Контрольная работа по "Основам документационного обеспечения управления"

Вопрос 9. Приведите примеры типичных лексических, морфологических и синтаксических ошибок, встречающихся в текстах документов

Ответ. Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Эти требования предполагают: краткость и компактность изложения официального материала; точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов; последовательность использования технических приемов правотворчества.  
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»). Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике например «секретарша», «лаборантка».  
Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». Представить:  
• предъявить, сообщить («представить доказательства»);                               .  
• познакомить с кем-либо - «представить коллективу нового работника»);               .  
• ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию»);            .  
• составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»);                .  
• мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»);                         .  
• изобразить, показать («представить в смешном виде»).                               .  
Предоставить:  
• отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить транспортные средства»);  
• дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск»);  
• разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).                             .  
Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель именно месяц, н ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»…                                   .  
Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской. Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

 
 
Вопрос 10. С какими трудностями этикетного характера сталкивается государственный служащий при написании документа или деловой бумаги?

Ответ. При написании письма или оформлении документа существует ряд трудностей этикетного характера. Деловой этикет проявляется как в форме, так и в содержании документов. Очень важно, например, точно знать необходимые виды обращений в официальном письме, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д.  
Рассмотрим наиболее употребительные языковые формулы официально-делового письма.  
Обращение. Обращение к адресату нередко используется не только в письма полуофициального характера, но и в служебной переписке, если ситуация требует обращения непосредственно к должностному лицу. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, служебное положение адресата, сфера деятельности того и другого и некоторые другие аспекты. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:  
Уважаемый господин (жа) (фамилия)!                            .  
Уважаемый господин министр!                      .  
В письмах- приглашениях, извещениях и др. допускается обращение по имени и отчеству:  
Уважаемый Николай Петрович!                         .  
В последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется                на запятую. При этом текст самого письма, начинается с абзаца, но не традиционной                    прописной буквы, а как в английском, со строчной, например:  Уважаемый                               Сергей  Александрович, обращаемся к Вам с предложением...  
Заключительные слова. Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быт заключительная формула вежливости: С уважением, (подпись).                                   
Языковые клише пронизывают в деловой корреспонденции весь текст. В официальных письмах с помощью определенных языковых формул выражаются самые разные аспекты содержания: извинение, благодарность, просьба, разрешение. Эти языковые формулы являются нормой современного русского этикета, и нет необходимости изобретать собственные этикетные фразы. В качестве примера приведем некоторые из них.  
Формулы, подтверждающие получение письма или документа.  
Сообщаем Вам, что мы получили (такой-то документ) от (дата)...  
Формулы благодарности.     Благодарим Вас за…                             .                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Формулы, употребляемые при отправке документов.             .  
Высылаем (договор, документацию, проект Устава и др.)…             .  
Формулы, выражающие подтверждение.   Подтверждаем получение…                       .  
Формулы, выражающие напоминание.                 .  
Напоминаем Вам, что (срок представления проекта, задолженность по оплате и др.)...  
Формулы, выражающие извещение.                     .  
Сообщаем, что (к сожалению, не можем выслать и др.)..  
Ставим Вас в известность, что (Ваши рекомендации утверждены)...  
При написании делового письма используются и другие языковые формулы, выражающие различные деловые ситуации. Но всегда следует помнить, что в этих фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости. Например: Не откажите в любезности... Если Вас не затруднит... Также недопустимо использовать в тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: Категорически требуем... Рассмотрите и утвердите наш проект. Общий тон письма должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций. Соблюдением этикета в деловой письменной речи является строгое употребление личных местоимений. Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участники - это должностные лица и работники государственного аппарата, действующие от имени организаций, то при формулировке просьб, запросов, предложений приняты следующие формы местоимений.  
1. Первое лицо множественного числа. Например: Просим... Сообщаем... Подтверждаем... 2. Третье лицо единственного или множественного числа. Например: Министерство  
считает возможным... Дирекция и профсоюзный комитет убедительно просят....  
З. Первое лицо единственного числа используется в письмах конфиденциального  
характера, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц. Например:  
Прошу... Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения....  
В ведомственной письменной речи наблюдается тенденция к утрате местоимения Я. Например: вместо «я прошу» пишут «прошу». Но нельзя написать «мною решено», правильно: «я решил». Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением ОН. Это местоимение может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому в служебных документах его следует использовать с особой осторожностью. Очевидно, что в приказе, постановлении, распоряжении, характеристике необходимо указывать фамилию лица и его инициалы даже при повторах. Орфографическая этикетная особенность ведомственной письменной речи связана с написанием прописной буквы в местоимении Вы (во всех формах) в качестве вежливого обращения к одному лицу.  
 

Использованная литература:

1. Кузнецова Т.В. делопроизводство. Учебник для ВУЗов. М.; Юнити-дана, 2002
2. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. делопроизводство. Учебно-практическое руководство. Изд.6. Мн.: Тетра Системс, 2002
3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.-М., 1994
4. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997
5. ГОСТ Р 54141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.