Моделирование бизнес-процессов

     Что касается заверения договоров печатью, то за небольшим исключением в законодательстве нет требования об обязательности такого заверения, есть лишь правило о том, что любая сделка должна быть подписана. В отличие от подписи печать легко подделать, поэтому она может служить лишь дополнительной гарантией аутентичности. То же справедливо и в отношении факсимиле.

     Относительно  заключения договора посредством использования  факсимильной связи можно сказать  следующее. Законодательством прямо  предусмотрена такая возможность (см.Письменная форма сделки (договора)), однако данный способ связан с определенным риском, т.к. технологические особенности указанного вида связи не позволяют точно и достоверно зафиксировать дату, адресата, отправителя и содержание сообщения. Однако ввиду широкого применения на практике факсимильной связи необходимо порекомендовать следующее:

     · необходимо вести журнал учета входящих и исходящих сообщений (конечно, такой журнал можно сделать в  любой момент, и большого значения он не имеет, но будет являться еще  одним доказательством в вашу пользу на суде);

     · при отправлении важных документов всегда необходимо просить принявшего сделать копию полученного сообщения, проставить на ней свою подпись, а  также указать должность, ФИО, дату, время принятия документа и отослать такую копию обратно (более эффективный  способ, т.к. у вас останется копия  вашего документа с автографом работника  контрагента);

     · как только будет возможность, составить  и подписать с контрагентом единый документ (лучше поздно, чем слишком  поздно!).

     Перечисленные выше приемы, тем не менее, не дают стопроцентной  защиты от недобросовестных контрагентов. Одним из наиболее надежных способов снятия вопросов, затронутых в настоящей  статье, является заключение между  сторонами специального соглашения, в котором был бы урегулирован порядок подтверждения договоров, подписанных с помощью факсимиле, а равно переданных посредством  факсимильной связи. Как правило, такое  соглашения сводится к порядку распределения  рисков, связанных с удостоверением факта того, что экземпляр подписан/исходит от надлежащей стороны. В подобных соглашениях необходимо предусмотреть:

     · приоритетность применения экземпляра той или иной стороны в случае возникновения спора (аутентичность);

     · распределение риска возникновения  технических ошибок в прохождении  факсимильного отправления;

     · распределение риска вмешательства  третей стороны, действующей под  видом одного из контрагентов;

     · порядок обмена документами посредством  факсимильной и иной связи;

     · порядок использования факсимиле.

     После урегулирования указанных вопросов использование факсимильной связи, а также факсимиле станет более  безопасным.

     Подписание  договора одним и  тем же лицом от имени двух разных лиц

     Не  редко возникает необходимость  заключения договора между двумя  организациями, в которых генеральным  директором выступает одно и то же лицо, либо, нужно заключить договор  между организацией и ее директором. Является ли такие сделки действительными, и что делать в подобных ситуациях? Многие, опасаясь признания сделки недействительной, заключают с одной  стороны договор по доверенности, или даже формально отправляют директора  в одной из двух фирм в отпуск, и также по доверенности от имени  одной из организаций заключают  договор. 0Рассмотрим оба варианта.

     Две организации —  один директор

     Ответ на поставленный выше вопрос — положительным: данный договор будет действительным. Дело в том, что согласно ст.53 ГК РФ юридическое лицо приобретает права и обязанности через своих полномочных органов (см. Органы юридического лица), которым и является генеральный директор; положение об ограничении представительства (см. Представительство) в такой ситуации не действуют, т.к. директор не является представителем юридического лица, он — его орган.

     Однако  данный вид сделок (договоров) совершается  в особом порядке. Данная сделка будет  относится к сделкам с заинтересованностью и соответственно такая сделка, должна быть одобрена до ее совершения советом директоров (наблюдательным советом) общества или общим собранием акционеров (участников).

     Данные  выводы подтверждаются судебной практикой, в качестве примера можно привести постановление Президиума ВАС РФ от 03.04.2002 № 7611/01, в котором отмечено, что гражданин, являвшийся на момент совершения спорной сделки между  обществом и фирмой директором одновременно обеих этих организаций, признается лицом, заинтересованным в совершении обществом данной сделки.

     Важно отметить, что применительно к  ООО, состоящим из одного участника, который одновременно осуществляет функции единоличного исполнительного органа данного общества одобрения не требуется.

     Организация — директор

     Эта ситуация почти ничем не отличается от первой: директор выступает как  физическое лицо (гражданин) и как  орган юридического лица: договор  заключается между двумя лицами, и то, что договор подписывает  от имени двух сторон не должно смущать. Данная сделка также будет являться сделкой с заинтересованностью, и требуется соблюдение процедуры  ее одобрения. 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Даже  в небольших компаниях количество договоров может достигать нескольких тысяч. Автоматизация управления договорной деятельностью позволяет контролировать движение денежных средств компании и исполнение бюджетов. Это дает возможность избежать штрафных санкций, связанных с невыполнением договорных обязательств, контролировать дебиторскую  задолженность и сроки платежей, а также исключит подписание договоров, не согласованных с юридической  и финансовой службой.

     Внедрив автоматизированную систему управления договорами, вы сможете избежать многих проблем. Однако прежде чем приступить к выбору информационной системы, нужно  разработать положение о договорной деятельности предприятия, которое  будет регламентировать все процессы компании, связанные с договорной деятельностью. В дальнейшем это  упростит составление технического задания, а также позволит выявить  недостатки сформулированных требований к работе с договорами до внедрения  информационной системы. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Библиографический список 
 

     http://www.finexpert.ru/tags/BPWin

2. http://process.siteedit.ru/page56
3. http://www.fd.ru/reader.htm?id=21077#
4. http://www.iteam.ru/publications/marketing/section_28/article_2265/
5. http://emanual.ru/download/www.eManual.ru_1479.html