2.2. Прием, обработка
и распределение поступающих
документов
Как уже отмечено
выше, организация работы с документами
зависит от объема документооборота,
организационной структуры и
формы работы с документами,
принятой технологии обработки
документов. Работа с документами
состоит из ряда последовательных
операций. Это:
— прием документов;
— их распределение;
— направление
на исполнение;
— исполнение и
отправка.
Независимо от
объема деятельности организации,
операции по приему и отправке
документов обычно проводят централизованно.
В структуре службы делопроизводства
крупных организаций для этого
предусматривают создание специализированного
участка — экспедиции, как одного
из структурных подразделений
службы. В канцеляриях и общих
отделах организаций (если экспедиция
не выделяется в отдельную
службу) создается участок по
приему и отправке документов
с теми же функциями. В организациях,
которые не создают свою службу
делопроизводства, прием и обработка
документов, операции по их отправке
производятся централизованно секретарем.
Рекомендации по приему
и отправке документов, если они централизованы,
позволяют реализовать основное правило
организации документооборота, т. е. прохождение
документа по наиболее короткому маршруту
с минимальными затратами времени, так
как централизация этих операций позволяет
быстрее доставлять документы исполнителям,
механизировать первоначальную обработку
документов и сократить ее сроки, вести
учет затрат на обработку документов,
учет объема документооборота.
Доставка документов
происходит почтой, телеграфом, курьерами.
В современных условиях наряду
с этими способами доставки
поступление документов осуществляется
через компьютерные сети, электронную
почту, факсимильную связь. Значительная
часть документов поступает путем
передачи их командированными
сотрудниками других учреждений.
Задача службы
делопроизводства (или отдельного
сотрудника) — организовать учет
поступления документов из всех
источников, их первичную обработку,
координировать их движение.
В нормативных
документах регламентированы правила
первичной обработки поступивших
документов. Они сводятся к следующему:
1. Проверяется правильность
доставки. Ошибочно доставленная
документация возвращается на
почту для пересылки адресату.
2. Проверяется целостность
упаковки, сохранность печатей. Конверты
вскрываются, проверяется комплектность
и сохранность вложений. При обнаружении
повреждений конвертов, отсутствия
документов, приложений к ним,
несоответствия документов и
приложений сообщают отправителю.
3. При поступлении
машиночитаемых документов обрабатывается
только сопроводительная документация,
машинные носители в упаковке
передаются по назначению.
4. Как правило,
конверты уничтожают. Сохраняют
конверты (подкалывая их к документу)
только в тех случаях, когда
на документе отсутствует обратный
адрес, когда дата на почтовом
штемпеле имеет значение для
доказательства даты получения
документа, когда на конверте
нет надписи «лично», а документ
носит личный характер.
5. Документы с пометкой
«лично» не вскрываются, а передаются
адресату. Однако в некоторых
организациях количество таких
документов может быть весьма
значительным. В таком случае
экспедиционная обработка поступивших
документов предусматривает учет их поступления,
дата и учетный номер проставляются на
пакетах.
6. Экспедиция ведет
учет всех поступивших документов
— на документе проставляется
штамп об их получении, где
указывается наименование организации,
дата поступления, порядковый
учетный номер документа. Обычно
в штампе предусмотрено место
для последующего проставления
входящего регистрационного индекса.
7. При первичной
экспедиционной обработке документы
сортируют по структурным подразделениям.
Главный критерий этой сортировки
— адресование документов. Обычно документы,
адресованные руководству, передаются
в канцелярию для подготовки к рассмотрению,
туда же поступают документы, адресованные
организации (без указания фамилии должностного
лица). Документы, адресованные в структурные
подразделения, проходят сортировку по
их названиям.
В небольших организациях
вся поступающая документация
сортируется секретарем. В помощь
секретарю можно разработать
классификатор видов документов
и вопросов деятельности с
указанием исполнителей, которые
курируют определенные вопросы.
8. Процесс первичной
обработки заканчивается раскладкой
рассортированных документов по
ячейкам сортировочного шкафа,
откуда документы забирают секретари
структурных подразделений. В
небольших организациях секретари
используют папки-регистраторы, разделы
которых закрепляют за отдельным
структурным подразделением или
исполнителем.
Большая часть
организаций и учреждений обладает
помимо почты и другими каналам
информации. Например, значительное
количество документов, содержащих,
как правило, оперативную информацию,
поступает в организации по
факсимильным аппаратам. Масса
документов доставляется сотрудниками
сторонних организаций, происходит
передача «из рук в руки».
Все эти способы доставки могут
создать мощные документопотоки,
содержащие необходимую для деятельности
организации информацию. Служба делопроизводства
обязана обеспечить учет и контроль за
движением поступающих по различным каналам
связи документов. Учет необходимо вести
и для документации, поступающей по факсимильной
связи и от курьеров. В противном случае
эти документы «выпадают» из поля зрения
службы.
Согласно рекомендациям
Основных положений ГСДОУ, передача
документов между структурными
подразделениями (из экспедиции
в канцелярию, из канцелярии в
структурные подразделения и
т. д.) осуществляется через секретарей
этих подразделений или тех
должностных лиц, которые отвечают
в них за работу с документами.
Документы передаются с соответствующими
отметками в регистрационных
формах.
В крупных фирмах,
учреждениях, на промышленных
предприятиях, там, где структурные
подразделения расположены на
значительном расстоянии друг
от друга, организуется курьерская
связь для доставки поступивших
документов. Курьеры совершают два-три
обхода здания (территории) по заранее
разработанным маршрутам в установленные
часы, забирая документы для отправки
и доставляя поступившие документы.
Самый нерациональный
способ доставки документов —
выполнение этой работы специалистами
аппарата управления, так как
расходуется их рабочее время,
дорожает доставка и соответственно
весь аппарат управления.
Таким образом,
организация первичной обработки
документов позволяет выделить
первичные потоки поступивших
документов: в адрес руководства
организации, руководства структурных
подразделений, исполнителей. Движение
этих потоков будет зависеть
от количества инстанций прохождения
документов в процессе рассмотрения
и принятой в организации технологии
регистрации документов.
Поступивший документ,
копию отправленного документа
и его проект с визами согласования
исполнитель подшивает в дело,
сделав соответствующие отметки
об исполнении. По такой же
схеме работает исполнитель и
над инициативными документами
— запросами, уведомлениями, гарантиями,
просьбами, заявками, информационными
письмами.
В XVII в. процедура
подготовки документов в приказном
делопроизводстве включала следующие
основные этапы: поступление документа
на рассмотрение (при этом на
обороте делалась запись о
получении документа с датой);
подготовку дела к «докладу»
(для этого старший подьячий
собирал нужный материал); рассмотрение
и решение дела (иногда решение
принималось после его коллективного
обсуждения); оформление документа,
содержащего решение (подьячий
переписывал документ набело
и справлял его своей подписью
– «справой»).
Подготовка и оформление
внутренних документов организуется
так же, как и исходящих. На
этапе исполнения маршруты их
движения совпадают с входящим
документопотоком. Например, докладные
записки рассматриваются руководителем
на общих основаниях. Отличия
имеются в подготовке распорядительных
документов. Приказы по основной
деятельности должны согласовываться
в юридическом отделе, приказы
по личному составу должны
готовить отделы кадров с соблюдением
трудового законодательства, решения
коллегиального органа — специальный
аппарат (секретариат коллегии).