Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся  на специальных бланках, соответствующих  стандарту. Для таких бланков  установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться  в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее  принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его  содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать  верхнюю часть любого объекта, при  оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают  форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной  системы документации, а также  требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями  для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать  процесс его оформления, что позволяет

организовать централизованное изготовление бланков для писем;

уменьшить стоимость машинописных работ;

сократить трудозатраты на составление  и оформление писем;

облегчить визуальный поиск необходимой  информации;

расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой  для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут  содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов;

1)         Государственный герб (для государственных предприятий);

2)         эмблема организации;

3)         код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;

4)         код документа по ОКУД (если есть);

5)         наименование организации (полное и сокращенное);

6)         почтовый и телеграфный адреса;

7)         номер телефона;

8)         номер факса, телетайпа;

9)         номер счета в банке;

10)       дата;

И) индекс документа;

12)       ссылка на индекс и дату входящего документа;

13)       адресат;

14)       заголовок к тексту;

15)       текст;

16)       подпись;

17)       фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ 6.38-90 изображение  Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации  — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела - ВНИИДАД.