Подготовка и проведение совещания

Завершающая часть раздела  по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Например:

1. СЛУШАЛИ:

Иванова П.И. - текст доклада  прилагается 

ВЫСТУПИЛИ:

Петров А.П. - краткая запись выступления 

Иконников И.И. - краткая запись выступления 

РЕШИЛИ:

1.1 Специальным кафедрам  провести совместное заседание,  посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра.

1.2 Иванову П.И. организовать  в помещении информационного  центра выставку современных  технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 2011 г..

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель                        подпись         В.П.Иванов

Секретарь                              подпись         К.Р.Петров

В ряде случаев, а при выборах  должностных лиц обязательно, в  протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно.

Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может  быть изложено на отдельном листе, подписано  и присоединено к протоколу. В  протоколе после записи соответствующего решения приводится особое мнение.

По полноте освещения  хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и  краткие.

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных  в прениях, по такому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или  когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.

В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: "Заседание ученого совета 5.11.10 подписывается председателем и секретарем".

Решения коллегиальных органов  доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений  и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов (см. приложение № 6 ).

Оформление протокола  имеет ряд особенностей. Если оно  продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

Протокол подписывается  председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.  
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Как правило, время, которое  отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих. 

Всем участникам совещания  необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.

Как правило, копия протокола  делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30–2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения (см. Пример 6). При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится.

Если протокол является многостраничным, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.

Контроль бывает сроковый и по существу. Ответственность за сроковый контроль возлагается на службу делопроизводства, а контроль по существу осуществляет непосредственный руководитель. На очередном совещании можно проинформировать сотрудников о выполнении решений предыдущего совещания. 

В соответствии со ст.18 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, устанавливаются следующие сроки хранения протоколов:

протоколы коллегиального исполнительного  органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) — постоянно;

протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) — постоянно;

протоколы совещаний у руководителя организации — постоянно;

протоколы собраний трудовых коллективов организации — постоянно;

протоколы собраний структурных  подразделений организации — 5 лет ЭПК;

протоколы общих собраний акционеров, пайщиков — постоянно.

Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что  обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Протоколы формируются в  дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания  и списки приглашенных, доклады или  тезисы выступлений, справочные материалы  по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).

4. Заключение.

Совещание - один из самых  ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего  коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и  опытом, для более быстрого доведения  конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания  и, как следствие, на весь коллектив.

Совещания проводятся: при  необходимости принятия коллективного  решения на основе равного права  каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса  затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений  организации или фирмы; если для  решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Одна из основных задач  совещания - привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить  сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы

Таким образом, совещание - одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен  информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как видим, совещание - процесс  сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей  и правил подготовки и проведения.

 

 

 

 

 

Список  источников и литература.

Источники.

1. Конституция Российской  Федерации от 12.12.1993  (в ред.  от 28.12.2010).

2. Федеральный Конституционный  закон от 25 декабря 2000  № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 28 декабря 2010).

3. Федеральный закон  от 01.06.2005 №53-ФЗ "О государственном  Российской Федерации".

4. "Правила делопроизводства  в Федеральных органов исполнительной  власти" постановление правительства  от 15.06.2009 № 477.

5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приказ Росархива от 23.12.2009  №76.

 

6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и  о защите информации" (в ред. 21.07. 2011 ).

7. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов .

8. ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования” утвержден 01.07.07. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

 

9. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

 

 

Литература.

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. - М.: Кнорус, 2008

2. Басаков М.И. Замыцкова Делопроизводство. - М. Феникс, 2007

3. Веселов П.В. Деловые беседы и совещания. - М.: Экономика, 1994

4. Грошев И.В. Поздняков А.А. Служебное совещание. - СПб.: Питер, 2005

5. Демин Ю.М.  Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - Питер, 2010

6. Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках. Пер. с нем. — М.: Экономика, 1990.

7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М., ИНФРА-М. 2002

8. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного сомоуправления: В 3 кн.- Кн. 1. Управленческое документирование. - УрАГС: Е, 2002

9. Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М., ИНФРА-М. 1999

10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М. 2003

11. Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний // Секретарское дело,1997. - №3

12. Кузнецова Т.В. Обслуживание совещания //  Секретарское дело. 1997. - №4

13. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводства. - М.:  Юрайт издательство ООО. 2010

14. Павлюк Л.В., Киселева Т.И. Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: И.Т.Д. "Герда", 1999

15.  Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот. - О.: Омский гос. ун-т, 2004

16. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление редактирование и обработка документов. - ОМЕГА - Л, 2012

 

 

 

¹ Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках. Пер. с нем. — М.: Экономика, 1990.

2