Основы документирования деятельности учреждения

     Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.

     Каждый  конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

     Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления⁷.

     В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к  бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

     Требования  настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

1.2. Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов

     Упорядочение  процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

     Управленческие  документы изготавливаются на пишущих  машинках или компьютерах. Документы  должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

     Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 – 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

     Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 – через один интервал.

     Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

     - от границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту»,  «текст» (без абзацев), «отметка  о наличии приложений», «фамилия  исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»,  наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

     - отступив, пять печатных знаков  от границы левого поля, печатают  начало абзацев.

     - отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат».

     - отступив 40 печатных знаков –  реквизиты «гриф ограничения  доступа к документу» и «гриф утверждения».

     - отступив 48 печатных знаков, печатают  инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

     При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях⁸.

1.3. Требования к бланкам документов

     Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

     Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

     Документы изготавливают на бланках.

     Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

     Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

     20 мм - левое;

     10 мм - правое;

     20 мм - верхнее;

     20 мм - нижнее.

     Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

     Бланки  документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные  границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов⁹.

     В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (прил. 1) и продольный (прил. 2). Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

     - центрированным (начало, и конец  каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

     - флаговым (каждая строка реквизитов  начинается от левой границы  зоны расположения реквизитов).

     Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

     - общий бланк;

     - бланк письма;

     - бланк конкретного вида документа¹⁰.

     Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме  письма.

     Общий бланк в зависимости от учредительных  документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

     Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

     Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

     Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации государственный  язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне¹¹.

     При изготовлении документов на двух и  более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

     Номера  страниц проставляют посередине верхнего поля листа.¹²

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЙ

2.1. Основные правила документирования  деятельности учреждения

     Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

     Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.;
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным¹³.

     Соблюдение  этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

     Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

     Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

     К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
• периодичность (стадии документооборота);
• направленность движения¹⁴.

     Документооборот как технологический процесс  делится на несколько частей —  потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

     Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому  объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

     По  отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

     Входящий документопоток любой организации складывается из:

     - документов вышестоящих организаций  (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;