Обеспечение сохранности архивных документов

     Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные  условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

     В связи с этим в хранилищах путем  кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего могут сохранять свои свойства.

     В архиве категорически запрещается: курить, применять электронагревательные  приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества и хранить пищевые продукты.

     Архивные, библиотечные и музейные фонды содержат издания, рукописи и документы, выполненные, в основном, на бумаге. А бумага наиболее подвержена разрушению и старению в процессе использования и хранения. Цель хранения документов в архивных фондах – снизить воздействие неблагоприятных факторов, увеличить долговечность документов и дать возможность людям пользоваться документами на протяжения всего срока хранения.

     Во  многих странах мира ведется постоянный поиск современных технологий, обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.  
 

2.1.            СОБЛЮДЕНИЕ КОДЕКСА АРХИВИСТА 

     В различных архивах, хранилищах, библиотечных и музейных фондах содержатся издания, рукописи и документы, разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы,  настоящие памятники культуры.  Это  печатные и рукописные древние и современные материалы в виде книг, государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и  пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения, имеющих огромную историческую, информационную, духовную, экономическую, научную ценность и культурное значение для народа.

     Всем  известно, насколько важно сохранить документы и экспонаты, рукописи и различные издания в  архивах, хранилищах, библиотечных и музейных фондах. Для этого создаются специально оборудованные здания и помещения архивов с соблюдением всех норм для правильного хранения документов, отвечающих всем параметрам обеспечению их сохранности. Уделяется огромное внимание комплексу работ по обеспечению сохранности документов, вопросам технологии хранения документов.

     Но  сохранение документов еще и от хищений и краж - вот задача, которую необходимо решать постоянно, ведь утеря документов архивов происходит регулярно.

           В любом цивилизованном обществе, стране кроме нормативно-правовой системы является соответствующая этика поведения профессионала - архивиста, что закреплено этическим, моральным кодексом. Применение данного кодекса гарантирует сохранность документов, имеющих огромную историческую, информационную, духовную, экономическую, научную ценность и культурное значение для всего народа.

     В 1996 голу в Пекине, на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов, был принят Международный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты и рамки поведения  для всех, кто занят в архивной сфере.

     Основными принципами международного этического кодекса архивистов являются:

• Защита целостности архивных материалов и гарантия их сохранности;
• Осуществление экспертизы ценности, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве;
• Защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования;
• Обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной  тайны и тайны частной жизни, которая может быть в архивных документах;
• Действие в рамках соответствующего законодательства, избегая использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;
• Обеспечение сохранности и использования мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и представителями других профессий;

 

      Эти этические нормы, содержащиеся в  Международном  этическом кодексе  архивистов, признаны и в России. Все, кто работает с документами, должны помнить  о профессиональной ответственности и корпоративной культуре работников архивов. Помнить о своей главной задаче - обеспечение сохранности документального фонда архива, Помнить о том, что нельзя использовать свое положение для приобретения документов, проведения сомнительных сделок, противодействие другим лицам по искажению, исправлению или хищению документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      Архивы  – это уникальные хранители "памяти человечества", государственные  центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры. В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа.

     Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, имеющие настолько большую информационную и историческую ценность, что ее трудно переоценить. Обеспечение длительной сохранности архивных фондов, обеспечение сохранности документов является научно-технической проблемой,  соблюдение правил архивиста, честное и бескорыстное отношение к хранящимся документам является первоочередной задачей работников архивов.

     История развития архивов в нашей стране насыщена частыми случаями гибели документов. Причинами этого явились как  климатические условия нашей  страны, так и безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную ответственность за порчу и потерю документов.

     В моей работе рассмотрены законодательные основы, действующие в нашей стране, обеспечивающие сохранность документов архива  и соблюдение  Международного этического кодекса архивиста работниками архивов.         

     Рассмотрены условия по обеспечению сохранности архивных документов, основные современные методы и тенденции в области обеспечения сохранности документов с учетом разработок архивной практики. Отмечено, что основными требованиями для создания оптимальных условий для сохранности документов является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности.

     Но  не только само здание, но и средства внутри его имеет значение для  обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

     Отмечено, что длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований, от применения в архивохранилищах приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров, соблюдения температурно-влажностного режима, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего могут сохранять свои свойства.

     Ведь  основная цель хранения документов в архивных фондах – снизить воздействие неблагоприятных факторов, увеличить долговечность документов и дать возможность людям пользоваться документами на протяжения всего срока хранения. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ  

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
2. Указ Президента РФ от 17 марта 1994 года № 552"Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации"
3. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года № 290 "О          Федеральном архивном агентстве"
4. ГОСТ Р 6.30-97 УСД УСОРД. Требования к оформлению документов. - М., 1998г.-19с.
5. ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
6. ГОСТ 7.48-2000 «Основные термины и определения»
7. Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984.-174с.
8. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002 
9. Основные правила работы архивов организаций, М., 2003
10. Основные правила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002
11. http://www.arhivcentr.ru

 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 
 

1. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк. - СПб.: 2001

 

2. Андреева, В.И. Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. - 192с.

 

3. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина.: Под общей  ред. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп.  – М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.

 

4. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И.Андреева. – М.: КноРус, 2008. - 256 с.

 

5. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова. – М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 325 с.

 

6. Галахов, В.В. Делопроизводство. Организация и технология работы / В.В. Галахов.: под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: Проспект, 2005. - 456 с.

 

7. Крайская, З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.:   НОРМА, 1996. - 224 с.

 

8. Сергазин, Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин.  - М.: Высшая школа, 1986. - 239 с.

 

9. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58-61.

 

10. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57-61.

 
 

11. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №6. – С. 55-60.

 

12. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58