Отчет по практике в ООО "Олимпия"

1.Введение.

В процессе управления часто  приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведение собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.).

Слово "совещание" определяется толковым словарем как действие по глаголу совещаться? т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

Совещание - это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива (группы) проблемам.

Совещания - это средство управления, и оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.

Совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.

Совещание нельзя рассматривать  как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством  оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения.

 

 

 

 

2. Характеристика  организации.

  ООО "Олимпия", является предприятием оптовой торговли —это предприятие, осуществляющее куплю-продажу товаров с целью их последующей перепродажи, а также оказывающее услуги по организации оптового оборота товаров.

Организация ведет коммерческую деятельность с 01 июня 2005 года и занимается продажей товаров народного потребления.

Принимая во внимание специфику  торгового дела ООО "Олимпия", законом предусмотрены следующие обязательные виды документов: организационно-правовые, внутренние и регулирующие отношения между предприятиями. Организационно-правовые документы – это документы, необходимые для открытия предприятия, его функционирования в соответствии с законом. Сюда относятся: свидетельство о регистрации юридического лица, учредительные документы, устав, разрешения на торговлю, лицензия на определенную торговую деятельность, заключение территориального санитарно-эпидемиологического надзора, заключение пожарной инспекции, иные документы, свидетельствующие о регистрации предприятия в налоговых органах и соответствующих фондах, бухгалтерские балансы, документы, подтверждающие право занимать данную площадь, журнал проверок.

  Внутренними документами являются: распорядительные, управленческие документы, штатное расписание, приказы, положения инструкции, а также правила, акты, заключения, справки, все формы отчетов, первичные документы, доверенности и трудовые договоры. Документы, регулирующие отношения между коммерческими организациями – прежде всего хозяйственные договоры. В торговле основными хозяйственными договорами являются: договор купли продажи, договор поставки, договор аренды, договор складского хранения товаров, договор на техническое обслуживание оборудования. Наряду с хозяйственными договорами документами являются письма, справки и другие документы, оформляющие отношения между партнерами.

Важнейшая задача организации  в условиях кризиса — эффективное  управление изменениями: инициация, реализация и завершение процесса преобразований. Для того чтобы нахождение путей  решения проблем был успешным, руководителю нужно уметь грамотно проводить совещания, поддерживая  высокий уровень личной вовлеченности  каждого участника.

 

3.Организация  совещания.

Совещание является дорогостоящим  мероприятием. Стоимость совещания  складывается из заработка всех его  участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. 

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно  с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий, как по организации, так и его проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются "просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены".¹

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. приложение № 1).      

  В зависимости  от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучережденческим.  Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1,5 часа.

 В соответствии с  видом совещания, количеством  участников и временными рамками  проводятся различные организационно-технические  мероприятия. В учреждениях с  постоянно действующими коллегиальными  органами (советами, коллегиями) должен  быть типовой регламент проведения  заседаний, где определены периодичность  заседаний и все процедуры  подготовки и проведения с  указанием должностных лиц, отвечающих  за каждую процедуру. Такие  коллегиальные органы имеют секретаря,  основной обязанностью которого  является подготовка, обслуживание  заседаний и ведение документации  этого коллегиального органа. Для  организации крупных совещаний  создается рабочая группа из  сотрудников различных подразделений.  В небольших организациях, коммерческих  фирмах, акционерных обществах работу  по обслуживанию совещаний выполняет  секретарь.

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения  о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют годовые, квартальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний.

Назначать совещание лучше  на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Но в том случае, когда имеются приглашённые и общее количество участников требует большего помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нём точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают, прежде всего, количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

 

 

 

 

 

    

 

 

3.1. Повестка дня.

Разрабатывается повестка дня  на основании указаний руководителя и по согласованию с ним. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подготовке совещания.  Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря (см. приложение № 2).

 В таких коллегиальных органах, как коллегии, различные советы и т.д., имеющих годовые, квартальные и месячные  планы работы, при формировании повестки дня заседания выносятся на обсуждение, как плановые вопросы, так и оперативные по указанию руководителя.

Каждое собрание должно иметь  повестку дня, которую нужно заранее  продумать. Повестка дня помогает экономить  время и долго не задерживаться  на второстепенных вопросах. Повестка дня информирует участников о  том, какие вопросы выносятся  на обсуждение и требуют принятия решения. Обычно она доносится до участников собрания заблаговременно, чтобы они уже знали, какие вопросы будут обсуждаться на собрании, и могли подготовиться. В любом случае повестка обязательно объявляется в самом начале собрания.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить  вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности: от более сложных и трудоемких к более простым.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко  сформулирована, иметь логическую завершенность  и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется, и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому следует избегать  второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. 

Составленная повестка дня  утверждается руководителем. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма, она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными.

В повестке дня указываются  вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы должность лиц, докладывающих  каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об" или формулируются в  именительном падеже.

Повестка дня должна содержать:

• цели, даты, времени и  места проведения собрания;

• списка приглашенных лиц;

• перечня обсуждаемых  проблем;

• регламент - распределение  времени по вопросам повестки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Список участников.

Список участников - это  второй документ, который подготавливается. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему, лишь должны быть добавлены приглашённые лица.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без  кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно коснуться рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющими опыт в решении аналогичных проблем.

Чёткой организации работы способствует составление списка по определённой форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания (см. приложение № 3).

При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет  использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место  проведения совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания.

Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно  с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Если все  участники совещания-работники одной  организации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространённым способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

В постоянно действующих  коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседания обычно рассылается.

Если для участия в  совещании приглашаются работники  других организаций, составляется письмо-приглашение. В нём помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. (см. приложение №4 ). Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении даётся полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если рассылается повторное приглашение лицам, подтвердившим своё участие, то эти сведения будут указаны в повторном приглашении.