Переписка. Документы передаваемые по каналам электронной связи

6) TO COMPLECT – телекс адресован фирме «Комплект» ОАО «Доминторг»;

7) С.С. MGO MOSKOW – копия телекса направлена в представительство в Москве;

8) JSH – инициалы автора телекса (ниже имя дается полностью – J.S. Howkins), ABL – инициалы оператора, передающего телекс;

9) TX – 24633 телекс № 24633;

ST 2219 – номер телекса ОАО «Доминторг», в ответ на который отправлен данный телекс.

     Отправитель телекса может также указать  конкретное лицо, которому предназначен телекс. В этом случае перед текстом  телекса помещается фраза типа: 

     ATTN IRINA IVANOVA (Attention of Irina Ivanova – Вниманию Ирины Ивановой). 

     В деловых телексах может даваться краткое указание относительно содержания телекса. Оно помещается между фразой «Attention of…» и основным текстом или дается как первая фраза основного текста: RE – сокращение латинского выражения «in re» - по делу.

     В нашем примере:  

     RE: MODELS 2E450 APPENDIX 83 AND 3/40. 

     В телексах, как правило, отсутствует обращение.

     Структура блока ОС телекса может включать и другие компоненты в зависимости  от практики, принятой в той или  иной стране и фирме. Эта информация не является существенной для общения, а лишь детализирует или повторяет  основную информацию блока ОС (куда, кому, от кого и когда отправлен  телекс). Она носит технический  характер и не нужна в оперативной  работе.

     После блока ОС следует собственно текст  телексного сообщения.

     Текст излагается кратко. Использование сочетаний  из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и  полевых почт; в номерах поездов  и вагонов и некоторых других случаях.

     Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться  цифрами, так как в начале ответного  телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце  текста ставится его исходящий номер.

     В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные  для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой  лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.

     Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся  ситуации. В отдельных случаях  допускается краткое доказательство, аргументация.

     В телексах используется большое количество сокращений. Сокращение производится как на уровне фраз (например ASAP – as soon as possible), так и на уровне слов (YR – Your). Грамматические особенности характеризуются тем, что в телексах, как и в телеграммах, опускаются некоторые части речи:

     а) глагол-связка  

     PRESENT PRICES (are) FIRM PROVIDED ORDER (is) RECEIVED BY 19TH JUNE; 

     б) вспомогательный глагол во временных  глагольных формах:

            

     MR MACKENZIE (has) FINISHED INSPECTION FACTORY (and is) RETURNING 26TH; 

      в) местоимения (в том числе в  функции подлежащего): 

      PLEASE DELIVER (our) ORDER AB 6321 SATURDAY NO SUNDAY. (I am) ARRIVING 26 TH OCTODER; 

      г) предлоги: 

     MANY THANKS (for) YOUR OFFER; 

     д) союзы:  

     PRESENT PRICES FIRM PROVIDED (that) ORDER RECEIVED BY 19TH JUNE; 

     е) артикли: 

     WE INFORM YOU HAVE (a) POSSIBILITY TO PLACE… 

     Модальные глаголы не опускаются.

     В вышеприведенном телексе опущен глагол связка: we (are) convinced; союз: we (are) convinced (that) we will; местоимение: we receive (your) urgent reply; артикль: in (the) near future.

       Об экономном использовании языковых средств свидетельствует некоторые лексические особенности телекса:

     - вместо многословного выражения  употребляется одно слово с  тем же значением;

     - не используются сложные, многословные  предложения, характерные для  деловых писем;

     - выбор делается в пользу более  коротких слов;

     - предпочтение отдается нейтральной  и конкретной деловой лексике;

     - не рекомендуется использовать  избыточную лексику, не несущую  новой информации, а лишь повторяющую  уже сказанное.

     Используемые  в телексах правила пунктуации в  целом ближе к нормам делового письма, чем телеграммы. В телексах в этом случае ставятся точки и  запятые, как в письмах.

     В международной телексной переписке  приняты особые правила написания  цифр:

     а) дроби пишутся через косую  черту: 1/2, 2/3; при необходимости обозначения  целого числа и дроби отделяется от целого числа знаком тире:    2 – 5/6;

     б) числа обозначаются в телексах цифрами, однако в соответствии с принятыми  нормами международной практики за цифровым обозначением многозначных чисел обычно следует их буквенное обозначение;

     в) при обозначении процентов вместо знака процента (%) используется цифра 0 и наклонная черта, т.е. 0/0 вместо %.

     При составлении телекса иногда возникает  необходимость исправить обнаруженную ошибку. В этом случае может быть рекомендовано следующее.

     Сразу после обнаруженной ошибки пять раз  подряд (без интервалов) печатается буква «Х», после которой через  несколько интервалов помещается правильное слово.

     После основного текста следует заключительная формула вежливости, которая в  телексах сводится к различным вариантам  сокращений выражения With best regards (Best rgds; regards; rgds).

     Затем следует подпись автора телекса  и повтор автоответов вызывающего  абонента (отправителя) и вызываемого  абонента (получателя).

     В конце телекса могут встречаться  цифры и слова, по смыслу не относящиеся  к содержанию телекса. Это знаки  сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой  нагрузки они не несут. 

     2.3 Факсограмма 

     Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного  по каналам факсимильной связи (при  помощи факсимильной аппаратуры).

     Факсимильная (или фототелеграфная) связь –  электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п. Такая связь осуществляется посредствам факсимильных аппаратов.

     Факсимильный (или фототелеграфный) аппарат представляет собой комплекс механических, светооптических  и электронных устройств, которые  служат как для передачи изображений  неподвижных плоских объектов (оригиналов) по каналам электросвязи, так и  для приема таких изображений  с воспроизведением объекта в  виде его копии (факсимиле).

     По  скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с  телексной связью, но обладает очевидным  преимуществом: оно позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

     Факсограмма не может считаться отдельным  видом документа, так как по факсу  можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего  факс используется для передачи служебных  писем и разного рода информационных сообщений.

     Строго  говоря, документ, переданный по факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими  факсимильную связь, факсограммы могут  приравниваться к документу.

       Документы, передаваемые по факсу,  должны оформляться в соответствии  с требованиями, предъявляемыми  к соответствующему виду документа.  Документы должны быть напечатаны  четким, контрастным шрифтом.

     Не  допускается волнистость или  деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой  стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов рельефов от надписей на обратной стороне.

     При передаче оперативной информации, не нуждающейся в удостоверении  должностными лицами (подписаний, удостоверений  печатью и др.), многие организации  пользуются специальными бланками факсограмм. 

     2.4 Телефонограмма 

     Телефонограмма  – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

     Телефонограммы  используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

     Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

     В тексте телефонограмм не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных  оборотов.

     Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем  или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагаются  список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

     Для записи телефонограмм целесообразно  использовать специальные бланки.

     Если  специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал.

     Принимаемая телефонограмма может быть сначала  записана от руки, с помощью звукозаписывающей  аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

     Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.  
 
 
 
 

 

       

       Список  литературы: 

       

1. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и  технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., / В.В. Галахов, И.К. Корнеев  и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудрявцева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 450 с.
2. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999. – 312 с.