Организация делопроизводства

      Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

      На  карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и  фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

      Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются  в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе.

      Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

      Применение  карточек для регистрации заметно  повысило оперативность поиска документа  и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению  с журнальной формой.

      Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

      Компьютерная  регистрация документов позволяет:

- внести  значительно больше сведений  о документах, учитывающих специфику  организации;

- организовать  децентрализованную (на рабочих  местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

- организовать  на основе базы данных информационно-справочную  работу;

- организовать  эффективный контроль за исполнением  документов.

      Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

      Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов. 

1.3. Индексация документов. 

      Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих  место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 10) и регистрационных карточках.

      Основу  индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индеек 01-05/89 входящего документа включает:

01 –  индекс структурного подразделения;

01-05 –  номер дела по номенклатуре;

89 –  индивидуальный порядковый номер  входящего документа, присвоенный  при регистрации.

      В организациях с большим количеством  корреспондентов дополнительно  можно использовать их кодовые обозначения.

      Инициативные  и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

      Исключения  составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в  отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваеваются особо в пределах каждого вида документов.

      Индексы предложений и жалоб граждан  могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов.

      К индексам приказов по личному составу  допускается добавления буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).

      Порядковый  регистрационный номер присваивается  начиная с номера 10, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно. 

1.4. Журнальная форма регистрация. 

Регистрационным номером при журнальной регистрации  является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа. 

Сведения в  графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента). 

В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). 

В графу 4 последовательно  вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются. 

В графе 5 последовательно  отражается информация о действиях  исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных  документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27. 

Журнал регистрации  исходящей корреспонденции Дата и регистрационный номер Корреспондент Краткое содержание  Отметка о хранении  1  2  3 4 
 

Регистрационным номером при журнальной регистрации  является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. 

Сведения в  графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. 

В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). 

В графе 4 указывается  номер дела, куда помещается копия  отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются. 

Журнал регистрации  внутренних документов (примерная форма)Дата и

регистацион-

ный номер Краткое

содержание  Исполнители Срок

исполнения  Ход исполне-

ния, отметка

о хранении

1 2 3 4 5 
 

Регистрационным номером при журнальной регистрации  является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа. 

В графу 2 переносится  заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). 

В графе 3 указывают  фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа). 

В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа). 

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27. 

Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной  формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации  активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный  номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.