Первичная обработка поступающих документов

Контрольная работа.

8 вариант.

 

    1.Обработка  поступающих документов. 

    Поступающие документы, это один из основных потоков  документации.

    Движение  поступающих документов включает: первичную  обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.

    Служба  документационного обеспечения (ДОУ), которая может быть представлена самостоятельным структурным подразделением ( секретариат, канцелярия, общий отдел и т.п.), или отдельным сотрудником ( секретарь-референт, секретарь, делопроизводитель и т.п.) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юр. силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Если документ оформлен неправильно, его возвращают автору с сопроводительным письмом, в котором указаны причины возврата.

    Первичная обработка входящих документов заключается  в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением  с пометкой "лично", "конфиденциально", "срочно" и писем от финансово-инвестиционных учреждений, их передают по назначению, без обработки. Затем проверяется правильность адресования вложенных в конверт документов, наличие приложений к ним. Конверты, как правило, уничтожают, за исключением случаев когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.

    Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

    Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ.

    На  рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. В структурные подразделения предают без рассмотрения руководителя следующие документы: письмо-запрос, рекламный проспект, письмо-напоминание.

    Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью их распределения на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах, кроме приложений, каталогов, проспектов, буклетов, проставляется  реквизит "отметка о поступлении".

    Секретарь-референт фильтрует документы, складывая  одну часть в папку "Для докладов", а другую часть передает в структурные  подразделения или сразу исполнителям, предварительно поставив в правом верхнем  углу первого листа шифр структурного подразделения.

    К документам, прибывшим повторно, в  папку "Для докладов" вкладываются первичные запросы и подбираются  дополнительные материалы, относящиеся  к данному документу.

    Затем проводится регистрация документа, т. е. присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей краткой записью данных о нем в журнале или в памяти ПЭВМ. Регистрация проводится как централизованно, так и децентрализованно (по отделам).

    Руководитель  фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению и установить сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

    Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями  одновременно секретарь-референт размножает входящий документ в нужном количестве экземпляров и передает копии  исполнителям.

    Когда работа над документом исполнителем завершена (составлен отчетный документ, выполнено конкретное задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией передается секретарю-референту для подшивки в дело. 

2.Реквизиты,  придающие документу  юридическую силу. 

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Все документы состоят из отдельных документов, называемых реквизитами (от лат. Rekuisitum – требуемое, необходимое).

    Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. (На основе Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", 1998 г.)

    Реквизит  документа - обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

      Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

    заголовочную  часть (в нее входят реквизиты, расположенные  до текста);

    основную  часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

    оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

    Обязательный  состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу:

          1. Наименование организации ( собирательное обозначение автора документа).

    Автор документа – физическое или юридическое  лицо, создавшее документ.

Автором могут  быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо, что должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.   Если организация является филиалом или представительством, под ее наименованием указывают сокращенное или (при отсутствии такового) полное наименование вышестоящей организации.

    Если  организация зарегистрирована в  субъекте Российской Федерации, имеющем, помимо русского, собственный государственный язык, ее наименование печатается на двух языках. Наименование на языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или правее названия на русском языке.

    Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают в скобки и располагают ниже или правее полного названия.

    Документ, подготовленный совместно двумя  и более организациями, составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций печатают на чистом листе бумаги, располагают их в соответствии с рангом. Возможно оформление реквизитов совместных бланков на компьютере.

          2. Название вида документа (приказ, положение и т.д.).

    Наименование  вида документа, составленного организацией, должно быть определено уставом или  положением об организации. Оно также  должно входить в перечень видов  документов, предусмотренных  ОКУД (Общероссийским классификатором управленческой документации). Пишется наименование  вида документа прописными буквами, в письмах оно не указывается, за исключением гарантийных писем.

          3. Дата создания документа, его  утверждения, вступления в силу.

    Указывает время создания документа; время  его подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации.

    Дата  документа определяется его видом. Для протокола это дата заседания, для акта — дата описанного события, в остальных случаях — дата подписания или утверждения. Совместные документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь единую дату.

    Оформляется она арабскими цифрами в формате: день, месяц, год. Год описывается  четырьмя цифрами, число и месяц  — двумя. Например, дату 9 декабря 2004 г. следует записать как «09.12.2004». Возможна запись месяца в виде слова («9 декабря 2004 г.»), а также оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день.

    Место проставления даты на документе зависит  от бланка и вида документа.

          4. Регистрационный индекс (номер)  данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.

    Цифровое  или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при  его регистрации. Регистрация документа, это запись всех необходимых сведений о документе в регистрационные формы и присвоение документу соответствующего регистрационного номера, проставление его на документе.

    Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера и (по усмотрению организации) дополнительной информации — об исполнителях, корреспонденте и пр. Если документ составляется совместно несколькими организациями, его регистрационный номер должен состоять из регистрационных номеров документа в каждой из этих организаций. Номера проставляются через косую черту, порядок следования номеров должен соответствовать порядку указания авторов в документе.

          5. Текст (содержание) документа, по сути точно соответствующего его названию.

    Тексты  документов могут быть оформлены  в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

    Связный текст применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, писем. Текст делится на разделы и подразделы и на пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки и подзаголовки, которые пишутся с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

    Заголовок к тексту должен включать в себя краткое содержание документа и  быть согласован с наименованием вида документа. Он может отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»)  Например: «Приказ об увольнении» или «Должностная инструкция специалиста». Заголовок может быть опущен, если текст оформляется на бланках формата А5.

    Текст состоит из двух частей. В первой указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй части пишутся распоряжения, решения, выводы, рекомендации, просьбы. Текст может содержать только заключительную часть ( письма-просьбы, письма-извещения, сопроводительные письма и др.), вводная часть отсутствует.

    Документы должны быть написаны деловым стилем, признаками которого является: точность и краткость изложения, нейтральный  тон, лаконичность и ясность текста.

          6. Подпись.

    В состав этого реквизита входит: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи ( фамилия, инициалы).

    Подпись руководителя организации или уполномоченного  им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:

• Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).
• Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.

 
 
 

3.Составить  объяснительную записку. 

                                    

                                                                                Директору ООО «Урал-Сервис»

    Гаврилову Е.С.

    от менеджера отдела миксовой дистрибуции

      Пятуниной О.С. 
 

    Объяснительная  записка

    Я, Пятунина Оксана Сергеевна, отсутствовала  на работе с 27.08.09 по 4.10.09 в связи с вынужденным отъездом к заболевшей матери в г. Екатеринбург. Справку о болезни матери из поликлиники г. Екатеринбурга прилагаю. 

    5 октября  2009г.                                                                             О.С. Пятунина