Практика в ООО "СПОРТМАСТЕР"

    - график отпусков.

    - табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. 

5) Система учетно-отчетной документации:

журнал  регистрации трудовых договоров,  журнал регистрации личных карточек (Т-2), журнал регистрации личных дел работников, журналы регистрации приказов,  журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. 

РАЗДЕЛ III. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 
 
 

     Делопроизводство  в отделе кадров ООО «СПОРТМАСТЕР» ведет ведущий специалист по кадрам, который составляет, оформляет и обеспечивает хранение документации, согласовывает с ведущим юрисконсультом, главным бухгалтером.

Ведущий специалист по кадрам:

• руководит кадровой службой;
• ведёт установленную документацию по кадрам;
• ведёт учёт личного состава организации, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учётной документации;
• осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях института;
• оформляет прём, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора магазина, а также другую установленную документацию по кадрам;
• формирует и ведёт личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
• подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных конкурсных комиссий, а также представления на работников к поощрениям и награждениям;
• заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчёт трудового стажа, выдаёт справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
• производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;
• вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале магазина, следит за его своевременным обновлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
• оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам магазина, установления льгот и компенсаций;
• изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению;
• составляет проекты приказов о предоставлении материальной помощи, о направлении работников в командировку; оформляет командировочные удостоверения;
• ведёт контроль за выполнением структурных подразделениями магазина приказов о направлении работников в командировку, требует своевременного предоставления письменных сведений о возникших изменениях, в т.ч. сроков командировки; своевременно корректирует приказы с связи с изменениями;
• составляет проекты приказов о предоставлении отпуска работникам, с занесением данных по отпуску в линчую карточку работника форма Т-2;
• оформляет и переоформляет страховые свидетельства государственного пенсионного страхования;
• обеспечивает контроль за предоставлением свидетельства государственного пенсионного страхования;
• обеспечивает контроль за предоставлением свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
• подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче в архив;
• составляет установленную отчётность;
• соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, правила техники безопасности, охраны труда и противопожарной безопасности;
• своевременно исполняет распоряжения и поручения директора;
• проводит необходимые мероприятия , направленные на укрепление трудовой дисциплины; необходимыми документами и материалами;
• готовит необходимую информацию, справки, материалы по кадровым вопросам для предоставления руководству организации, другим организациям, государственным органам.

      При поступлении документов в отдел  кадров специалистом по кадрам осуществляется регистрация этих документов в журнале  «регистрация входящих документов». Регистрации  подлежат все документы, за исключением  рекламных извещений, прейскурантов, поздравительных писем, пригласительных билетов, печатных изданий, невскрываемой корреспонденции.

      Движение  исходящих документов осуществляется в следующем порядке: подготовка проекта  документа и его печатание, согласование и визирование документа, подписание, регистрация, отправка. Исходящие документы подписываются директором магазина. Подписанные документы регистрируются в журнале «Регистрация исходящих документов», далее отправляются.

      Неоформленные или неправильно оформленные  документы возвращаются исполнителю  на доработку. 
 
 
 
 

РАЗДЕЛ  IV. ПЕРЕЧЕНЬ СРЕДСТВ ОРГТЕХНИКИ 
 

     Для составления, оформления, печати и размножения  документов  отдел кадров  снабжен необходимой современной техникой (персональным компьютером, принтером, копировальным аппаратом, сканером).

     Копировальный аппарат  – скорость копирования - 5 копий формата А4 в минуту. Измеряется числом копий формата А4 в минуту, производительность же копировального аппарата зависит не только от скорости копирования, но и от степени автоматизации различных функциональных систем копира. Рекомендуемый объём копирования - это количество копий, оптимальное с точки зрения правильной эксплуатации аппарата. Различные модели аппаратов даже при одинаковой скорости копирования могут иметь существенно различный рекомендуемый объём копирования, чем он больше, тем более надежна машина, так как она способна произвести большее число копий без существенных поломок. Формат оригинала и копии - это размер листа бумаги, с которого и на который переносится изображение.

     Принтер – самое распространенное  средство изготовления  текстовых и иных документов, позволяющие получать твердую копию выходных данных работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу   - обеспечивают  вывод твердой копии документа из компьютера. Принтеры используют обычную и высококачественную бумагу, печатают текст и графику со скоростью от 4 до 20 (и более) листов формата А4 (А3) в минуту, т. е. выводят текстовую информацию со скоростями порядка 160-2000 знаков в минуту, и практически бесшумны в работе.

  Сканер -  устройство, которое позволяет вводить в компьютер двухмерное изображение, как  текстовой так и  графической информации.  Такие сканеры внешне очень напоминают копировальные устройства вплоть до крышки, которая удерживает оригиналы.

      Использование оргтехники влияет на эффективность и скорость принятия управленческих решений, рационализацию делопроизводства.

     Для оперативной связи с другими  корпусами университета и структурными подразделениями института отдел кадров обеспечен телефонным аппаратом и модемом, с помощью которого осуществляется подключение к глобальной сети Интернет. Посредством Интернет и через локальную сеть университета отдел кадров обменивается документами со всеми подразделениями института и университета, получает необходимую информацию для своей деятельности. Технология сбора, хранения и обработки информации об учебном процессе соответствует современным требованиям.

     Таким образом, делопроизводство в отделе кадров поставлено правильно и ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству.