Заголовки дел в  годовом разделе сводной описи  дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

     приказы (распоряжения) по личному составу;

     списки  личного состава;

     карточки  по учету личного состава (при  отсутствии отдельной описи личных дел);

     личные  дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

     лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

     невостребованные  трудовые книжки (при отсутствии отдельной  описи);

     акты  о несчастных случаях.

     Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

     При необходимости к годовому разделу  сводной описи дел и к законченной  описи дел по личному составу  составляются оглавления, указатели  и списки сокращенных слов.

     Годовой раздел сводной описи дел по личному  составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения .

     Порядок составления и оформления описи  на каждую разновидность специфических  для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также  на служебные ведомственные издания  определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.

     Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

     Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

     Порядок передачи документов в архив организации.

     Дела  постоянного и долговременного  хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

     Передача  дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных  подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

     В период подготовки дел структурным  подразделением к передаче в архив  организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

     Прием каждого дела производится лицом, ответственным  за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих  экземплярах описи против каждого  дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

     При приеме особо ценных дел проверяется  количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

     4. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

     Документы Архивного  фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.

     Архив организации  передает на постоянное хранение документы  в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация - фондообразователь является источником комплектования.

     Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

     Устанавливаются следующие  предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:

1. архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - 15 лет;
2. архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;
3. архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;
4. записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги - 75 лет;
5. архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;
6. научная, технологическая и патентная документация - 10 лет;
7. конструкторская документация - 15 лет;
8. проектная документация по капитальному строительству - 25 лет;
9. телеметрическая документация - 5 лет;
10. кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления;
11. фотодокументы - 3 года;
12. документы на машинных носителях - 5 лет.

     В необходимых случаях  сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

     Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а  также по просьбе организации на договорной основе.

     Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в  случае необходимости практического  использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

     Документы постоянного  хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации, передаются в государственный архив. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

     Документы по личному  составу ликвидированной организации  при отсутствии правопреемника и  вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.

     Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых  без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.

     Передача документов постоянного хранения в государственный  архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации  и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет. Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

     При первой передаче документов в государственный  архив передается историческая справка  на архивный фонд организации. При последующих  передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

     Передача  дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки  о приеме документов в государственный архив. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.

     Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

     Перед передачей  документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел. 
 
 
 

     Список  использованной литературы 

1. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Изд-во стандартов, 1998.
2. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов". - М.: Изд-во стандартов, 2003.
3. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93. Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299.
4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.
5. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. - М.: Росархив, 2001.
6. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.
8. Демин Ю.М. Делопроизводство и архивное дело. - СПб.: Питер, 2005.
9. Новиков Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2002 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". - Система ГАРАНТ, 2007 г.
10. Офисная документация: Подготовка и оформление / Сост. И.Н. Кузнецов. – Мн.: Книжный Дом, 2004. – 832 с.