Типовой инструкцией по делопроизводству в  федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. 
 Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения. 
 В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1-2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации. 
 В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя). 
 Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа. 
 Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. 
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

      Другими словами можно сказать, что для  периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых  в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в  Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:

      - поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения; 
 - указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения; 
 - если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания; 
 - запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней; 
  - обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления.  

      При необходимости срок рассмотрения письменного  обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления. 
 Говоря о типовых сроках исполнения, необходимо отметить, что часть сроков исполнения зафиксировано в приложении 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:

- письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10 дней; 
- протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т.д. 
 Кроме этого в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации. 
 Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков. 
 Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. 
 Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: 
- типовые сроки - принятием нового акта; 
- индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Приостанавливать  исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая  организация, организация - автор документа  и органы госнадзора [7, 104].

3. Контроль  исполнения документов 
   3.1. Регистрация документов

      Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путём проставления на нём регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. 
 Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы). 
 На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах). 
 На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. 
 Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется регистрационный штамп без заполнения. 
 Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии. 
 Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщённости структурных подразделений организации.   

      Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству. 
 Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов, заполняется единая регистрационно-контрольная карточка, пригодная для обработки средствами ВТ.Карточка используется для учёта, контроля исполнения и поиска документов. 
 Карточка заполняется при помощи средств ВТ, машинописным или рукописным способом, в зависимости от наличия технических средств. Состав обязательных реквизитов карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией. 
 Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой корреспонденции. 
 Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объёмом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки. 
 Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных карточек. 
 Автоматизированная регистрация документов (на машинных носителях) производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации. 

        Запись производится непосредственно  с документа с использованием  установленного набора обязательных  реквизитов. Запись на машинном  носителе дублируется машинограммой  карточки («твёрдая копия»), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения. 
 При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его использование при учёте документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе  
 После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки. Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления. 
 Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. 
 На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку. 
 Документ с одним экземпляром карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. 

  Второй экземпляр карточки направляется в канцелярию; если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передаётся в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов. 
 При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких подразделений (должностных лиц) документ возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества (по числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение (подлинник документа передаётся ответственному исполнителю с пометкой, кому разосланы копии). 
 Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство, назначаемым приказом руководителя. Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат. 
 Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю, согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их компетенции. 
 На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела.

Общие правила регистрации  документов на предприятии  ЗАО «Орика СиАйЭс». 
 В инструкции по делопроизводству ЗАО «Орика СиАйЭс» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения.  
 

      Перечень  утверждается руководителем ЗАО  «Орика СиАйЭс», если он включает нерегистрируемую документацию всего предприятия ЗАО «Орика СиАйЭс», или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. 
 При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

3.2. Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько  этапов: 
- постановка документов на контроль; 
- проверка своевременности доведения документов до исполнителей; 
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения; 
- снятие документа с контроля; 
- направление исполненного документа в дело; 
- учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов; 
- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов

3.3. Организация контроля за исполнением документов 

      Контролю  подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях. 
 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.  
 Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который их установил. 
 Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. 
 Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:  
 · формирование картотеки контролируемых документов 
 · направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель 
 · выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя 
 · напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения 
 · получение информации о ходе и результатах исполнения 
 · запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа 
 · регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения 
 · сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов 
 · снятие документов с контроля по указанию руководителей 
 · формирование картотеки исполненных документов