Правила составления и оформления документов по личному составу

      Состав  других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

      При приеме на работу обязательно указывается  установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при  необходимости, условия приема: временно (с … по …), с испытательным сроком (его продолжительностью).

      При переводе на другую работу – новая  должность и подразделение, вид  перевода (для временных переводов  – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

      При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа.

      При предоставлении отпуска – его  вид, продолжительность, даты начала и  окончания.

      При командировании – дата и продолжительность  командировок, место направления, наименование предприятия.

      При поощрениях и наказаниях – причина  и вид поощрения или высказывания.

      Каждый  пункт приказа по личному составу  должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного  действия.

      Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

      Проект  приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях – работником, ответственным за ведение кадровой документации).

      Приказы по личному составу обязательно  регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28/к – приказ о движении кадров,(прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации), № 12/км – о командировании, № 45/о – об отпуске, № 32/п – о поощрении.

      Информация, содержащаяся в приказах по личному  составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках. 

2.2. Личная карточка. 

      На  всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

      Личная  карточка заполняется в одном  экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

      Карточка  ставится в алфавитную картотеку  работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут  вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

      Личные  карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий.

      Личные  карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение. 

2.3. Личное дело. 

      Особого внимания требует ведение личных дел.

      Личное  дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

      Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника  его личное дело может дополнятся другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

      Каждое  личное дело формируется в отдельной  папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

      За  правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

      Для удобства ведения личного дела и  справочной работы можно рекомендовать  документы включать в дело в следующей  последовательности:

• внутренняя опись документов дела;
• дополнение к анкете;
• заявление о приеме на работу;
• анкета с фотокарточкой;
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (копия);
• документы об образовании (копия);
• характеристики или рекомендательные письма.

      В процессе трудовой деятельности работника  в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).

      Т.к. изменения в служебном положении  фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.

      Не  подлежат приобщению справки учебных  заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья.

      На  документы личного дела составляется внутренняя опись.

      Каждый  документ личного дела заносится  в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим  кадровую документацию, с указанием  даты формирования личного дела. Начальной  датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

      Личное  дело ведется в одном экземпляре.

      Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

• вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;
• приобщать к делу полученные документы.

      Основанием  для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

• о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе;
• об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);
• об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу изданный на основании документов органов ЗАГС.

      Внесение  в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

      Изъятие документов из личного дела может  быть проведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная  работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

      При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

      Личные  дела учитываются в журнале учета  личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнал должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

      На  лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

      Раз в год проводится проверка наличия  и состояния личных дел, о чем  составляется соответствующий акт.

      Личное  дело может быть выдано во временное  пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

      Выдача  личного дела во временное пользование  осуществляется по контрольной карточке, которая ставится на место выданного  дела. В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело.

      При возвращении дела в контрольной  карточке указывается дата его возвращения  и она вкладывается в дело.

      Для хранения личных дел отводятся специальные  шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

      Личные  дела уволенных сотрудников в  конце года сдаются на хранение в  архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем  делается отметка в журнале учета личных дел.

      При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные  личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они распологаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо. 

2.4. Прием на работу. 

      Приём на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

      Заявление чаще всего пишется от руки, но фирма  может иметь заранее разработанную  и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

      Одновременно  с заявлением поступающий предъявляет  паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые – справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

      При приеме на работу, требующую специальных  знаний, поступающий предъявляет  диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

      На  практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок её заполнения.

      Поступающий на работу подписывает заполненную  анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих  документов: паспорта, военного билета, документов об образовании, трудовой книжки.

      По  желанию поступающий может предъявить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

      На  заявлении о приеме на работу проставляются  визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

      При положительном решении вопроса  с поступающим на работу заключается  трудовой договор, издается приказ о  приеме на работу.