Обработка и хранение конфиденциальных документов

     Хотелось бы опять обратить внимание: не надо смешивать в один условный «конфиденциальный документ» документы с грифами «Для служебного пользования» и «Коммерческая тайна».

     Согласно  «Положению о порядке обращения  со служебной информацией ограниченного  распространения в федеральных органах исполнительной власти» черновики и варианты документов «Для служебного пользования» не учитываются, уничтожаются работником службы делопроизводства с отражением факта уничтожения в учетных формах. Такой же порядок работы с документами вполне применим и в коммерческих структурах. Безусловно, информация, связанная с созданием принципиально новых изделий, технологий и др. требует учета черновиков с максимальной степенью защиты, что должно быть отражено еще на стадии составления перечней.

     Как справедливо отмечает Т.В. Кузнецова, «пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера… он как бы ещё не существует»⁷. Конфиденциальная информация в черновике присутствует, как и в том, что только трудозатраты на документирование с учётом черновиков увеличиваются на 20-25%. Однако право выбора - учитывать или не учитывать черновики - за обладателем информации.

     Вместе  с тем давно известны организационные  меры по защите информации при её документировании:

     - организация внезапных проверок  работы исполнителей с конфиденциальными документами;

     - выделение специально оборудованных  помещений;

     - установка опечатываемых службой  делопроизводства хранилищ для  черновиков, испорченных проектов  и их централизованное уничтожение  и т.п. 

     Нельзя  не обратить внимание на отдельные положения, связанные со способами документирования конфиденциальной информации. Так, А.Н. Белов и А.А. Белов рекомендуют не использовать при документировании диктофоны, магнитофоны, диктовать текст. На наш взгляд, главное не запретить, а объяснить, что они являются каналами возможной утечки информации и их надо соответствующим образом защищать. Они же и А.В. Пшенко предлагают при отправке документа почтой или по электронным каналам связи шифровать текст, каким образом – не поясняют. Существуют более простые и дешевые способы решения этой задачи, например, использование режима легендирования, который может закладываться уже на стадии документирования.

     Другим  реквизитом конфиденциального документа, помимо текста, является гриф ограничения доступа. 
 

     2.3. Архивное хранение конфиденциальных  документов 

     Дела, составляющие коммерческую тайну,  помещаются в закрывающиеся шкафы  канцелярского типа, предохраняющие документы от ныли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

     Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя предприятия с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника. 

     В течение делопроизводственного  года на выданное по служебной необходимости  дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное  подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

     Передача  дел в архив предприятия производится через год, после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

     Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

     Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

     Состояние возвращенных в архив после использования  документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

     В необходимых случаях по просьбе  и за счет заинтересованного лица или предприятия с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку.

     На  основании хранящихся документов архив  предприятия выдает архивные справки, копии и выписки.

      Заключение 

     Безопасность  ценной документируемой информации зависит от степени ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, в том числе стихийных бедствий, а также пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, в результате чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение.

     Важнейшим направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота, т.е. использование в обработке и хранении документов специальной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.

     Таким образом, защищенность документопотоков достигается за счет:

     1) одновременного использования режимных (разрешительных, ограничительных)  мер и технологических приемов,  входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;

     2) нанесения отличительной отметки  (грифа) на чистый носитель  конфиденциальной информации или  документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделить их  в общем потоке документов;

     3) формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и (часто) дополнительного их разделения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов;

     3) использования автономной технологической  системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов. 

     Список литературы

I. Нормативно-правовые акты

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ // С3 РФ, 2006, №31(ч. 1).

2. ГОСТ  Р 6.30 – 97. Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Положение «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

II. Учебная и научная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение.- М.: КНОРУС, 2006. – 436 с.

2. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот.- М.: ЭКСМО, 2007. – 376 с.

3. Домарев В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем. – М., 2005. – 415 с.

4. Кузнецов А.А. Секретарское дело.- М.: АСТ, 2007. – 523 с.

5. Кузнецов И.Н. Защита деловой информации.- М.: Экзамен, 2008. – 432 с.

6.Некраха А.В., Шевцова Г.А. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. - М.: изд-во «Академический проект», 2007. - 513 с.

7.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М.: «Издательство Проспект», 2008. – 412 с.

8. Степанов Е.А. Технология обработки конфиденциальных документов в предпринимательских структурах.- М.: ГУУ, 2002. – 341 с.

9. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. //Секретарское дело, 2004, № 8-9.

10. Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов // Делопроизводство, 2008, №1.

11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления. // Управление персоналом, 2007, № 4.

12. Ищейнов В.Я. Организация защиты коммерческой тайны на объектах информатизации.- Делопроизводство, 2008, №1.