Особенности деловой переписки

- организации управленческого труда;

- применение  средств вычислительной и организационной  техники;

- перевода    служебной    документации   на   иностранный   язык коммерческого партнера;

- культуры  труда и служебной этики;

- охраны  труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

  

2. ФУНКЦИИ

  

На секретаря-референта  возлагаются следующие функции:

      2.1. Информационно-справочное    обслуживание    по    документам предприятия.

      2.2. Методическое   руководство   и   контроль   за  организацией  делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

      2.3. Документирование    деятельности    совещательных    органов предприятия.

      2.4. Оперативно-организационное обслуживание  руководства.

      2.5. Ведение о оформление кадровой  документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

  

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

  

        Секретарь-референт должен:

      3.1. Осуществлять подготовку необходимых  документов, обеспечивать финансово-хозяйственную  деятельность предприятия.

      3.2. Обеспечивать прием,  учет,  регистрацию, контроль исполнения документов,    информационно-справочное    обслуживание   и   хранение документной информации.

      3.3. Контролировать     качество     подготовки,     правильность  составления,  согласования,  утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

      3.4. Осуществлять  контроль  исполнения  документов  и  поручений руководства,  принимать оперативные меры, направленные  на своевременное и качественное  их исполнение.

      3.5. Осуществлять  организацию  подготовки,  принятия  решения  и доведения  их  до  непосредственных  исполнителей.  Проводить   анализ справок   и  докладов,  предоставляемых  руководству,  давать  по  ним компетентные заключения.

      3.6. Осуществлять оперативную связь  со  сторонними  организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

      3.7. Вести прием посетителей.

      3.8. Выполнять работу по документационному   обеспечению  кадровой деятельности предприятия:

      - оформление приказов по личному  составу;

      - оформление личных карточек формы  Т-2 или личных дел;

      - оформление трудовых книжек;

      - оформление и ведение трудовых  контрактов (договоров);

      - оформление командировочных документов;

      - оформление листов нетрудоспособности;

      - ведение табеля учета рабочего  времени;

      - выдача справок о трудовом  стаже и зарплате.

      3.9. Обеспечивать         выполнение        машинописных        и копировально-множительных работ.

      3.10. Использовать     ПЭВМ     как     средство   автоматизации документационного обеспечения предприятия.

      3.11. Проводить  ежегодный  отбор  документов на архивное хранение  или на уничтожение.

      3.12. Выполнять   отдельные   поручения   руководства  по  профилю финансово-хозяйственной  деятельности предприятия.

  

4. ПРАВА

  

        Секретарь-референт имеет право:

      4.1. Запрашивать от функциональных  служб необходимые материалы,  а также объяснения  о причинах  задержки выполнения заданий  и поручений руководства.

      4.2. Рассматривать  документы   и  направлять  их  на   исполнение руководителям и специалистам предприятия.

      4.3. Требовать    от    исполнителей    доработки     документов, подготовленных  с  нарушением  установленных  правил  их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90),  международных правил оформления документов (ISO).

      4.4 Визировать документы  управленческой  деятельности  в  рамках своей  компетенции.

      4.5. Вносить на рассмотрение руководства  предложения по улучшению документационного      обеспечения      деятельности      предприятия, совершенствованию форм  и  методов  управленческого  труда  на  основе применения электронной техники.

      4.6. Требовать от руководства   создания  нормальных  условий   для выполнения  служебных  обязанностей  и  сохранности  всех  документов, образующихся в деятельности предприятия.

      4.7. Работать    с    документами,    имеющих   гриф   "КТ"   или "Конфиденциально".

      4.8. Принимать решения в пределах  своей компетенции.

      4.9. Взаимодействовать   со   всеми    службами    (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству

      5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

  

        Секретарь-референт несет ответственность  за:

      5.1. Качество документов,  предоставляемых  на подпись руководству предприятия.

      5.2. Небрежное,  халатное  отношение  к  регистрации  и   ведению документов.

      5.3. Сохранность документации, разглашение  сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".

      5.4. Нечеткое   и    несвоевременное    выполнение    должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

  

  

        Генеральный директор

                             ________________  __________________________

                                 (подпись)          (Фамилия, и.о.)

  

        Юрисконсульт

                             ________________  __________________________

                                 (подпись)          (Фамилия, и.о.)

  

        "__"_________ 199_ г. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

МОУ «Средняя общеобразовательная  школа № 58»

Ул.Камерный переулок 42, 644117

Тел. 56-14-04 

13.01.08_ № 78_____

На № ___от _______ 

О предоставлении

учебного пособия 

Уважаемый Михаил Анатольевич!

    

     В  связи с наступлением второго  полугодия просим Вас поставить  нам учебное пособие, список  прилагается.

Приложение: список учебной литературы. 
 

С уважением

Директор школы                                                                    М.А.Даниленко 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

МОУ «Средняя общеобразовательная  школа № 58»

Камерный переулок,644117

Тел: 56-14-04 

14.03.2008  № 65__ _                                                  Председателю Совета

На ____ от _________                                                 директоров ОАО «Альфа» 

                                                                                       г-ну О.М.Проклову 
 
 
 

Уважаемый Олег Михайлович!

   

 Искренне  поздравляю Вас с избранием  председателем Совета директоров  акционерного общества «Альфа».

     Ваш  опыт и высокая профессиональная  подготовка послужат Вашей компании в системе внешнеэкономических связей.

     Надеемся  на сохранение и развитие взаимовыгодного сотрудничества наших организаций.

     Желаем  Вам крепкого здоровья, успехов  и процветания! 
 
 

С уважением

Директор                                                                                         М.А.Даниленко 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

Деятельность любой организации, будь то школа,  коммерческая фирма, специализируемая на торговле или на рекламе, или завод, производящий какую-то продукцию и потом торгующий ею, невозможна без деловой переписки. Информация, содержащаяся в деловых письмах, необходима для стабильной деятельности организации. На основе информации, поступающей из коммерческих писем, принимаются соответствующие решения. Таким образом, поставленные цели работы достигнуты, задачи выполнены. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Организация работы с документами /Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М,: ИНФРА-М, 2003. – 592с.  

2. Пащенко В.Г., Пенза. Языковые формулы в деловой переписке. // Журнал Бухгалтера, – май 2004 (№ 5). – С.9-17 

3. Санкина Л.В., Быкова Т.А.Деловая переписка организации. – М,: МЦФЭР,2004. – 256с. – [Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 3 – 2004]. – С.3-119. 

4. Составление  и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм  /Под ред. проф. Кузнецовой Т.В. – М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 200с. 

5. Справочник  по деловой переписке. – М.:Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996. – 250с.  
 
 
 
 
 

   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Министерство образования Омской области

Бюджетное образование учреждение Омской области

Среднего  профессионального образования

«Омский государственный колледж

управления  и профессиональных технологий» 
 

Отделение управления и экономики 

Профессия 38.15 Секретарь-референт 
 

Группа  С – 46 
 

Девина  Жанна Александровна 
 
 

Особенности деловой переписки