Экспертиза
ценности документов.
Завершающий этап работы с
документами в делопроизводстве
— обработка дел для их
дальнейшего хранения и использования.
Обработка дел для хранения
включает проведение экспертизы
научной и практической ценности
документов, оформление дел, составление
описи на дела постоянного
и временного (свыше 10 лет)
сроков хранения. Экспертиза
ценности документов —
это отбор документов
на государственное хранение
или установление сроков
их хранения основе принятых
критериев. В обобщенном виде
задачи экспертизы ценности
документов состоят в следующем:
• отбор документов, имеющих
политическое, хозяйственное, научное,
культурное
значение, для последующей передачи
их на постоянное хранение в
государственные
архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение
документов, не представляющих
научно-
исторической
ценности, но сохраняющих практическое
значение;
• выделение к уничтожению
документов, не имеющих научной
ценности и
утративших
практическое значение;
• установление или изменение
сроков хранения документов.
Документы
оцениваются на основании принципов
историзма, системности,
целостности. Критериями оценки
документов являются их происхождение,
содержание и внешние особенности.
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности
в делопроизводстве проводится
при составлении номенклатуры
дел, при формировании дел
и проверке правильности отнесения
документов к делам, а также при
подготовке дел к последующему
хранению и при выделении дел
на уничтожение. Для организации
и проведения экспертизы ценности документов,
их отбора на хранение и уничтожение
в учреждении создается постоянно
действующая экспертная комиссия (ЭК).
В министерствах и ведомствах, центральных
органах общественных организаций
для отбора и передачи
документов на государственное хранение,
а также для контроля и оказания
методической помощи подведомственным
организациям создаются центральные
экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК и ЭК
— совещательные органы. Они работают
в постоянном контакте с экспертно-проверочными
комиссиями (ЭПК) соответствующего
архивного учреждения, от которого
получают указания организационно-методического
характера. Проведение экспертизы
ценности. Ежегодно в делопроизводстве
организаций проводят отбор документов
на постоянное и временное хранение, а
также для уничтожения. Этот отбор проводит
персонал структурных подразделений
при участии сотрудников ведомственного,
архива. Он предполагает
анализ фактического содержания документов,
находящихся в деле. Не только на основе
заголовков дел, а путем полистного
просмотра документов определяется
их научная и практическая ценность и
соответствующие сроки хранения.
В результате работы экспертной
комиссии образуются четыре
группы документов с различными сроками
хранения:
1) постоянного хранения в государственных
архивах;
2) временного хранения в ведомственном
архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи
с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются
дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Их передача
происходит только по описям.
Дела временного (до 10 лет)
хранения не подлежат сдаче
в ведомственный архив. Они
хранятся централизованно службой
документационного обеспечения
или в структурных подразделениях
и по истечении сроков хранения
подлежат уничтожению.
После
утверждения описей на дела
постоянного хранения архивное
учреждение разрешает учреждению
уничтожить документы с
временными сроками хранения. Уничтожение
документов оформляется актами.
Акт о выделении к
уничтожению документов и
дел подписывают председатель
и члены ЭК, утверждает руководитель
учреждения.
Составление
описей дел.
На дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения составляются
описи дел. Составление описи — это завершающий
этап работы с документами в делопроизводстве.
Опись дел — это архивный
справочник, представляющий
собой систематизированный перечень заголовков
дел и предназначенный для раскрытия
состава и содержания дел, закрепления
их систематизации внутри фонда
и учета дел. Опись дел одновременно
является учетным документом и
основным видом научно-справочного
аппарата к документам, обеспечивающим
оперативный поиск документов. Таким
образом, опись является учетным документом
и справочником по содержанию дел.
В делопроизводстве описи на дела
составляются в каждом структурном
подразделении работниками службы документационного
обеспечения управления. Ответственность
за качественное и своевременное
составление описей дел структурных
подразделений несут их руководители.
Годовые разделы описей дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу составляются
по установленной форме.
Совокупность элементов описания
каждого дела в описи называется
описательной статьей. Описательная
статья описи дел структурного
подразделения должна включать в себя
следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома,
части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома,
части), полностью соответствующий
его заголовку на обложке
дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе,
части);
• срок хранения; •
примечание.
В описях дел постоянного хранения
графа срок хранения опускается.
