Современное делопроизводство

России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы  на традиционных носителях. Существенно  изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном  секторе реализуется программа  создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

Главная особенность современного управления документами заключается  в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента  качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:

• на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
• на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
• на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
• на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).