Контрольная работа по "Документооборот и делопроизводство"

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФИЛИАЛ НОУ ВПО “САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ИНСТИТУТ

ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ

И ПРАВА” В Г. КИРОВЕ

 

Факультет Экономический

Кафедра Экономической теории и менеджмента

 

Контрольная  работа

по дисциплине Документооборот и делопроизводство

 

                                                                                       

 

                                                                                         Студентки  Захаровой С.А.

                                                                Шифр группы   МЗ-32

                                                                Старший преподаватель

                                                                Сенникова Н.А.

                                                                Оценка ______________________

                                                                Дата проверки________________

                                

                             

                                             Киров 2012

Содержание

1.Документооборот и его  организация…………………………………………..3

2.Образец  докладная  записка……………………………………………………5

3.Образец  гарантийное  письмо………………………………………………….6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Документооборот и его  организация

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие  из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые  в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в  организацию, проходят:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение;

• регистрацию;

• рассмотрение руководством;

• передачу на исполнение.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена в организации  как самостоятельным структурным  подразделением (канцелярия, общий  отдел, секретариат), так и отдельным  сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте.

Работа с исходящими документами  начинается с подготовки ответственным  исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается  с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа  после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают  и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов  и т.д. Неправильно оформленные  документы подлежат возврату. Исходящие  документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

Внутренние документы  организации создаются по той  же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его  согласование с заинтересованными  должностными лицами и доработка  по замечаниям; распечатывается окончательный  вариант документа и подписывается  руководителем. После регистрации  документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и  передаются на исполнение в структурные  подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается  в дело.Документы внутри организации  должны передаваться исполнителям под  расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки  мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ. 

2.Образец   Докладная  записка

ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ                      Генеральному директору 

 ТЕХНОЛОГИЙ                                                 ООО «Беседа»

                                                                             С.Н.Сунцову                                                                                                                                                                                     

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.01.2012 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.01.2012 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

 

 

 

Начальник отдела                                                                                      С.А.Захарова

 

 

 

 

 

3.Образец    Гарантийное  письмо

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «РИКОМ»

140053, Кировская обл., г. Киров ул. Ломоносова, д.15

ИНН/КПП 5027100643/502702001

Тел.(095) 47-76-89

Р/С 40702610900220001508 в банк ОАО ”ЗВЕЗДА” в г. Кирове

К/С 30168645600000056789, БИК 044660748

 

№567/02                         ООО”Отель-Сервис”

“08” февраля   2012г                       Генеральному  директору Сунцову С.Н.

 

                         ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Фирма «Риком» просит забронировать гостиницу ”Небо” (по адресу Октябрьский пр., 34) c 12.02.2012 по 13.02.2012г на имя Иванова Сергея Сергеевича стоимостью 1200руб. в сутки. Оплату наличными гарантируем при заселении.

В случаи не приезда указанного лица или снятия брони менее чем за 24 часа до расчетного часа в день заезда, фирма «Риком» обязуется выплатить сумму в размере одних суток проживания.

 

Генеральный директор                                     Захарова С.А.

 

Главный бухгалтер                                           Костицына М.А.