Каждое дело вносится в опись
под самостоятельным порядковым
номером. При наличии нескольких томов
(частей) каждый из них также
имеет свой порядковый номер. Систематизацию
дел в описи и присвоение
номера описи структурного подразделения
осуществляет архив организации. В
конце описи делается итоговая запись.
В ней указывается цифрами и прописью
число дел, числящихся по описи, первый
и последний номер дел по
описи. Годовой раздел описей на дела
постоянного хранения, предназначенный
для последующей передачи в государственный
архив, подлежит утверждению
ЭПК архивного учреждения. Он
печатается в четырех экземплярах,
заверяется руководителем службы
документационного обеспечения
управления, подписывается председателем
ЭК (после утверждения описи комиссией)
и согласовывается с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми
разделами описи организация обязана
в установленные сроки сдать, а
государственный архив принять
на хранение внесенные в опись дела.
Порядок
передачи дел в
архив.
В архив организации передаются
все дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Передача дел
производится только по описям
и в соответствии с
составленным заведующим архивом
графиком, согласованным с руководителями
структурных подразделений
и утвержденным руководителем
организации. Вместе с
делами в архив
передаются регистрационно-контрольные
картотеки делопроизводственной
службы учреждения. Заголовок каждой
картотеки должен быть включен
в опись. Дела временного
(до 10 лет) хранения в архив
организации, как правило,
не передаются. Принимая дела,
сотрудник архива тщательно сверяет
каждое дело с описью, проверяет
правильность формирования и
оформления дела. Заведующий
архивом расписывается в приеме
дел на всех экземплярах
годовых разделов описи, указывает
дату приема и количество принятых
дел. Один экземпляр годовых
разделов описей возвращается
сдатчику, остальные остаются в
архиве. При сдаче дел на
государственное хранение организация
представляет в государственный
архив:
• отношение на имя руководства
государственного архива с
указанием
названия
организации, общего количества дел
и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах,
утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку
организации, если дела
сдаются на
государственное
хранение впервые;
• справку о неполной сохранности
документов (если какие-либо
дела
утрачены).
Затем дела шифруются. Шифровка
включает в себя указание на
обложке дела номера фонда,
номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные
дела увязывают в архивные
связки. Сдача дел оформляется
актом. Организация-сдатчик и
государственный архив расписываются
на всех экземплярах описей
и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один
экземпляр акта остаются в
государственном архиве, третий
экземпляр описи и второй
экземпляр акта возвращаются
организации и хранятся постоянно
в делопроизводственной службе.
Архивное
хранение документов
в электронной
форме.
Особенность электронного хранения
состоит в направлении
документов в электронный архив
сразу по завершению работы
с ними в делопроизводстве.
Это позволяет обеспечить сохранность
документов, их централизованное
хранение, быстрый поиск и распределенный
доступ к документам как с
помощью локальной сети, так
и (при необходимости) с
использованием удаленного доступа
(по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется
в процессе их регистрации. Сроки
хранения документов не зависят
от формы их существования бумажной
или электронной - и определяются, как
уже сказано выше, специальными справочниками
— перечнями документов с указанием
сроков хранения (типовым и ведомственными).
Кроме того, в каждой организации
имеется номенклатура дел. Она
также вносится в компьютер и является
самостоятельной таблицей в базе данных
о документах организации. Сроки
хранения, заложенные в номенклатуре дел,
позволяют при выборе в регистрационной
карточке документа номера дела,
в которое помещается документ,
автоматически определять его срок
хранения и инициировать перемещение
или копирование документа в соответствующий
раздел архива. По окончании делопроизводственного
года производится сортировка по
делам всей базы данных о документах учреждения,
сформировавшейся в течение года в
процессе регистрации документов. Данные
о документах организации за истекший
год используются для составления
описи всех документов, сгруппированных
по делам. Внутри дела документы располагаются
по порядку поступления (в основном
в хронологическом порядке). Для дел постоянного
и долговременного хранения такой список
документов дела распечатывается
в виде внутренней описи и подшивается
в начале дела. Архивные правила
предусматривают составление описей дел
постоянного и долговременного сроков
хранения. Наличие автоматизированной
системы учета позволяет составлять
по документные описи, невозможные
раньше при традиционной бумажной
технологии ввиду их трудоемкости.
Такие описи значительно облегчают
и ускоряют поиск необходимых документов
в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное
хранение по требованию архивных
органов на основе по документных
описей легко могут быть
сформированы обобщенные описи на дела
постоянного и долговременного сроков
хранения.